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GPMI SàRL - 50 Avenue Charras 63000 Clermont Ferrand FRANCE |
GPMI V9
Aide Utilisateur
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GPMI SàRL - 50 Avenue Charras 63000 Clermont Ferrand FRANCE |
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Aide Utilisateur
GPMI
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Sommaire
Les traitements communs aux différents modules
Gestion des Tables et Paramètres
Recherches, listes de visualisation
Paramètres Logistiques Articles
Gestion des Nomenclatures Calculées
Visualisation des Nomenclatures
Copie / Suppression de nomenclature
Duplication de gamme de fabrication
Calcul des besoins par article
Planification du calcul des Besoins
Édition des Suggestions d'Approvisionnement
Tiers (Agents, Transporteurs, Transitaires)
Devis / Commandes / BL / Factures
Gestion des Commandes Clients, BL, Factures, Devis
La Gestion des BL (bons de livraison)
La Gestion des Factures Clients
Tournées de livraisons Clients
Les lignes de commande d'achat
Gestion des Factures Fournisseurs
Enregistrement des Maintenances
Enregistrement des DA de sous-traitance
Plan Directeur de Production (PDP)
Macro Nomenclatures de fabrication
Les coûts analytiques et leur répartition
Liste des stocks par emplacement
Visualisation graphique des stocks
Transferts de stocks logistiques (Entrées)
Transferts de stocks logistiques (Sorties)
Les Lieux et emplacements – Paramètres Logistiques
Sorties sur BL et Commandes Clients
Sorties sur Bons de livraisons Clients
Sorties Logistiques sur Bons de livraisons Clients
Les sorties sur Dépôts et Prêts
Entrées sur Commandes Fournisseurs
Enregistrement des inventaires
Calendrier d'activité de l'Entreprise
La saisie des déclarations de temps
L'affectation Machines et Salariés
Tables / Paramètres Données Techniques
Tables / Paramètres Achats et Ventes
Analyse de la situation d'un article
Consultation des notes Qualité
Éditions des Données Techniques
Installez GPMI sur chaque poste de travail :
Mettre le CDROM GPMI dans le lecteur de CDROM
Exécuter par l'intermédiaire de l'Explorateur Windows le programme GPMI.msi si votre CD ne démarre pas automatiquement
Suivre les instructions du Programme d'installation
Répéter l'opération sur chaque poste de travail
Vous pouvez également recopier le CDROM dans un répertoire de la machine utilisée comme Serveur, et exécuter l'installation depuis ce répertoire, ou télécharger le programme d’installation (www.1dustrie.com/gpmi.msi).
Pour travailler en réseau :
Sur la machine utilisée comme Serveur, créer un répertoire devant contenir les Données (C:\GPDON, par exemple).
Sur les différents postes, attribuez une lettre (mappez) à ce lecteur Réseau,
Copiez la Base de Données BGPMI.MDB dans ce répertoire,
Lorsque vous lancerez l'application, vous aurez une fonction de changement de répertoire vous permettant d'accéder à cette base.
L'application est installée.
Lancez l'exécution de GPMI en appelant le programme dans le dossier créé sur votre bureau de Windows.
Depuis cet écran, cliquez sur le bouton Base, et appelez Parcourir dans le cadre Chemin de la Base :
D'ici, vous choisirez le chemin d'accès à votre base de données installée sur votre serveur.
Pour vous entraîner, ou vous former, utilisez la base de données d'essai installée avec le logiciel.
Quand vous serez prêts à démarrer, vous créerez une base de données vierge de la manière suivante :
Positionnez vous dans le répertoire où la base vierge doit être créée,
Cliquez sur Ouvrir, ce qui déclenche la création d’une Base vide.
Sur chaque poste de travail, choisissez le chemin vers la nouvelle base.
Cliquez sur le bouton Série. Renseignez les champs de l'écran:
Entrez votre Raison Sociale, telle que vous l'avez indiqué lors de l'achat du Logiciel, le numéro de série est calculé en fonction de ce champ.
Indiquez le numéro de série fournie par GPMI SÀRL,
Validez.
Si le numéro de série est correct, vos paramètres sont enregistrés. Le numéro de série détermine la version du Logiciel.
Sinon, le numéro de série est remis à zéro et vous aurez le message à l'exécution : "Version d'évaluation. Il vous reste xx jours pour essayer ce logiciel"
Choisissez le bouton Admin dans le menu :
Entrez les coordonnées de votre Société, si vous le désirez,
Indiquez le symbole monétaire avec lequel vous travaillez, sinon il sera pris à €, ainsi que le nombre de décimales des montants (suivant les pays), pris à 2 par défaut,
Validez.
Sortez toujours normalement l'application par le menu principal, en cliquant sur Quitter.
Vous disposez d'une aide en ligne sur chaque fenêtre accessible par la touche F1.
Validation : Cliquer sur ce bouton pour valider le traitement (création ou modification des données affichées)
Suppression : Suppression de l’occurrence affichée
Annulation : Retour à un écran 'rafraîchi (pas de mise à jour effectuée) ou retour au menu, suivant les fenêtres
Fin : Fermeture de la fenêtre et retour au menu général. Valider avant pour garder les modifications affichées
On passe d'une zone à une autre par la touche (tabulation), ou par la touche (entrée), ou en cliquant sur la zone destination.
Toute information nécessitant un choix (obligatoire ou non) parmi 'n' informations, ou toute information identifiante (code client, article, etc.) est affectée à une zone de liste déroulante d'aide à la saisie.
En cliquant sur la flèche vers le bas, on provoque l'affichage de la liste et de la barre de défilement vertical.
La liste indique les informations disponibles ou obligatoires. En cliquant sur un élément de la liste, cet élément est transféré dans la zone de saisie.
La Barre de défilement vertical permet d'accéder aux informations en amont ou en aval de la liste affichée (sauf si la liste est complète)
Elles se présentent comme un carré suivi du Libellé de la zone,
Ce type de zone est utilisé pour enregistrer la réponse à une affirmation. Si la réponse est 'Oui', cliquer sur la zone de manière à voir apparaître x dans le carré à gauche de l'affirmation. Dans le cas contraire, cliquer pour faire disparaître la croix dans la case.
Elles se présentent comme un petit cercle, suivi du libellé de l'option.
Ce type de zone est utilisé pour choisir une option parmi un nombre limité (sinon, une liste déroulante est plus opportune). Une seule option peut alors être cochée. Pour cela, cliquer dessus. Dans l'exemple, l'option valide est l'option 1.
GPMI impose le point comme séparateur décimal, et non la virgule. Si votre environnement n'est pas dans cet état, GPMI essaiera de le modifier. S'il n'y arrive pas, modifiez le à la main (paramètres, panneau de configuration, options régionales).
N'utilisez pas l'apostrophe dans les champs identifiant les items que vous introduisez (code article, code client, etc.).
Saisissez vos dates sous le format JJ-MM-AAAA ou JJ/MM/AAAA.
Dans les versions CRM et GPAO, les éditions s’effectuent toutes sous Word ou Excel
Cliquer sur le bouton Validation d’un des écrans d'édition a comme résultat :
d'activer le logiciel correspondant (Word ou Excel),
de lancer l'édition sous ce logiciel.
Attention : ne pas intervenir (click de souris, touches clavier, etc.) avant la fin de l'édition !
Dans les versions LOG, ERP et ERPL, les éditions peuvent être en plus sous Crystal Reports. Il n’est pas nécessaire d’avoir ce logiciel pour utiliser ces états, sauf si vous souhaitez les modifier vous-mêmes.
Ces recherches sont présentes dans de nombreuses fenêtres de GPMI. Elles sont accessibles par le bouton Recherche ou par l’onglet Recherche / Liste :
Elles permettent d'accéder à l'écran suivant (exemple pour les Articles) :
Un click sur un entête de colonne trie la colonne de manière croissante. La colonne apparait alors en gras italique rouge :
Un deuxième click sur l’entête effectue le tri par valeur décroissante. Un troisième click annule le tri.
Positionnez vous à l’intérieur de la grille. Un click droit permet d’accéder à un filtre sur la colonne en cours :
Saisissez la valeur sur laquelle vous voulez filtrer. Seuls les enregistrements contenant cette valeur à l’intérieur du champ sélectionné (pas forcément au début) seront alors affichés. Les colonnes filtrées apparaissent en gras rouge.
La plupart des codifications sont en texte alphanumérique, en particulier :
Les numéros de commandes clients, BL, factures, et les numéros de lignes associés,
Les numéros de commandes d'achats, et les numéros de lignes associés,
Les numéros d'OF, etc.
Le risque de cette codification, par certains côtés plus souple qu'une codification purement numérique, est le suivant :
Si vous commencez votre codification à 1, par exemple, alors vous obtiendrez l'ordre suivant :
1, 10,00,00 etc., 2, 20, 21, etc., 3, etc.
Pour contourner cet inconvénient, numérotez à partir d'un nombre suffisamment grand pour ne jamais le dépasser. Par exemple :
Commandes Clients : 2009 (année), 1 (Commandes), 00001, soit : 2009100001,
BL Clients : 2009 (année), 2 (BL), 00001, soit : 2009200001, etc.
Les articles : produits finis, sous-ensembles, pièces et matières ainsi que les équivalences entre articles,
Les nomenclatures de sous ensembles et produits finis, ainsi que leurs options ou "variantes",
Les gammes de fabrication et leurs opérations, ainsi que la structure de l'entreprise (usines, ateliers, sections),
Le parc machines.
A partir du carnet de commande, du Plan Directeur de Production et des historiques de consommation, GPMI va :
analyser l'ensemble des besoins sur tous les articles gérés par l'entreprise,
comparer ces besoins aux ressources,
stocks,
entrées prévues (OF et commandes fournisseurs),
en déduire les approvisionnements à effectuer :
suggestions d'achats,
suggestions de lancements en fabrication.
La Gestion des Clients, incluant l'enregistrement des Clients, les Conditions de Ventes, les familles de clients, les interlocuteurs clients, les fiches Transporteurs et Transitaires, la gestion des Agents commerciaux et des Représentants.
La Gestion des Commandes clients, la génération des Bons de livraisons, la facturation, des procédures de facturation automatique, l'enregistrement des règlements, la gestion des devis
La gestion à l'affaire,
Gérer des projets complexes, avec une nomenclature de sous projets,
Mener des études longues, préparatoires à la Production,
Gérer des fabrications unitaires à long cycle de fabrication,
Suivre des affaires de manière complète, en y intégrant les différents éléments associés :
Architecture de l'affaire,
Devis clients,
Demandes d'achats et commandes,
Commandes clients,
Mises en Fabrications,
Livraisons,
Facturation.
Ces fonctions sont liées aux autres modules de GPMI, permettant d'attacher un élément à une affaire :
Devis, commandes clients, BL, Factures, Demandes d'achats, Commandes d'achats, OF.
Les analyses
Le calcul des besoins émet des suggestions d'achats,
Le module Achats gère les fournisseurs et leurs conditions d'achat.
Il permet de :
passer une commande, avec ou sans suggestion d'approvisionnement,
gérer les livraisons partielles sur commandes d'achats.
La Gestion des Ordres de Fabrication (OF), comprenant :
L'enregistrement des OF,
A partir des suggestions de lancements issues du Calcul des besoins,
Indépendamment des suggestions de lancement,
Le lancement des OF,
L'enregistrement des listes de sorties de pièces,
A partir de la nomenclature,
Avec des spécificités éventuelles,
La Gestion du Plan Directeur de Production (PDP),
La définition des macro-produits (Nomenclatures fictives servant de support aux prévisions de production),
L'enregistrement du PDP,
La Gestion des sous-traitances,
L'enregistrement des demandes d'achats (DA) de sous-traitance,
Le suivi des sous-traitants et des DA,
La tenue des statistiques de chiffres d'affaires par sous-traitant (24 mois),
Le suivi des prix de revient,
Prise en compte des coûts directs de production :
composants,
machines,
main d'œuvre,
Définition et prise en compte des coûts annexes, s'appliquant en montant ou pourcentage sur le coût des phases et des pièces :
frais fixes de structure,
frais variables : non qualité, par exemple,
frais de lancement,
frais de stockage,
Répartition analytique par section de tout ou partie des prix de revient (suivi des non qualités, par section et par cause, par exemple)
Analyse comparative du réalisé par rapport au prévu, suivi des écarts :
Sorties matières,
Coûts machines, main-d'œuvre,
Coûts annexes, OF induits
Sous-traitance,
Le suivi des maintenances du Parc Machines :
Suggestions d'intervention de maintenance, en fonction de périodicités en délais calendaires ou en temps d'utilisation,
Saisie des maintenances effectuées,
Édition du Grand Livre des Maintenances,
La planification de la charge machines, en liaison avec MS Project ou OpenProj :
Diagramme de GANTT sur OF et opérations,
Gestion des mises à jour de MS Project ou OpenProj vers GPMI.
La Gestion des Stocks et des inventaires, incluant
L'enregistrement des stocks initiaux,
Indication des lieux et emplacements multiples de stockage,
Définition initiale des stocks articles,
La possibilité d'effectuer des transferts de stock, d'un emplacement à un autre,
La gestion des inventaires tournants, avec :
Le déclenchement de suggestions d'inventaires, sur périodicité fixe, avec détection du stock au plus bas pour faciliter le comptage,
L'enregistrement des inventaires effectués et la mémorisation des écarts,
L'édition des stocks,
La dépréciation automatique,
La Gestion des Mouvements de stock :
La Gestion des Entrées en stock :
Les Entrées sur commandes fournisseurs,
Les Entrées sur fin de fabrication,
Les Entrées diverses,
La Gestion des Sorties de stock :
Les Sorties sur Bons de Livraison Clients,
Les Sorties sur OF, pour la fabrication,
Les Sorties diverses,
La Consultation et l'Edition des Mouvements,
La Gestion des Dépôts et Prêts,
L'alimentation des Dépôts et Prêts,
Le Réassortiment de Dépôts et Prêts,
Le Retour de Dépôts et Prêts,
La Gestion des Manquants,
La livraison automatique des manquants sur entrées en stock.
La gestion des Arrivées et Départs, permettant :
La gestion du personnel de l'entreprise,
La tenue des calendriers de présence :
Calendrier général de l'entreprise, jours ouvrés,
Calendriers individuels par salarié,
L'enregistrement des arrivées et des départs de personnel.
L'enregistrement des avancements,
La saisie des déclarations de temps passés sur les OF,
L'import de fichiers provenant de lecteurs autonomes (gestion des codes barres, par exemple),
L’ordonnancement d'atelier,
L'affectation d'un salarié ou d'une machine à une phase d'OF,
La visualisation des charges affectées, par salarié ou par machine.
Les données stables permettant de paramétrer le fonctionnement de GPMI :
Les paramètres des données techniques (unités, conditionnements, etc.),
Les paramètres achats et ventes (tva, modes et conditions de règlements, etc.),
Les paramètres de gestion de la qualité.
Les traitements interfaces (comptables, EDI), le paramétrage des traductions, les fins de période.
Des fonctions de synthèse, d’analyse, de consultations nombreuses et intuitives.
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Ces informations sont les coordonnées de l'entreprise, à remplir par les paramètres généraux de la Société (Bouton Admin, Adresse, raison sociale). |
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C'est le Menu Général, l'accès aux différentes fonctions de GPMI. Le signe "+" avant le code indique que la ligne a une décomposition (sous menu), Cliquez sur le signe "+". Il se transforme en signe "-" et la décomposition s'affiche, Cliquez sur le signe "-" et la décomposition se referme. Le signe "-" redevient "+". Double cliquez sur une ligne sans décomposition, et vous lancez la fonction correspondante. |
La liste déroulante permet d’accéder directement aux derniers chemins de bases employés. Pour une utilisation SQL Server, indiquer la chaine de connexion, du type : DRIVER={SQL Server};server=MONSERVER;database=GPMI; |
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En cliquant sur le bouton Base, vous affichez le cadre permettant de choisir le chemin de la base de données. Ce chemin doit commencer par une lettre de lecteur (C, J, K, etc.). S'il s'agit d'un lecteur Réseau, vous devez, avec l'explorateur Windows, déclarer une connexion pour ce répertoire, en lui affectant une lettre de lecteur et en activant l'option "Reconnexion au démarrage". La croix rouge permet de cacher ce cadre. |
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Alertes 1er niveau. Ce cadre vous permet de voir en un coup d'oeil les commandes Clients non livrées et en retard, les commandes d'achats ayant dépassé leur date de livraison prévue, et de nombreuses autres alertes. Le bouton Go permet d’accéder directement à la fonction GPMI concernée. |
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En cliquant sur le bouton N° de Série, vous pouvez afficher les informations concernant votre licence. Le numéro de série est calculé en fonction de votre Raison Sociale, respectez Majuscules et Minuscules en fonction de ce que GPMI SàRL vous a communiqué. Pour voir le N° de série en clair, appuyez sur Shift F11. |
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Cette zone du menu vous permet d'accéder à un cadre de fonctions particulières. Calculatrice Messages personnalisés Raccourcis fréquents Favoris à définir suivant le menu général Un Double click sur une partie vide de la fenêtre fait apparaître ou disparaître la barre de raccourcis fréquents. |
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Personnalisation des
couleurs, avec thèmes préétablis, |
Ces boutons vous permettent d'accéder rapidement à des fonctions courantes. |
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Choix de la langue. Ce bouton permet l’affichage du panel des langues disponibles :
Le dernier choix, qui n’est pas un drapeau, permet la personnalisation de GPMI, dans une langue non prévue, ou simplement le changement de la terminologie utilisée. |
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Ce bouton permet le lancement du Manuel de démarrage. |
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Vous pouvez accéder directement au site GPMI (pour voir les dernières mises à jour, par exemple) ou envoyer un email au support GPMI si vous avez Outlook comme messagerie. |
Cette fonction permet l'accès sécurisé à GPMI. Pour l'activer, vous devez retenir l'option suivante dans les paramètres Société, onglet Options:
Le lancement de GPMI vous affichera alors l'écran suivant:
Lors de la première utilisation, entrez dans GPMI avec le nom Admin et sans mot de passe. D'une manière générale, GPMI propose comme nom le "login" Windows de l'utilisateur. Cliquez sur le bouton de validation pour accéder au menu général GPMI.
Le drapeau permet de lancer GPMI en mode "traduit". Les boutons < et > permettent de choisir la traduction. Celle ci doit être chargée dans GPMI par le fichier Excel translate.xls.
En cliquant sur Plus d'options, l'écran s'ouvre ainsi:
Vous pouvez alors changer votre mot de passe, et visualiser l'ensemble des utilisateurs connectés à cet instant.
Cette fonction est accessible depuis plusieurs écrans par le
bouton suivant: 
Elle permet de visualiser les principales tables de la Base de données, telles que Articles, Clients, Fournisseurs, Commandes, BLs, Factures, etc.
Un shift click dans une colonne de la grille trie cette grille sur la colonne en question. Un deuxième shift click dans la même colonne trie la grille dans le sens inverse. Un troisième shift click annule le tri. Les colonnes triées apparaissent en rouge gras italique.
Un Alt ou Ctrl click dans une colonne de la grille permet de saisir un filtre sur la colonne concernée :
Ctrl I réinitialise la grille. Ctrl V valide la ligne sélectionnée et retourne à la fenêtre d’appel. Ctrl X exporte la grille sous Excel.
Dans le cas des tables d’entête (possédant un détail), telles que Commandes Clients, BLs, Factures, Commandes d’Achats et OFs, Ctrl L affiche les lignes de l’item choisi, Ctrl E revient à le liste des entêtes.
Cette fonction permet de personnaliser l'affichage de GPMI, en changeant les couleurs des différents types de champs, et les bordures pour certains.
Vous pouvez changer la présentation :
des onglets,
des grilles de données,
des zones de texte,
des listes de choix,
des listes de données.
GPMI vous propose une série de thèmes préétablis pour faciliter le choix, et affiche un exemple du résultat obtenu à l'écran. Vous pouvez rétablir les paramètres initiaux par le bouton Thème 0, ou valider vos choix.
Un click sur une couleur ouvre la palette Windows pour personnaliser chacun des thèmes.
Cette fonction permet d'enregistrer les différents paramètres généraux de GPMI.
Cet onglet permet de rentrer les coordonnées de l'entreprise. Notez que le N° EDI pourra servir d'entête aux messages dans l'interface EDI.
Cet onglet permet de donner les numéros de départ des séquences de numérotations : Commandes, Factures, BL, OFs, etc.
Les Numéros sont gérés dans la base de données sous format Alphanumérique. Ceci signifie que "10" est plus petit que "2" mais plus grand que "02". Pour entrer des séquences sans problèmes, entrer des chiffres très grands, supérieurs à votre nombre maximum de documents. Une numérotation conseillée est, par exemple :
Préfixe donnant le type de document (CA, CC, OF, BL, etc.)
Un numéro contenant l'année (200900000001) avec suffisamment de chiffres pour ne pas dépasser le nombre de documents annuels.
Les lignes de BL, Commandes, Factures, etc. commencent à 10 et sont numérotées de 10 en 10. Comme elles sont alphabétiques également, si vous avez plus de 10 lignes dans une commande, vous risquez de voir : 10, 100, 110, 20, 30, etc. Dans ce cas, indiquez une numérotation de lignes qui commence à 100 ou 1000.
Les Numéros SSCC (Unités Logistiques) sont générés automatiquement. Indiquez ici le point de départ, qui devrait correspondre au code GLN de la Société.
Indiquez avec combien de décimales vous souhaitez fonctionner. Des prix très bas (visserie, etc...) nécessitent des coûts unitaires en dessous du centime, donc plus de deux décimales. Certains pays nécessitent 3 décimales au niveau des montants.
La modification directe des stocks étant fortement déconseillée d’un point de vue comptable, cette option est désactivée par défaut. On peut la réactiver ici.
Les comptes vente pour le transfert comptable sont liés aux Familles d'articles, et au type de compte de la fiche Clients. 4 Comptes ventes différents sont prévus. Pour la France, ils correspondent au compte France, Export Dom Tom, et exonéré. Pour d'autres pays, vous pouvez paramétrer le libellé de ces comptes.
Définissez également ici :
Les droits par défaut d'un nouvel utilisateur GPMI, quand il se connecte et qu'il n'est pas inscrit dans la Base de Données.
L'identification sécurisée au lancement de GPMI. Cette option affichera une boite de dialogue où vous devrez entrer un mot de passe pour vous identifier.
L'interdiction à un nouvel utilisateur de se connecter à GPMI.
Si vous utilisez la fonction GPMI d’enregistrement des Arrivées et Départs du personnel, vous pouvez paramétrer un délai minimum entre l’arrivée et le départ, afin d’éviter les erreurs de saisie (en accès par code barre, une double saisie entraine l’enregistrement de l’entrée puis du départ).
GPMI est interfacé, pour la représentation du Planning de Fabrication, avec deux outils de planning au choix :
MSProject de Microsoft,
OpenProj, logiciel libre.
Vous pouvez indiquer ici les chemins d’accès aux exécutables correspondants.
GPMI permet le lancement régulier de programmes externes (sur horloge) ou de requêtes. Activez cette option ici si nécessaire.
Vous pouvez activer également:
L'édition du détail des Numéros de Lots sur les BL Clients,
Les Options CAT, en particulier l'accès aux fiches de Faits Marquants des Salariés,
L'attribution automatique des SSCC. Dans ce cas, chaque entrée en stock aura une séquence de Numéro de SSCC (Unité Logistique) attribuée par défaut,
L'échange de données EDI. Si tel est le cas, les Clients et Fournisseurs ayant EDI Actif dans leur fiche déclencheront un export ou une recherche de documents automatique (sur horloge).
Dans les Entrées en stock, GPMI peut lancer une édition d'étiquettes, par défaut un programme Excel fourni avec GPMI. Vous pouvez changer ce programme et en lancer un autre à la place. Indiquez ici votre programme personnalisé d'édition d'étiquettes.
Les éditions GPMI sont par défaut sous Word et Excel. En version ERP ou ERPL, vous avez la possibilité d’opter pour des éditions sous Crystal Reports (gestionnaire d’états). Cette option est paramétrable ici, de même que la possibilité de choisir entre plusieurs modèles de documents.
Indiquez également les paramètres liés à l'EDI.
De nombreux écrans disposent d’une grille de recherche sur mots clés, permettant également de trier les items affichés. On peut choisir ici d’afficher cette grille en premier, à l’appel des écrans en disposant, à la place de l’onglet d’identification.
Les salariés de GPMI peuvent être affectés à des horaires postés, suivant l’organisation de l’entreprise. Définissez ici les horaires de journée et des différents postes. Attention : si l’entreprise ne travaille pas en postes, définissez le poste 1 avec les mêmes horaires que les heures de jour. Seuls les salariés affectés à des postes seront considérés comme productifs, et donc considérés comme ressources potentielles pour l’ordonnancement. Les salariés affectés à l’horaire Jour sont considérés comme administratifs.
Les Tables Articles, Clients, Fournisseurs, OFs, Affaires et Réclamations Clients peuvent être associées à un écran paramétré, contenant les informations définies par l’utilisateur.
Depuis le menu ou le bouton Fiche Paramétrée, vous accédez à cet écran. Pour définir l’écran, cliquer sur le bouton Paramètres :
Choisissez les champs que vous voulez ajouter, et faites les glisser avec la souris à l’emplacement choisi. La fiche paramétrée sera dimensionnée en fonction de l’emplacement des champs que vous aurez défini. Les labels correspondent aux textes de définition des champs. Les listes contiendront l’ensemble des valeurs affectées pour la table concernée. Validez après avoir défini les champs, vous obtiendrez votre fiche paramétrée avec les champs définis, pour chaque item de la table choisie.
Vous disposez de 20 caractères alphanumériques pour définir le Code article.
Si vous n'avez pas encore défini de codification, plusieurs solutions s'offrent à vous:
Code "mnémonique", incluant des notions de familles d'articles, ou d'origine (fournisseur). Cette méthode est la plus répandue, mais nous la déconseillons, car GPMI permet la gestion des codes de familles d'articles avec beaucoup de souplesse. Il n'est donc pas utile d'indiquer la famille dans le code de l'article.
Code numérique, tel qu'un numéro à suivre. L'attribution des codes est alors facilitée, mais le code n'est pas parlant. Un double click sur le champ Code Article permet d'incrémenter un nouveau numéro (plus grand numéro + 1)
Code "mnémonique", parlant par rapport à la définition de l'article. Comme le code article est assez long (20 caractères), il est possible d'attribuer des codes parlants, sans essayer de les "structurer" par rapport aux familles. Cette solution est intéressante.
Ouvrez la liste déroulante "Code Article", puis sélectionnez un article.
Ces codes sont obligatoires : Désignation de l'article dans la langue par défaut, Famille d'article, Code Acheté / Fabriqué, Statut.
Les familles doivent être enregistrées au préalable, par la fonction Gestion des Familles d'Articles. Elles peuvent être définies comme des nomenclatures (familles / sous-familles, avec autant de niveaux nécessaires, sans limitation.
Le Statut de l'article est un code indiquant si l'article est :
un produit fini (1),
une pièce élémentaire (2),
un sous-ensemble (3),
une matière première (4),
un outillage (5),
un article sur devis (6),
un emballage (7),
une prestation (8).
Le statut 5 permet de référencer des outillages, ne faisant pas l’objet de calcul de besoins, et pouvant être affectés à des opérations de fabrication. Un planning d’utilisation des outillages pourra alors être calculé.
L'article de statut 6 est en général un article provisoire, ou générique (voir Nomenclatures Calculées) et n'est pas pris en compte dans les Commandes.
Le statut 7 est à utiliser conjointement aux unités de conditionnement.
Le statut 8 permet de facturer des prestations, sans calcul de besoins ni sorties de stocks.
Attention : Le code Acheté / Fabriqué est lié au Statut
Les pièces élémentaires et matières premières ne peuvent être qu'achetées, les produits finis et sous-ensembles sont fabriqués, leur composition étant décrite par une nomenclature. Ce code est donc lié au statut.
Case à cocher Activer les Filtres : cette case permet de limiter le choix des articles, dans la liste déroulante Code Article. Indiquez une famille et/ou un mot clé dans la désignation de l'article, et la liste déroulante des articles sera limitée à ceux répondant à ces critères. Si une famille est choisie, les articles de cette famille ET de ses sous familles seront affichés.
Ces codes sont facultatifs : Sous ensemble Fictif ou Kit, Fournisseur Principal, Client affecté.
La case à cocher Sous ensemble Fictif ou Kit permet d’identifier l’article comme un sous ensemble non stocké. Si cette case est cochée, lors d’une sortie, les composants de ce sous ensemble vous seront proposés, et non l’article lui-même. Dans le calcul des besoins, cet article sera éclaté directement et ne fera pas l’objet de suggestions de fabrication.
Le fournisseur principal sera rempli automatiquement à partir des conditions d’achats. Le client affecté permet de limiter la diffusion de l’article concerné à un seul client.
Les listes déroulantes Unités font appel aux codes préalablement rentrés (Menu Tables) que vous pouvez paramétrer. Elles permettent d'indiquer pour l'article :
L'unité de conditionnement par défaut (colisage),
Les unités d'achat et de consommation.
Le Facteur de conversion permet de faire le lien entre Unité d'achat et Unité de consommation :
Toutes les quantités d'articles en entreprise (stocks, en particulier) sont exprimées en unités de consommation.
Les quantités à approvisionner sont exprimées en unités d'approvisionnement (unité d'achat).
Soit un article approvisionné par tubes de 6 mètres de long et consommé en mètres. L'unité de Consommation est Mètres, l'unité d'Approvisionnement est Tubes, le Facteur de conversion est 6 (mètres par tube). A chaque entrée en stock sur livraison fournisseur, la quantité entrée (en tubes) sera convertie en mètres automatiquement avant l'enregistrement de l'entrée.
Les ordres d'achats seront émis en unités d'approvisionnement.
Le colisage permet d’associer cet article avec une unité de conditionnement (elle-même éventuellement liée à un article emballage). La quantité d’articles par unité de conditionnement peut être également renseignée. La case à cocher Liste de colisage donnera accès à l’édition d’une liste de colisage pour l’article (lors de l’établissement des bons de livraison), comprenant l’ensemble de la nomenclature de cet article.
L’indication du nombre de pièces par bac permet le calcul du nombre de bacs utiles lors de l’enregistrement d’un ordre de fabrication.
Le Poids (en grammes, Kilos ou tonnes) et les Dimensions (longueur largeur et hauteur) sont des champs qui permettront de pré calculer le port, lors de l'établissement des commandes. Les dimensions sont en mm, cm, m et inch.
Les dimensions sont essentielles pour les articles de statut Emballage, pour les fonctions Logistiques (GPMI LOG et GPMI ERPL). Elles permettront de déterminer le volume nécessaire dans l’espace de stockage pour une entrée en stock.
Indiquez ici le lieu et emplacement de stockage par défaut sur l'article : ils seront ainsi renseignés automatiquement lors d'une entrée en stock.
Les quantités en stock affichées sont calculées. Le Stock Litigieux correspond à la somme des quantités déclarées sur des stocks non "Normaux" (Module Stocks). Cette quantité, bien que dans l'entreprise, ne rentre pas comme ressource dans le calcul des besoins. Il peut s'agir par exemple d'une entrée douteuse, en attente de contrôles définitifs, de stocks Clients, etc.
Les cases à cocher : Suivi par N° de Lot / N° de série permettront l'attribution automatique de numéros lors des entrées. Si un article est suivi par N° de série, un numéro unique sera attribué pour chaque élément (Quantité = 1). Sinon, un N° d'unité Logistique pourra le remplacer (Quantité > 1).
Inventaires : La périodicité d'inventaire est choisi dans la liste déroulante (1 = mois, 2 = trimestre, 3 = semestre, 4 = année). La Date du dernier inventaire de l'article est mise à jour lors de l'enregistrement des inventaires dans le Module Stocks. Ces deux valeurs peuvent être initialisées ici.
Le numéro de lot en cours permet d’affecter une séquence de numéros de lots particulière pour cet article. La séquence sera incrémentée lors de chaque entrée en stock.
Le Code ABC est un code souvent utilisé en Gestion des Stocks. Il permet d'établir des statistiques, et servait auparavant (gestions souvent manuelles) à définir des modes d'approvisionnement. Avec GPMI, le mode d'approvisionnement est géré de manière plus subtile, sans faire référence à ce code ABC. Néanmoins, pour permettre aux entreprises qui y sont habituées de conserver ce système de classification, ce code est conservé dans la fiche Articles. Il correspond en général à une classification du type suivant :
A = articles stratégiques (nombre très faible),
B = articles importants. Souvent, selon la loi dite des 80/20, ils représentent 20% des articles réalisant 80% de la valeur du stock,
C = le reste des articles, soit les 80% représentant 20% de la valeur en stock.
Il est possible d'indiquer ici, à titre d'information, la liste des fabricants d'un article, avec les références correspondantes. Ne pas confondre Fabricant et Fournisseur! Ces deux notions sont bien séparées.
L'adresse image permet d'associer une image ou une photo à la fiche Article. Les types d'images les plus courants sont acceptés. Cliquer sur le bouton Parcourir pour accéder à la liste des fichiers et choisir le fichier image correspondant à l'article traité. Un click sur l'image la met en grandeur réelle. Un autre click la remet à sa place. Un double click l'ouvre dans votre éditeur d'images par défaut.
Ce cadre permet d'indiquer, pour chaque article, les différents paramètres à prendre en compte dans les modes de réapprovisionnement (achats comme lancements en fabrication). Le Type d’approvisionnement est essentiel dans le mode de calcul des besoins nets (réapprovisionnements). GPMI propose plusieurs possibilités :
Approvisionnement "en Quantité économique sur besoins"
Ce mode est le plus sophistiqué. Il s'applique la plupart du temps aux articles de catégorie B. Une quantité économique est recherchée, non plus sur une prévision de consommation, mais sur l'estimation prévisionnelle de consommation à partir des commandes fermes et du Plan Directeur de Production.
Approvisionnement "au coup par coup"
Ce mode correspond à une gestion (pour cet article) à la commande. Il s'applique en général aux produits finis à caractère non répétitif (souvent catégorie A). Un besoin (une commande Client ou une prévision) générera une suggestion d’approvisionnement. Le système n'essaiera pas de faire des regroupements.
Approvisionnement "en Délai fixe"
Ce mode s'applique essentiellement aux articles périssables ou à durée de vie limitée. On indique alors un délai fixe pour que la quantité entrée ne soit pas conservée plus que ce délai.
Approvisionnement "en Quantité fixe"
Ce mode s'applique aux articles ayant des particularités de fabrication faussant les calculs de quantité économique. Par exemple, un article nécessite un traitement thermique dans un four pouvant en contenir 100. Si la quantité économique est légèrement différente, il sera néanmoins optimum de charger le four à plein. On indiquera alors une quantité fixe à approvisionner.
Approvisionnement "en Quantité économique sur consommation moyenne"
Ce mode correspond aux articles à consommation stable, à réapprovisionner sur historique. Le calcul mis en œuvre s'appuiera sur la formule dite de Wilson : une prévision de consommation est calculée à partir de l'historique, un calcul de quantité économique (équilibre entre les coûts de stockage et les coûts de commande) est fait sur cette prévision. Les articles concernés sont la visserie, etc. (souvent la catégorie C).
Le Stock de sécurité est une information habituelle en Gestion des Stocks. Cependant, GPMI permet de s'en abstraire au profit de calculs plus "économiques". Il est intéressant de conserver cependant cette valeur pour des cas exceptionnels (rechange à fort délai d’approvisionnement, par exemple). Le stock de sécurité crée des sur stocks sur certains articles et des ruptures sur d'autres. Le délai de sécurité, au contraire, correspond à une anticipation des réapprovisionnements, pour couvrir les aléas de consommation et les variations de délais d’obtention.
La Quantité économique est présente à titre indicatif et à titre de simulation. Elle est calculée suivant la formule de Wilson, comme la quantité économique sur historique. Pour en simuler le calcul, mettre 0 (zéro) dans la zone et quitter le champ par tabulation. Une valeur y sera alors inscrite. Elle ne fonctionne que si l'article a une prévision de consommation, un prix standard, et que vous avez enregistré les paramètres de gestion dans le Module Calcul des Besoins. L'intérêt est d'aider à la détermination du Type d’approvisionnement. En effet, vous pouvez introduire dans la zone Prévision de consommation la consommation moyenne que vous estimez pour l'article, son prix standard, et vérifier quel serait le résultat de la suggestion d'approvisionnement en quantité, sachant que, à consommation assez stable, les types d’approvisionnement en Quantité économique sur besoins et en Quantité économique sur consommation moyenne donnent des résultats peu différents.
le Délai moyen d'obtention de l'article est celui qui sera pris en compte dans les calculs de réapprovisionnement. Il s'agit d'indiquer en général:
le délai moyen d'obtention des articles achetés chez leur fournisseur principal, le délai réel pour chaque fournisseur étant indiqué dans les conditions d'achats,
le délai moyen de fabrication des articles fabriqués.
le Délai de sécurité permet de remplacer avantageusement la notion de Stock de sécurité. En effet, le stock de sécurité est "inertiel", et ne peut prendre en compte les changements de consommations d'articles. Ainsi :
si la consommation de l'article baissait brusquement, le stock de sécurité deviendrait vite pléthorique,
dans le cas contraire, il ne remplirait plus son rôle de sécurité.
La Quantité fixe à approvisionner est à indiquer pour un Type d’approvisionnement en Quantité fixe. Le Délai fixe d’approvisionnement est à renseigner si le Type d’approvisionnement est en délai fixe.
Le bouton à côté du stock de sécurité permet d’afficher un écran d’aide au calcul de ce stock de sécurité, très efficace en particulier pour les articles engendrant un coût de rupture élevé (maintenance, par exemple) :
Renseignez les paramètres articles manquants, et GPMI calcule les coûts de gestion de cet article, en termes de coûts de rupture, de gestion, d’approvisionnement, de stockage. Il détermine ainsi le stock de sécurité le moins coûteux au regard de la somme de ces coûts.
Le Prix standard correspond en général :
au dernier prix d'achat du fournisseur principal, pour les articles achetés, et doit être renseigné manuellement.
au prix de revient moyen pour les articles fabriqués. Au moment du calcul de prix de revient des OF, une mise à jour du prix standard par le dernier prix de revient sera proposée.
En laissant faire GPMI, le prix moyen correspondra au prix moyen pondéré. Il est possible de forcer néanmoins cette valeur, en particulier pour initialiser le prix. Il sera recalculé à chaque entrée en stock de la manière suivante :
Nouveau prix moyen = ((ancien prix moyen x ancien stock) + (nouveau prix x quantité entrée)) / nouveau stock, le nouveau prix étant le prix d'achat ou le prix de revient.
Le Prix de vente est le prix de vente par défaut de l'article. Il pourra être infirmé par les informations enregistrées dans les conditions de ventes, dans le module Ventes.
Le Tarif de responsabilité est une rubrique essentiellement utilisée pour les activités dans le domaine médical.
Détail du prix standard :
GPMI permet un calcul approximatif du Prix Standard pour les articles fabriqués. Ce calcul prend en compte le prix des composants, ainsi que le prix de revient Machine et Main d'œuvre, à partir de la gamme principale, en tenant compte des frais de structure. Le point d'interrogation permet de calculer et d'afficher le détail de ce prix standard.
Le calcul est approximatif, car il dépend de la quantité fabriquée, compte tenu des temps de préparation. Si l’article contient des sous ensembles dans sa nomenclature, les coûts de structure (coûts annexes) pour ces sous ensembles seront partagés en coûts annexes et coûts des pièces. Le coefficient de prix de vente et le bouton associé permet de fixer le prix de vente comme le prox standard calculé multiplié par le coefficient de vente (marge).
La quantité dans le champ Sorties du mois est le cumul de l'ensemble des quantités sorties pour le mois en cours. Cette quantité "basculera" dans l'historique en fin de mois.
Prévision de consommation, écart-type, tendance : ces valeurs sont recalculées à chaque traitement de fin de mois, lors du basculement des sorties du mois dans l'historique.
Calcul des prévisions de consommation : Ce calcul est basé sur un "lissage exponentiel", qui a pour intérêt de générer une nouvelle prévision en fonction de l'ancienne et de la dernière valeur constatée. Le lissage exponentiel simple est :
Pn = (1-a)P + aV
Pn = la nouvelle prévision
a = coefficient de lissage (généralement entre 0 et 0.4)
P = ancienne prévision
V = dernière valeur
Pn est donc "le barycentre à coefficient a de P et V". Dans GPMI, le calcul a été complété, afin de mieux tenir compte des variations de consommations. Le voici.
On commence par calculer l'écart type (ou plutôt la variance, carré de l'écart type) par lissage exponentiel à coefficient 0.2 :
En² = (0.8 E²) + (0.2 (P - S)²)
En = le nouvel écart-type
S = sorties du mois
E = ancien écart-type
P = ancienne prévision.
On calcule ensuite le coefficient de lissage : a = Exp (-0.5 (P - S)²/En²) / Racine(2Pi)
Ce coefficient est bien entre 0 et 0.4. Il diminue si la dernière consommation s'écarte de trop de l'ancienne prévision et permet ainsi de ne pas trop prendre en compte les valeurs aberrantes.
Pn = (1-a) P + a S
Pn = nouvelle prévision
S = sorties du mois
Il ne reste plus qu'à effectuer un lissage exponentiel simple pour trouver la tendance : Tn = (0.8 T) + (0.2 (Pn - P))
Tn = nouvelle tendance
T = ancienne tendance
Ce lissage permet :
De ne pas trop tenir compte des valeurs aberrantes,
D'accorder plus de poids au passé récent qu'au passé ancien,
De s'auto adapter aux variations et aux différences entre articles.
Le code TVA est celui qui sera appliqué par défaut à l'article. Il pourra néanmoins être forcé.
Type : c'est une information libre de classification des articles. Vous verrez dans la liste déroulante les types déjà affectés à des articles précédents.
GPMI inclut la gestion de l’écotaxe. Indiquez le type d’écotaxe à appliquer, et le montant correspondant.
La liste déroulante des contrôles requis permet de visualiser les contrôles standards affectés à l’article.
GPMI est multilingue et permet de gérer les désignations en français et en langues étrangères. Pour cela, une petite liste déroulante permet de sélectionner la langue (pour une nouvelle valeur, indiquez le code de votre choix). Un code à "blanc" correspond à la langue "courante" (le français). Le choix de la langue par cette liste permet l'affichage de la désignation dans cette langue.
La zone de désignation se présente également sous forme de liste. Sélectionnez une valeur et la langue correspondante est affichée. Pour entrer une nouvelle désignation, entrez la langue ou blanc pour la langue courante, la désignation proprement dite, et cliquez sur Ok.
Commentaire : texte libre de taille illimitée.
Suivant le type de codification utilisée dans l'entreprise, vous pouvez indiquer les codes EAN 13, GTIN et / ou Intrastat de l'article. Le code EAN est le code de l'article en norme GENCOD. Il peut servir sur l'édition des étiquettes codes barres, par exemple. Il est en principe sur 13 caractères, dont le treizième est calculé. Indiquez les 12 premiers chiffres seulement. GPMI vous donnera le dernier.
Important!
Vous pouvez retrouver un article grâce à l'un de ces codes. Ouvrez la liste déroulante choisie, retrouvez votre code, et la fiche de l'article correspondant sera retrouvée.
Pour l'agro alimentaire, vous pouvez définir qu'un article est considéré comme Additif, et indiquer de quel type d'additif il s'agit.
Les champs TIPS, Homologation, Origine ont été institués pour les entreprises travaillant dans les domaines médicaux ou para médicaux. Les champs supplémentaires Médical 1, 2 et 3 peuvent être paramétrés pour servir à d'autres significations.
Ces informations sont utilisées quand le prix des articles est très sensible par rapport aux prix des composants. Le calcul est semblable au calcul des prix standard, mais il ne se base que sur la nomenclature de l'article.
Si le prix de vente est coché, l'ajustement s'effectuera par calcul des prix des composants multiplié par le coefficient de marge indiqué sur le lien de nomenclature.
Si la case "Détailler" est cochée, le détail des composants indiqués dans les liens de nomenclature comme devant être détaillés sera inscrit dans le commentaire associé à la ligne de facture (exemple : Or 750 : x gr, Saphir 0.5 Crts).
Le prix de vente « Façon » permet également de détailler sur la facture la partie Main d’œuvre en coût fixe.
GPMI inclut la gestion du Compte Poids (stocks clients en métaux précieux), associé à un cours de métaux précieux. Un calcul sera alors effectué par rapport au stock Client, le manque éventuel sera facturé au cours du métal précieux associé à l’article.
Les variantes d’articles sont portées par les liens de nomenclatures. Elles permettent entre autres de gérer les tailles et coloris, avec une seule fiche Article. GPMI va générer l’ensemble des combinaisons de variantes associées à un article. Certaines variantes pouvant être incompatibles entre elles, on peut ici désactiver, par un double click sur une ligne de variante, l’utilisation de certaines combinaisons. Réactiver par un deuxième double click sur la même ligne.
GPMI présente l'histogramme des 24 dernières consommations dans le graphe de cet onglet. Il permet également de visualiser la situation de l'article en termes de stock prévisionnel.
Cet onglet permet de renseigner des informations complémentaires sur la fiche Articles propres à chaque entreprise. Il permet également de suivre ces informations par indice de révision de l'article.
Pour indiquer une nouvelle donnée paramétrable, et son unité, entrez l'information dans les zones de "labels" correspondantes (de part et d'autre de la zone de texte). Il est possible de paramétrer ainsi :
12 zones numériques
5 zones texte
3 zones fichiers associés
Les zones numériques, si certaines sont calculées à partir d'autres, peuvent être mises à jour par l'appel de requêtes paramétrées.
Cet onglet permet de visualiser les besoins directs et les ressources associés à l’article : approvisionnements (OFs ou commandes d’achat pour les ressources, commandes clients pour les besoins).
Des boutons de raccourcis sont disponibles au pied de la fiche Articles :
Dans l’ordre :
Impression Fiche Article
Nouvel Article
Analyse Situation Articles
Nomenclatures
Gammes
Lots (fiche paramétrable)
Conditions d'Achats (Articles achetés uniquement)
Conditions de Ventes
Calcul du Prix Standard (Articles fabriqués uniquement)
Calcul de tous les Prix Standards
Stocks
Paramètres Articles
Remarques
Les dates Création et Dernière Modification de la fiche Article sont mises à jour automatiquement.
Les délais sont exprimés en semaines et dixièmes de semaines.
Astuce : Pour créer un article à partir d'un autre, appelez l'article à dupliquer, changez son code, puis validez
Ces paramètres sont destinés à la gestion d’entrepôts de stockage logistique. Les cadres Codes Logistiques, Contraintes et Paramètres Article font intervenir des données permanentes définies par le cadre Tables, et sont à titre indicatif dans GPMI, pour une utilisation dans des extensions spécifiques à la Gestion Logistique.
Le cadre Manutention / Stockage a un impact direct dans GPMI, sur la fonction Transferts de Stocks Logistiques. Définissez ici :
Les unités de conditionnement au-delà d’une certaine quantité (le conditionnement par défaut étant donné par la fiche Articles)
Les stockages par défaut, suivant la quantité, pour du picking de détail ou de masse, et du stockage de masse.
Cette fonction permet de visualiser les variations de prix d’un article acheté ou fabriqué en fonction de la quantité de commande, en tenant compte des conditions d’achats, ou des temps de fabrication et de préparation, et des paramètres de gestion (coûts de commande et de stockage).
La quantité optimale est l’abscisse du point le plus bas de la courbe Prix Unitaire Totale. Vous pouvez modifier les paramètres du Calcul des besoins (Coût fixe de commande et Taux de stockage Mensuel), et ajuster l’échelle du graphe.
Formule de Wilson
Cette formule permet un calcul simple des quantités économiques à approvisionner, dans le cas des articles de mode d'approvisionnement "en Quantité économique sur consommation moyenne" (2).
Q = Racine( 2 x C x Cf / (Pu x Ts) )
Pu = prix unitaire (standard) de l'article
Ts = taux de stockage mensuel, c'est à dire le pourcentage de la valeur du stock que coûte le stock sur un mois (1 à 3% en moyenne)
Cf = coût fixe de passation de commande (en général de 8 à 30 Euros)
C = consommation mensuelle de l'article
Q = Quantité économique
Le coût de commande diminue quand la quantité approvisionnée augmente (on passe alors des commandes moins souvent).
Le coût de stockage augmente avec la quantité approvisionnée.
L'optimum est quand le coût de gestion du stock (coût de commande + coût de stockage) est le plus bas.
Les équivalences d'articles permettent de gérer les substitutions possibles en cas de rupture de stock au niveau des sorties (essentiellement les sorties pour fabrication).
Pour enregistrer une équivalence :
Appelez l'article concerné (champ Code article),
Choisissez l'article équivalent ou les articles équivalents (Grille Articles),
Cliquez sur Ajouter,
Répétez l'opération si nécessaire.
On peut sélectionner plusieurs lignes dans les grilles Articles et Equivalences Article pour ajouter ou enlever des équivalences.
La grille Articles peut être limitée à l’affichage des articles de la même famille que l’article concerné.
Les équivalences ne fonctionnent que dans un sens : par exemple, une résistance de 10K à 10% de tolérance pourra avoir comme équivalent la même résistance avec 5% de tolérance, l'inverse n'étant pas vrai.
Utilisation des Equivalences
Dans l'enregistrement des OFs, onglet Listes de Pièces, un bouton Plus d'Options permet de visualiser le cadre suivant et de remplacer un composant en tenant compte des équivalences.
Dans les principales fonctions de sorties de stocks, un article manquant peut être remplacé par un de ses équivalents.
Il est indispensable de définir et créer les familles d'articles avant d'enregistrer les articles.
Une famille d'articles est caractérisée par :
Son code, alphanumérique à 20 caractères. Comme pour les articles, il n'est pas nécessaire de faire figurer dans le code famille les notions de familles d'appartenance (famille / sous famille).
Son libellé,
Sa famille d'appartenance, qui doit au préalable avoir été enregistrée comme famille. Il est possible de créer autant de familles d'articles et de niveaux de sous-familles que nécessaire :
Commencez par enregistrer les codes des familles de plus haut niveau, puis enregistrez les familles niveau par niveau. Pour une famille donnée, il est possible de visualiser la liste de ses sous familles, par la liste déroulante Subdivisions.
Les numéros de compte
Quatre numéros de compte comptables Ventes peuvent être associés à chaque famille. Ces comptes seront affectés à la vente dans l'interface comptable, en fonction du choix que vous aurez fait pour le client concerné, dans sa fiche (Module Gestion Commerciale) : France, Export, Exonéré, Dom Tom. Un numéro de compte analytique est également associé, et repris par défaut lors de l’enregistrement des commandes.
Un numéro de compte comptable Achat est associé à la famille.
GPMI, lors du traitement de fin de mois, mettra à jour les CA par famille pour le mois, le trimestre et l'année en cours, et tiendra un historique des CA sur les 24 derniers mois.
Un cadre permet de visualiser l'architecture hiérarchique des différents niveaux de familles.
Les nomenclatures décrivent la décomposition en composants des produits finis et des sous-ensembles. Elles se décrivent niveau par niveau, en autant de niveaux que nécessaire (Ne dépassez pas 10 niveaux).
La fenêtre se décompose en deux parties :
Une partie Composé,
Une partie Lien de Nomenclature (Composant).
Appelez le Code Article que vous voulez décrire, et vous verrez s'afficher :
Sa désignation,
Son arborescence,
Ses cas d'emploi : les composés qui utilisent ce composé en tant que composant.
Pour définir un lien de nomenclature, appelez tout d'abord l'article Composé pour lequel vous devez enregistrer un composant.
Appelez le code Article correspondant au Composant:
Vous voyez s'afficher sous forme d'arborescence les cas d'emploi de ce composant : les composés qui utilisent ce composant,
Entrez la Quantité,
le coefficient de pertes, en pourcentage,
la position ou Repère Fonctionnel,
un commentaire, en texte libre de longueur illimitée,
Les variantes de nomenclature.
GPMI permet de différencier des liens de nomenclature, de manière à enregistrer des variantes de produits finis ou de sous ensembles en n'ouvrant qu'une seule fiche Article. Si le cas se présente, les variantes d'articles seront suivies:
Séparément, variante par variante pour :
Les stocks et les mouvements de stock,
Les réapprovisionnements et le calcul des besoins
Globalement, toutes variantes confondues pour :
Les statistiques et la fiche Article,
Les conditions de ventes
Cette option est donc utile dans les cas où la variante repose sur une différence minime entre article, qui ne modifie pas son prix de vente, comme :
La langue de la notice explicative,
La couleur,
La taille (jusqu'à un certain point), etc.
Pour enregistrer une variante, indiquez:
le type de variante,
le code de la variante,
le taux d'utilisation moyen de la variante (par exemple : vélos bleus à 80% et verts à 20%).
Les codes variante et type de variante seront créés et pourront être rappelés dès qu'une variante aura été enregistrée (ces codes se créent automatiquement).
Quand vous avez enregistré des variantes, cliquez à la fin de la saisie de la nomenclature du Composé sur le bouton : Générer les Utilisations de variante pour ce composé. Si vous enregistrez plusieurs composés à la suite, cliquez à la fin sur Générer toutes les utilisations de variante pour tous les composés.
Vous pouvez choisir d'entrer une nomenclature d'étude, ou une nomenclature de fabrication, ou les deux. La nomenclature d'étude est:
Une nomenclature provisoire, par exemple sur un produit en cours de définition,
Une nomenclature fictive, définissant d'autres liens que ceux nécessaires à la production,
Ignorée totalement du calcul des besoins,
La nomenclature de fabrication correspond aux liens qui seront pris effectivement en compte dans le calcul des besoins. Pour choisir le type de nomenclature, entrez la (ou les) quantité associée au lien.
Vous pouvez définir le composant traité comme étant un additif, la liste déroulante permet d'indiquer le rôle joué par cet additif dans la composition du produit.
Attention! Ces paramètres sont sensibles et doivent être maniés avec précaution.
Ajustement des quantités sans variante en fonction de la quantité de variante : il peut s'agir, par exemple d'un pigment. Supposons qu'un produit soit composé d'une matière A à 70% et d'une matière B à 30%. On peut y ajouter un pigment bleu, jaune ou rouge, mais c'est facultatif. Le fait de cocher cette case permettra de réajuster les quantités de produit A et B si un pigment est ajouté (A+B avant correction = A+B après correction + pigment).
Vous pouvez définir le composant comme étant une matière active ou un excipient. Si c'est une matière active, indiquez le titre attendu. Lors du choix des stocks, un réajustement des quantités sera effectué en fonction de ces paramètres. Si le titre d'une matière active est inférieur à celui attendu, sa quantité sera augmentée de sorte à composer son manque de pureté, et la quantité d'excipient sera diminuée en conséquence. Et inversement, en cas de pureté plus forte que prévu.
Les prix d'achats, prix de revient seront pris en compte à la place du prix standard dans les calculs de devis. Le coefficient de marge servira à estimer le prix de vente.
Prise en compte Perte sur Fiche Client : donné à titre indicatif. Non utilisé pour le moment. Indique simplement quelle est la perte acceptable par le client.
Qté à ajuster sur facture : le prix du composé sera ajusté en fonction de la quantité réelle du composant, et de son dernier prix. Si le cours du composant change, et que son prix d'achat a été ajusté en conséquence, le prix du composé sera mis à jour au moment de la facturation.
A détailler sur facturation du composé : Si l'article composé est enregistré comme "A détailler sur Facture", alors les liens de nomenclature ayant cette case cochée serviront à construire un texte dans le mémo de la ligne, en détaillant les quantités utilisées (libellé article + quantité).
Cet onglet permet de saisir rapidement une nomenclature directement sous forme de grille. Se positionner en fin de grille, sur la dernière ligne, pour saisir un nouveau lien.
Sélectionner une ligne, et le bouton Suppression du clavier permet de supprimer la ligne.
Cet onglet permet de définir des Modèles de Nomenclatures, afin de créer ensuite une nouvelle nomenclature à partir d’un modèle, puis de procéder par différence uniquement dans la définition du composé.
On peut, à l’inverse, générer un modèle à partir d’une première nomenclature existante.
Il est possible de définir les participations de composants à des variantes de nomenclatures, comme indiqué ci-dessus. De la sorte, la définition d’un modèle peut faire appel au choix d’une définition de variante, et générer en un click la liste des liens participant à cette variante pour chacun des composants.
Les nomenclatures décrivent la décomposition en composants des produits finis et des sous-ensembles. Elles se décrivent niveau par niveau, en autant de niveaux que nécessaire (pas de limite). Cette fenêtre permet de décrire des nomenclatures "génériques", qui auront une formule à la place de la quantité de composant, cette formule dépendant de variables appelées "cotes". Ainsi, il sera possible de décrire des articles dont le détail de la composition finale dépendra de mesures prises chez le Client (stores, menuiseries bois / pvc / alu, etc.).
Ces composés génériques doivent être enregistrés dans les fiches Articles avec un code statut "6" (Devis).
Choisissez la famille de produits concernée, et dans la liste Détails, s’affiche :
La liste des sous familles,
La liste des articles définis en statut 6 associés à cette famille
Suivant le cas.
Appelez le Code Article que vous voulez décrire, et vous verrez s'afficher :
Son arborescence (en liens de nomenclature normale, s’il en a),
Ses liens de nomenclature calculés, s’il en a
Son Plan (sa photo, dans la fiche Article).
Définissez les variables à utiliser dans les formules qui serviront à établir les quantités de composants : Largeur, Longueur, etc. Notez au passage que vous pouvez définir des variables à valeur 0 ou 1, par exemple pour indiquer des options, de type Motorisation (oui/non), le Oui étant relié à une valeur de 1, le non à une valeur 0. Vous entrez alors une variable moteur, et une formule moteur ou (1-moteur) dans les formules de liens de nomenclatures.
Chaque variable est associée à des valeurs limites:
Mini,
Maxi,
Incrément.
De plus, ces variables sont typées en fonction de leur utilisation future. Pour chaque article générique, GPMI pourra sortir une grille de prix, avec une valeur de variable en abscisse, et une autre en ordonnée. Il convient alors de définir quelle variable servira d'axe des "x", et quelle variable servira d'axe des "y". Dans le même ordre d'idées, les grilles de prix étant éditées sous Excel, certains variables importantes nécessiteront une page particulière. On cochera alors l'option correspondante. Ces variables seront combinées entre elles. Par exemple, un Store pourra être motorisé (variable moteur, valeur 0 ou 1) et avoir une chaînette (variable chaînette, valeur 0 ou 1). Si ces deux valeurs sont définies comme des variables de pages, la grille de prix comportera 4 pages:
moteur=0 et chaînette=0
moteur=0 et chaînette=1
moteur=1 et chaînette=0
moteur=1 et chaînette=1
Pour définir un lien de nomenclature, indiquez un Numéro de Lien. On peut avoir plusieurs fois le même composant dans un même composé. Les liens sont donc identifiés par un numéro, le code du composant étant insuffisant à lui seul.
Appelez le code Article correspondant au Composant, et entrez la formule de calcul de la quantité, en utilisant les noms de variables définies au niveau du composé, le coefficient de chutes ou pertes, la position ou repère fonctionnel, et un texte libre définissant le style de coupe si nécessaire (biseau droit ou gauche, aronde, etc.).
Il est possible de rentrer dans ces nomenclatures un code famille comme composant. Lors de la génération d’un produit fini, avec la fonction Configurateur, on demandera le choix du composant en fonction de la définition de la famille.
Validez.
On peut combiner sur un article générique une nomenclature normale et une nomenclature calculée. Ainsi, on pourra également combiner les variantes et les options.
On peut définir ici des compatibilités ou incompatibilités entre familles, pour un Produit dont la nomenclature calculée comporte des familles comme composants.
Par exemple, dans une définition de PC, on pourra avoir des familles de composants de type :
Carte mère,
Processeur.
Le choix d’une carte mère de sous famille INTEL nécessitera d’enregistrer un processeur de famille INTEL et non AMD. Si l’on définit des familles INTEL et AMD, on entrera ici l’incompatibilité de familles INTEL et AMD entre elles.
Cette fonction vous permet d'importer des nomenclatures en provenance d'outils de CAO. Elle est accessible depuis l’écran Lien de Nomenclatures par le bouton :
Les Nomenclatures doivent être exportées en Format Excel. Le fichier Excel doit comprendre un seul onglet, et les données sur 4 ou 5 colonnes:
Composant,
Position,
Composé,
Nom Composant,
Quantité (facultatif, 1 par défaut)
La première ligne est la ligne de titres.
Indiquez les codes familles à appliquer, car elles ne sont pas dans le fichier Export. Pour les articles inexistants, une fiche Article sera créée. Mieux vaut la compléter après import, pour renseigner l'ensemble des champs complémentaires et nécessaires à la gestion de l'article. Indiquez également l'unité correspondant à la quantité qui sera générée (en général, c'est en pièces).
La procédure va générer le lien de nomenclature avec la quantité correspondante pour chaque ligne du fichier Excel, en numérotant les liens à partir de 1. Les liens existants éventuels seront donc remplacés.
La fonction Visualisation dans la Gestion des Nomenclatures permet de visualiser la nomenclature d'un composé ou d'un produit fini sous forme d'une arborescence hiérarchique.
Rappelez le code d'un sous ensemble ou d'un produit fini :
Le signe "+" avant le code indique que la ligne a une décomposition (produit fini ou sous-ensemble),
Cliquez sur le signe "+". Il se transforme en signe "-" et la décomposition s'affiche,
Cliquez sur le signe "-" et la décomposition se referme. Le signe "-" redevient "+".
Vous pouvez appliquer à la visualisation les options suivantes:
Limitation du nombre de niveaux à une valeur maxi,
Nomenclatures d'études seules,
Nomenclatures de fabrication seules.
Vous pouvez également cliquer sur un élément de la structure hiérarchique pour afficher sur la partie droite de l'écran:
La liste de ses sous ensembles,
La liste de ses pièces ou matières.
Un bouton permet d'éditer la nomenclature affichée.
Cette fonction vous permet de :
Dupliquer une nomenclature d'un article sur un autre,
Supprimer en une opération tous les liens de nomenclature d'un article.
Pour copier la nomenclature :
Appeler l'article à copier,
Donner le code de l'article "destination",
Valider.
Pour supprimer les liens de nomenclature :
Appeler l'article dont la nomenclature est à supprimer,
Cliquer sur Suppression complète de la nomenclature.
La suppression d'une nomenclature induit le lancement du calcul du code de plus bas niveau.
C'est le niveau le plus bas auquel intervient un article dans l'ensemble des nomenclatures.
Cette procédure permet d'enregistrer la structure de l'entreprise.
Elle doit être lancée avant d'enregistrer le Parc Machines, lui même devant être enregistré avant les gammes de fabrication.
Les machines seront rattachées aux éléments de cette structure. Les éléments de structure possibles sont :
Usine,
Une usine peut contenir des usines, des ateliers, des sections.
Atelier,
Un atelier peut contenir des ateliers, des sections.
Section.
Une section ne peut contenir que des sections.
Pour créer un élément de structure de l'entreprise :
Choisissez son type (U, A, S),
Indiquez son code,
Indiquez son libellé en clair,
Renseignez son rattachement.
Procédez niveau par niveau, en partant du plus haut.
La liste déroulante Cette section a comme sous section permet de visualiser les rattachements premier niveau (composants, en quelque sorte) de l'élément sélectionné.
Un cadre affiche la structure hiérarchique de tous les éléments de structure enregistrés.
La Procédure de Gestion des Machines permet l'enregistrement de l'ensemble du Parc Machines de l'entreprise.
Pour enregistrer une machine:
Déterminez son code (alphanumérique, 20 caractères) et enregistrez le,
Rattachez la Machine à sa section d'appartenance, en choisissant la section dans la liste déroulante,
Entrez les éléments quantitatifs :
Effectif machine : nombre de compagnons nécessaires sur ce poste de travail. Ceci influe sur l’ordonnancement, quand le calcul demandé tient compte de l’effectif (option),
Rendement machine : indication qui impacte les temps de réalisation mettant en œuvre cette machine, le temps prévu de fabrication sera le temps unitaire de la gamme de fabrication x la quantité à fabriquer / le rendement indiqué ici (en %),
Taux horaire machine : prix de l'heure d'utilisation.
Taux horaire main-d'œuvre : prix de l'heure de main d'œuvre par défaut. Ce taux sera remplacé par le taux effectif du compagnon affecté sur un ordre de fabrication.
Capacité : valeur indicative, donnée pour information. Elle n'a pas d'effet sur les traitements,
Entrez les éléments concernant la Maintenance de la machine :
Périodicité de maintenance (en semaines), cette périodicité peut être indiquée :
en délai calendaire, indépendamment du temps d'utilisation de la machine,
en temps d'utilisation de la machine,
en combinaison de ces deux critères (le premier atteint).
Date de la dernière maintenance : cette date, associée à la périodicité de maintenance, permettra d'émettre des suggestions de maintenance,
Commentaire : texte associé à la dernière maintenance effectuée.
Un champ permet d'afficher le temps d'utilisation de la machine depuis la dernière maintenance. Un bouton Calculer tout permet le calcul de ce champ pour toutes les machines. Attention ! Lancez ce calcul avant l'édition des suggestions de maintenance dans le module Ateliers et Coûts, si vous utilisez une périodicité de maintenance sur l'utilisation des machines.
Pour créer un Groupe de machines :
Les machines peuvent être rassemblées par groupe. Pour créer un groupe :
Créez le groupe, comme s'il s'agissait d'une machine élémentaire,
Rattachez les machines correspondant à ce groupe en entrant le code du groupe dans le champ qui lui est associé.
Il est, bien sûr, nécessaire de créer les groupes de machines avant les machines.
Cette fonction permet l’enregistrement des matériels de manutention, en liaison avec les fonctions de gestion d’entrepôts logistiques de GPMI.
La première partie de l’écran est semblable à celui de la gestion des machines de production. La deuxième partie décrit précisément les caractéristiques du matériel de manutention, et est utilisée dans des fonctions spécifiques de logistique (hors GPMI).
Les gammes décrivent les différentes phases (ou opérations) de fabrication d'un article donné.
Un même article peu avoir plusieurs gammes. Dans ce cas, il aura :
Une gamme principale
Des variantes de gammes.
Les principes généraux:
Une gamme est associée à un article fabriqué,
Une gamme se décompose en opérations,
Le nombre d'opérations dans une gamme n'est pas limité,
La même fenêtre sert à la fois à saisir les entêtes de gammes et les opérations.
Pour enregistrer un entête de gamme :
Appelez l'article concerné, avec l'aide de la liste déroulante associée,
Indiquez le code de la gamme :
Si vous ne mettez rien dans le code gamme, il s'agira de la gamme principale,
Si vous mettez un code dans le code gamme, il s'agira d'une variante de gamme,
Ne rentrez pas de variante de gamme sans gamme principale.
Vous pouvez donner un nom à la gamme, entrer un commentaire, une référence à un plan d'ensemble, puis validez votre entête.
Pour enregistrer les opérations :
Donnez un code à votre opération, et enregistrez le dans le champ N° de Phase,
Indiquez les temps associés à l'opération:
Temps de préparation : s'il y a lieu et quelle que soit la quantité à fabriquer, ce temps est nécessaire pour préparer la machine
Temps unitaire : temps nominal de fabrication d'une unité d'article. Il sera corrigé automatiquement du rendement de la machine utilisée. Lorsqu'il est renseigné, ce champ impose la Cadence
Cadence : autre manière de préciser le Temps unitaire. Renseigner la cadence, c'est déterminer ce temps
Temps de transit : temps d'attente pour passer de la fin de la phase ici décrite à la phase suivante. Dans la gamme, ce temps est pris en compte dans le délai de fabrication, mais il n'alourdit pas le prix de revient de la fabrication
Indiquez les contraintes qui s'appliquent dans les enchaînements d'opérations :
N° de phase de la même gamme enchaînée avec la phase en cours,
type de Contrainte associée. Début / début : les deux phases se mènent en parallèle, Fin / début : la phase indiquée suit la phase en cours d'enregistrement.
Les contraintes sont prises par défaut à des contraintes Fin/début dans l'ordre (alphanumérique) des codes phases.
Renseignez le descriptif de la phase :
Désignation en clair de la phase,
Référence du plan de détail associé à l'opération, s'il y a lieu (ou note technique), ainsi que la Désignation de ce plan,
Code de la machine sur laquelle l'opération sera exécutée par défaut (ce code pourra être modifié lors de l'affectation des machines aux OF)
Outillage (texte libre),
Quantité chevauchée : cette indication permet de décrire l'anticipation de la phase suivante pendant l'opération en cours, s'il y a lieu. Suivant le type de contrainte associé à cette quantité, on aura :
Pour QD : dès que l'on a réalisé cette quantité d'articles dans l'opération en cours, il est possible de commencer la phase suivante,
Pour QF : dès qu'il reste à réaliser cette quantité d'articles dans l'opération en cours, il est possible de commencer la phase suivante,
Si l'opération est sous-traitée, mentionnez les éléments concernant cette sous-traitance :
Case à cocher Opération sous-traitée : si cette case est cochée, la phase sera sous-traitée par défaut.
Sous-traitant par défaut,
Coût de la sous-traitance : le coût indiqué peut être fixe (quelle que soit la quantité à fabriquer, traitement thermique par exemple), ou unitaire par article, ou une combinaison des deux,
Délai de sous-traitance en nombre de jours : ce délai, comme le coût, peut être fixe ou unitaire.
Attention! Le code machine est obligatoire!
La machine représente le poste de travail, et le centre de coûts associé. Il est fortement conseillé de rentrer un code machine, même pour les opérations sous traitées, même fictif, pour permettre la remontée des coûts de fabrication.
Vous pouvez également associer des composants de la nomenclature de l'article fabriqué concerné par cette gamme à une opération donnée :
la liste des composants restant à associer permet de visualiser les composants de la nomenclature de l'article qui n'ont pas été affectés à l'opération,
la liste des composants associés à l'opération montre, au contraire, ceux qui ont été affectés à l'opération en cours.
la quantité à affecter permet de répartir un même composant sur plusieurs phases dans la limite de sa quantité indiquée dans la nomenclature,
Cliquer sur les flèches pour affecter ou désaffecter un composant pour la quantité indiquée.
Cette procédure permettra d'effectuer les sorties matières non pas en une fois, mais réparties par opérations. Un champ Mémo (texte illimité) permet s'associer un commentaire à la phase.
Vous pouvez associer des outillages à une opération donnée :
la liste des outillages disponibles permet de visualiser les articles de statut "5" (outillage)
la liste des outillages associés à l'opération montre ceux qui ont été affectés à l'opération en cours.
la quantité à affecter permet d'indiquer le nombre d'outils du même type à associer à l'opération,
Cliquer sur les flèches pour affecter ou désaffecter un outillage pour la quantité indiquée.
Cette procédure permettra de visualiser dans l'ordonnancement l'utilisation des outillages pour les OFs en cours.
Cet onglet permet de visualiser les gammes et les opérations d'un article fabriqué.
Cliquez sur l'entête d'une gamme pour voir le détail des opérations dans la partie basse de l'écran.
Cet onglet permet de renseigner des informations complémentaires sur la fiche Gamme propres à chaque entreprise.
Pour indiquer une nouvelle donnée paramétrable, et son unité, entrez l'information dans les zones de "labels" correspondantes (de part et d'autre de la zone de texte). Il est possible de paramétrer ainsi :
12 zones numériques
5 zones texte
3 zones fichiers associés
Cette option du menu Gammes vous permet de dupliquer une gamme d'un article sur un autre, ou dupliquer une gamme d'un article sur lui-même, afin de créer une nouvelle variante de gamme.
Pour copier la gamme :
appelez l'article dont la gamme est à copier,
appelez la gamme à copier,
donnez le code de l'article "destination", donc éventuellement le même que l'article origine,
indiquez le code de la gamme "destination",
validez.
Un bouton permet de créer un nouvel article, et de copier non seulement la gamme, mais aussi la fiche de l’article origine et sa nomenclature.
Cette fonction permet de prédéfinir des contrôles qualité pour les articles, qu’ils soient achetés ou fabriqués.
La partie basse de l’écran permet la gestion des paramètres associés aux définitions de contrôles.
Un contrôle est défini par son code, et affecté à un article, éventuellement à une gamme et une opération.
Les contrôles sont appliqués sur des entrées ou des OFs, par appel d’un Numéro de Lot, induisant ensuite l’enregistrement de CRC (comptes rendus de contrôles) ou CRA (comptes rendus d’anomalies). Un CRA est impérativement rattaché à un CRC.
Les autres onglets permettent de visualiser sous forme de grilles :
La liste des contrôles
La liste des CRC,
La liste des CRA.
Cette fonction référence l’ensemble de la documentation gérée par l’entreprise.
La partie basse de l’écran permet la gestion des paramètres associés aux définitions des documents.
La partie haute du document permet la saisie de la référence du document, et l’association éventuelle du document à un article :
Vous définissez ici les caractéristiques du document, son format, son support (prédéfinis dans les tables). Un cadre montre la nomenclature du document, s’il comprend des sous documents définis dans l’onglet Nomenclature.
On peut gérer l’historique des indices, supprimer un indice par le bouton associé à la liste des indices.
Un document physique peut être associé à la référence, et atteint par le bouton Go, si son extension est reconnue par votre configuration Windows.
Les autres onglets permettent de définir :
La nomenclature du document, c'est-à-dire les sous documents associés à la référence,
Les critères de classification, les mots clés associés à la référence,
Les destinataires de la référence,
La liste des copies physiques et leur emplacement.
Cette fonction permet l’enregistrement des fiches de réclamation Clients. Une fiche, identifiée par un code, est associée à un numéro de lot, un numéro d’unité logistique (SSCC) et / ou un code article.
L’écran permet l’enregistrement de mémos (textes libres) pour la description et l’analyse de la réclamation.
L’onglet Statistiques représente graphiquement la situation de l’ensemble des réclamations enregistrées, suivant leur statut.
A partir du carnet de commande, du Plan Directeur de Production et des historiques de consommation, GPMI va :
analyser l'ensemble des besoins sur tous les articles gérés par l'entreprise,
comparer ces besoins aux ressources,
stocks,
entrées prévues (OF et commandes fournisseurs),
en déduire les approvisionnements à effectuer :
suggestions d'achats,
suggestions de lancements en fabrication.
Le Calcul des Besoins est "Régénératif" et va calculer des suggestions de réapprovisionnement aussi longtemps qu'il y a des besoins d'exprimés. Vous pouvez limiter cet horizon à une période donnée (en nombre de mois ou de semaines).
Le Code de Plus Bas Niveau (CPBN)
Le Calcul des Besoins effectue un regroupement des besoins bruts, pour essayer de trouver un optimum dans les réapprovisionnements. Pour cela, un point essentiel est de savoir, pour un article, si tous ses besoins sont exprimés ou non. Il faut alors connaître son niveau le plus bas d'utilisation dans les différentes nomenclatures.
Quand on entre des liens de nomenclature par GPMI, ce code est calculé. Si l'on reprend des données directement dans la base Access, sans passer par GPMI, il est nécessaire par le Calcul des Besoins de recalculer ce code important. Cocher la case correspondante permettra le calcul pour chaque article de son niveau le plus bas d'utilisation dans les nomenclatures.
On peut limiter le calcul des besoins, suivant les options présentées à l'écran:
Prendre en compte ou non les devis,
Sélectionner un Plan Directeur de Production, ou tous, ou aucun,
Inclure les Stocks de Sécurité en tant que Besoin. Dans ce cas, si un article n'a pas de besoin exprimé, mais qu'il a un stock inférieur à son stock de sécurité, une suggestion sera émise pour couvrir ce stock de sécurité (Attention aux Sur-Stocks!)
Deux points importants sont à signaler dans ce calcul :
La prise en compte des paramètres de réapprovisionnement de chaque article, définis individuellement dans la fiche Article,
Le travail niveau par niveau, afin de prendre en charge les fabrications de sous ensembles intermédiaires stockés, s'il y a lieu.
Approvisionnement "au coup par coup" (1)
Ce mode correspond à une gestion (pour cet article) à la commande. Il s'applique en général aux produits finis à caractère non répétitif (souvent Catégorie A). Un besoin (une commande Client ou une prévision) générera une suggestion d'appro. Le système n'essaiera pas de faire des regroupements.
Approvisionnement "en Quantité économique sur consommation moyenne" (2)
Ce mode correspond aux articles à consommation stable, à réapprovisionner sur historique. Le calcul mis en œuvre s'appuiera sur la formule dite de Wilson : une prévision de consommation est calculée à partir de l'historique, un calcul de quantité économique (équilibre entre les coûts de stockage et les coûts de commande) est fait sur cette prévision. Les articles concernés sont la visserie, etc. (souvent la catégorie C).
Approvisionnement "en Quantité économique sur besoins" (3)
Ce mode est le plus sophistiqué. Il s'applique la plupart du temps aux articles de catégorie B. Une quantité économique est recherchée, non plus sur une prévision de consommation, mais sur l'estimation prévisionnelle de consommation à partir des commandes fermes et du Plan Directeur de Production.
Approvisionnement "en Délai fixe" (4)
Ce mode s'applique essentiellement aux articles périssables ou à durée de vie limitée. On indique alors un délai fixe pour que la quantité entrée ne soit pas conservée plus que ce délai.
Approvisionnement "en Quantité fixe" (5)
Ce mode s'applique aux articles ayant des particularités de fabrication faussant les calculs de quantité économique. Par exemple, un article nécessite un traitement thermique dans un four pouvant en contenir 100. Si la quantité économique est légèrement différente, il sera néanmoins optimum de charger le four à plein. On indiquera alors une quantité fixe à approvisionner.
Pour savoir réapprovisionner, il faut tout d'abord estimer la date prévisionnelle d'épuisement du Stock. Le système part du Stock, auquel il enlève :
Les stocks réservés,
Le stock de sécurité,
Puis il enlève les besoins cadencés (commandes classées par date) jusqu'à épuisement.
C'est la date d'épuisement de stock diminuée du délai de sécurité, diminuée du délai moyen d'approvisionnement de l'article.
Quand la quantité approvisionnée augmente, le coût de stockage augmente et le coût de passation de commande diminue. A l'inverse, quand la quantité approvisionnée diminue, le coût de stockage diminue et le coût de passation de commande augmente (on passe commande plus souvent). La "quantité économique" est le point optimum entre les deux
Sur consommation moyenne, voici ce que renferme la Formule de Wilson :
Q = Racine( 2 C Cf / (Pu Ts) )
Pu = prix unitaire (standard) de l'article
Ts = taux de stockage mensuel, c'est à dire le pourcentage de la valeur du stock que coûte le stock sur un mois (1 à 3% en moyenne)
Cf = coût fixe de passation de commande
C = consommation mensuelle de l'article
Q = Quantité économique
Le coût de commande diminue quand la quantité approvisionnée augmente (on passe alors des commandes moins souvent).
Le coût de stockage augmente avec la quantité approvisionnée.
L'optimum est quand le coût de gestion du stock (coût de commande + coût de stockage) est le plus bas.
Ce calcul est plus complexe. Il est basé sur le principe suivant, proche, dans l'idée générale, de la formule de Wilson :
La quantité approvisionnée Q doit permettre de couvrir les besoins B1 à Bn, aux dates D1 à Dn,
Le coût de stockage engendré par l'approvisionnement de Q doit être inférieur au coût fixe de commande,
Soit la quantité Q' qui permettrait de couvrir les besoins B1 à Bn+1, aux dates D1 à Dn+1,
Si le coût de stockage engendré par l'approvisionnement de Q' est supérieur au coût fixe de commande, alors Q est la Quantité Économique.
Il peut être lancé aussi souvent que vous le souhaitez. En règle générale :
Une périodicité de la semaine est courante,
Il convient de le relancer :
à réception d'une grosse commande client,
à modification du Plan Directeur de Production,
à toute modification substantielle du Carnet de Commande.
Attention ! Le traitement peut être long. Lancez le le soir, par exemple. Ces traitements prenant en compte beaucoup d'éléments distincts, dans la Base, il convient de faire le moins de manipulations possibles pendant son déroulement. Le calcul est lancé en cliquant sur le bouton Validation. Le résultat du calcul est affiché dans deux grilles :
Suggestions d'achats,
Suggestions de fabrication.
Dans chaque grille, la colonne Commande indique l'origine du besoin, en particulier :
La commande Client origine,
La mention PDP (Plan Directeur de Production),
Le numéro d'OF pour un approvisionnement au "coup par coup",
Le type d'approvisionnement de l'article dans les autres cas.
En effet, lorsque l'on procède à des regroupements, on perd l'origine du Besoin.
Ce calcul est le même que le précédent, mais les besoins sont limités à un article et une quantité. Le calcul peut tenir compte ou non des ressources (stocks, en commande, en cours de fabrication).
Ces paramètres doivent impérativement être renseignés pour le bon fonctionnement de l'ensemble du Calcul des Besoins.
Ces paramètres sont:
Le Coût fixe de commande, correspondant aux frais administratifs pour passer et gérer une ligne de commande d'achat,
Le Taux de stockage mensuel, soit le coût moyen de stockage, exprimé en pourcentage, par mois, de la valeur du stock.
Lors du calcul de quantités économiques, GPMI va comparer le coût de stockage à celui de passation de commande, et déterminer s'il est plus économique de regrouper deux besoins pour les commander en même temps, ou bien s'il faut au contraire passer deux commandes.
Vous pouvez visualiser les effets de ces paramètres en les modifiant puis en lançant le calcul des besoins pour vérifier le résultat. Plus le coût de commande est fort et le taux de stockage faible, plus GPMI effectuera des regroupements de besoins. Si vous ne connaissez pas ces paramètres pour votre entreprise, vous pouvez en attendant de les déterminer entrer 50 € pour le coût de commande, et 2 % pour le taux de stockage. Affinez ces valeurs par la suite.
Cette fonction vous permet de planifier le Calcul des Besoins à date régulière, via le Planificateur de tâches Windows.
GPMI vous a installé un module gpbesb.exe qui peut être lancé indépendamment de GPMI lui-même, et qui effectue le calcul des besoins. Indiquez :
l'heure de lancement,
le jour ou les jours,
la périodicité (une fois, ou tous les jours choisis).
Validez.
A la prochaine date / heure atteinte, le calcul de besoins sera effectué sur cette machine. La machine doit être allumée.
Planifiez le calcul uniquement sur une machine!
Ce traitement permet d'effectuer un calcul de faisabilité des articles commandés ou des fabrications prévues, en fonction des disponibilités articles et composants du premier niveau.
Dans l'onglet Commandes Clients, choisissez la commande qui vous intéresse. Son numéro est alors repris dans le Champ N° Commande. Visualisez les lignes de commande. Sélectionnez éventuellement une ligne ou plusieurs, et cochez ou non la limitation de l'étude à la ligne sélectionnée.
Choisissez un article et se variante éventuelles, puis une quantité, ou directement un OF dans la liste. Le calcul tiendra compte des temps de fabrication pour déterminer la date de fin possible pour l’article et la quantité.
Pour faire l’étude sur plusieurs articles, mais sans calcul des temps de fabrication, appelez la deuxième procédure par le bouton :
Cliquez sur le bouton Lancement de l'étude
Allez dans l'onglet "Résultat de l'étude". Vous y trouverez :
la disponibilité de chaque article de la commande ou de la fabrication,
Pour chaque article fabriqué, c'est la liste des composants qui apparaît,
les entrées attendues,
les sorties prévues par la fabrication,
L'analyse éventuelle de la disponibilité.
La disponibilité s'interprète de la manière suivante:
Non |
Non disponible, la quantité du besoin est supérieure au stock augmenté des entrées prévues |
Immédiat |
Disponible, le besoin est inférieur au stock diminué des autres besoins en cours |
Immédiat avec conflit |
Le besoin est inférieur au stock, mais supérieur au stock diminué des autres besoins en cours |
A terme |
Le besoin est inférieur au stock, supérieur au stock diminué des autres besoins en cours, mais inférieur au stock augmenté des entrées prévues diminué des autres besoins en cours |
A terme avec conflit |
Le besoin est supérieur au stock, mais inférieur au stock augmenté des entrées prévues diminué des autres besoins en cours |
Les suggestions d'approvisionnement peuvent être éditées, de manière à servir de support papier au passage des commandes et aux préparations de lancement.
Les suggestions d'achats peuvent être limitées :
aux matières seules,
aux pièces achetées seules, hors matières.
Vous disposez de 20 caractères alphanumériques pour définir le Code Client. Si vous avez donné à vos clients un code numérique "à suivre", un double click dans le code client créera un nouveau numéro (dernier + 1).
Ouvrez la liste déroulante "Code Client", puis sélectionnez un Client.
Les informations contenues dans cet onglet sont :
Le nom du Client,
Les adresses du client :
L'adresse Postale, comprenant :
Deux lignes d'adresses,
Le code postal,
La ville, en notant que, si le code postal est indiqué, la liste déroulante ville indique la ou les communes pour ce code postal. De même, si la ville est indiquée, la liste déroulante code postal présente le ou les codes existants pour ce nom de commune.
La région, cette information étant pré définie dans la fonction Gestion des Pays / Régions. Elle correspond à la région d'appartenance du Client, définie par vous-mêmes, en fonction des statistiques géographiques que vous voulez suivre,
Le pays, champ à gauche de la région : il doit être rempli automatiquement en fonction de la région choisie. Il est fonction des éléments que vous aurez défini dans la Gestion des Pays / Régions,
L'adresse de livraison est remplie par défaut à l'adresse postale, l'adresse de facturation également.
Le Siège, représentant un lien privilégié de ce Client vers une autre Fiche Client préalablement enregistrée,
la Centrale d'achat également. Cela n'a pas d'incidence sur les traitements GPMI.
La Famille de Clients, définie au préalable dans la fonction de Gestion des Familles. Elles peuvent être définies comme des nomenclatures (familles / sous-familles, avec autant de niveaux nécessaires, sans limitation.
La Devise permettra d'exprimer les commandes et les factures de ce client dans cette devise,
La Langue du Client, déterminant la désignation de l'article à utiliser sur les Commandes / BL / Factures, si les désignations Articles ont été enregistrées dans cette langue,
L'Adresse électronique par défaut, sachant que chaque interlocuteur pourra avoir sa propre adresse, et le site Web,
Un champ Mémo, texte libre de longueur illimitée.
Statistiques de chiffre d'affaires (Mois, Trimestre, Année) : elles peuvent être initialisées ici, le traitement de Fin de mois et la Comptabilisation les calculera, en mettant à jour un historique des CA sur 24 mois glissants.
EDI
Chaque adresse comporte un champ N° EDI, et une case EDI Actif. Ces informations sont utilisées par les liaisons EDI en Commande, BL, Factures. Si la case Actif est cochée, les documents concernant le client seront automatiquement exportés lors de leur validation, avec le N° EDI correspondant comme identifiant.
Les Champs
TVA |
Le code TVA par défaut pour ce client. A chaque code de TVA correspond le pourcentage à appliquer sur le montant hors taxes, et le numéro de compte comptable |
Forme juridique |
Indiquez la Forme juridique du client (La liste déroulante propose quelques Formes juridiques standards) |
Représentant |
La liste déroulante propose les représentants que vous avez enregistré par la Fonction Représentants. Les représentants peuvent être regroupés par pool, le système calculera les statistiques de ventes sur chaque représentant |
Agent |
La liste déroulante propose les agents que vous avez enregistré par la Fonction Agents Commerciaux. Le système calculera les statistiques de ventes sur chaque agent. |
Origine |
L'origine de l'action commerciale qui a permis de rencontrer le client (Foires, Mailings, Courrier, etc.). La liste déroulante propose les origines que vous avez enregistré par la Fonction Circuits d'Activité |
Conditions de règlement |
Les Conditions de règlement consenties au client. La liste déroulante propose les Conditions de règlement que vous avez enregistré par la Fonction Conditions de règlement |
Taux d'escompte |
Le Taux d'escompte habituellement accordé |
Transporteur |
Le Transporteur par défaut |
Type d'assurance |
Le Type d'assurance, texte libre qui sera repris sur les commandes |
Numéro de compte |
Le Numéro de compte comptable, qui sera associé au Client, dans le passage en comptabilité |
Crédit en cours |
Le Montant du crédit en cours : le contenu de ce champ est calculé automatiquement, comme la somme des commandes passées moins la somme des règlements effectués |
Crédit maximum autorisé |
Le Montant du crédit maximum autorisé, indication qui permettra d'émettre un message lors de la saisie des commandes en cas de dépassement du crédit en cours |
Solvabilité |
La Solvabilité, texte libre pour information |
Nb Ex |
Le Nombre d'exemplaires à éditer pour la commande, le Bon de livraison et la Facture. Cette information n'est prise en compte automatiquement que dans la version Expert, avec éditions sous Crystal Reports |
Options d'éditions |
Regroupement des bons de livraison sur une même facture permet d'appeler une facturation automatique de tous les BL de ce Client Traites / effets magnétiques : édition de traites pour ce Client Relevé de factures : édition d'un récapitulatif de pieds de factures pour ce Client |
Mention |
C'est un commentaire libre associé au client, repris dans les mentions standards préalablement définies |
Informations bancaires |
Reportez les informations du RIB Client, elles serviront à établir les traites |
Compte Vente par défaut |
Les familles d'articles portent un numéro de compte Vente différent pour chacune des options proposées. Dans le passage en comptabilité, le système choisira le compte vente en fonction de la famille d'articles et de l'indication choisie ici. |
Cet onglet permet d’enregistrer l’historique des contacts pris entre vous et vos clients. Chaque contact est affecté à un agent ou représentant, d’une part, et à un interlocuteur du client, d’autre part. Un calendrier fait apparaitre les différents points de contact. Ce calendrier peut être visualisé pour :
Le client
Le représentant affecté
L’agent affecté
La date de rappel pour le dernier contact du client en cours prend une couleur de fond du vert au rouge suivant sa comparaison à la date courante.
Les interlocuteurs Clients peuvent être enregistrés par cette fenêtre, qui permet d'indiquer :
Le Client concerné,
Le nom de l'interlocuteur,
son titre,
Ses modes de contacts :
Téléphone entreprise,
Fax,
Mobile,
Adresse électronique.
Validez.
Le petit icône "Téléphone" permet de jouer le numéro. Approchez un combiné à fréquence vocale du haut parleur de l'ordinateur, et cliquez sur le bouton pour composer le numéro.
Cette fonction permet de synchroniser les fiches Clients et Interlocuteurs avec les contacts de votre messagerie Outlook.
Attention : ceci implique une certaine rigueur : l'identifiant du Client doit être le même dans Outlook et GPMI. Sinon, vous risquez une création de fiches (côté GPMI) ou de contacts (côté Outlook) non souhaitables.
Outlook vers GPMI
Le premier bouton permet d'enregistrer les contacts Outlook comme fiches clients GPMI. Il ne doit pas être utilisé de manière systématique, mais plutôt au démarrage de GPMI (chargement initial de fiches Clients), ou après complément de contacts, une fois que la synchronisation aura été effectuée de GPMI vers Outlook.
GPMI vers Outlook
Cette procédure est beaucoup moins sensible que la précédente, et peut être effectuée régulièrement, quand vous définissez de nouveaux Clients ou interlocuteurs.
GPMI va créer des entrées dans les Contacts Outlook pour les fiches clients qui disposent d'un email, et pour les interlocuteurs clients qui disposent également d'un email.
Rechercher les échanges
Une fois la synchronisation effectuée, GPMI pourra aller rechercher, pour un client donné, l'ensemble des emails échangés en émission comme en réception.
GPMI affiche l'ensemble des emails échangés avec le client ou ses interlocuteurs. Choisissez un email dans les listes déroulantes pour en avoir le détail.
Il est indispensable de définir et créer les familles de clients avant d'enregistrer les clients.
Une famille de clients est caractérisée par :
Son code, alphanumérique à 20 caractères. Comme pour les articles, il n'est pas nécessaire de faire figurer dans le code famille les notions de familles d'appartenance (famille / sous famille).
Son libellé,
Sa famille d'appartenance, qui doit au préalable avoir été enregistrée comme famille. Il est possible de créer autant de familles de clients et de niveaux de sous-familles que nécessaire :
Commencez par enregistrer les codes des familles de plus haut niveau, puis enregistrez les familles niveau par niveau. Pour une famille donnée, il est possible de visualiser la liste de ses sous familles, par la liste déroulante Subdivisions.
Il est possible d’affecter des modèles de documents spécifiques à une famille de clients, en ce qui concerne les devis, commandes, BLs et factures. Un bouton permet de parcourir le PC pour choisir le document.
Cette fonction vous permet de créer vos fiches Agents Commerciaux, Transporteurs et Transitaires.
Indiquez un code alphanumérique sur 20 caractères,
et le nom du Tiers.
Champs
Adresse |
Astuce : Le système recherche le code postal en fonction de la ville, dans la liste déroulante, mais également la ville en fonction du code postal, dans la liste déroulante Ville. Pays Région : Indiquez la région, à des fins statistiques, le système retrouve le pays. Si le résultat est faux, indiquez le pays par la liste déroulante. |
Contacts |
Entrez le numéro de téléphone, le fax, l'adresse électronique et le numéro de mobile éventuel, le site Web |
CA |
Les CA du mois, du trimestre et de l'année seront mis à jour automatiquement. Notez que le système gère un historique des CA sur 24 mois glissants, cet historique étant mis à jour par le traitement de fin de mois. |
N° de TVA Intracommunautaire, GLN |
Vous pouvez mémoriser ces codes pour chaque type de tiers. Le GLN est une numérotation internationale (Global Logistics Network) d'identification des acteurs commerciaux. |
Informations spécifiques aux Agents Commerciaux |
Le taux de commissionnement par défaut est spécifique aux Agents Commerciaux |
Cette table permet d'indiquer les Représentants et les Groupes éventuels de représentants avec lesquels vous travaillez. Indiquez pour chaque représentant, si nécessaire, son email, son Numéro de Mobile, son taux de commissionnement par défaut.
Cette fonction permet l'enregistrement de conditions de ventes à plusieurs niveaux (du plus général au plus détaillé) :
Par famille d'articles et famille de clients,
Par article et famille de clients,
Par famille d'articles et client,
Par article et client.
Les conditions les plus détaillées primeront sur les conditions les plus générales.
En fonction du type de conditions choisies, vous accédez :
Côté Article, à la famille ou au code article,
Côté Client, à la famille ou au code client.
Indiquez les informations suivantes :
Le commentaire associé à la fiche de Conditions que vous remplissez,
Le mode d'expédition par défaut,
4 remises en cascade, sur seuil de quantité
Si c'est un article qui porte ces conditions et non une famille d'articles,
le prix de vente par défaut,
la référence de l'article chez le Client.
Double-cliquez sur une ligne de conditions pour la rappeler dans l'onglet Descriptif.
Le prix de vente peut être dégressif par quantité. 10 tarifs sont possibles. Dans le tableau présenté, les colonnes 1 et 3 représentent les Quantités, les colonnes 2 et 4 les Prix. La première cellule de la colonne 2 ne fait pas référence à une Quantité : c'est le prix de vente par défaut.
Les remises s'appliquent, si elles sont définies, en plus de la dégressivité du tarif par quantité.
Il permet de répercuter une mise à jour sure une série de conditions.
Indiquez la mise à jour à effectuer :
En montant,
En pourcentage,
Les deux,
Choisissez le type d'arrondi,
Lancez la mise à jour qui portera :
Sur les conditions, en fonction des choix dans les listes déroulantes (Article, Famille d'article, Client, Famille de Clients)
Sur les fiches Articles elles-mêmes, en fonction du choix d'article ou de famille d'article.
Ces paramètres permettent la génération semi-automatique de factures de prestations dans le cadre de la gestion d’entrepôts logistiques. Les montants de facturation peuvent être définis par commande, ligne de commande, ou nombre de conditionnements dans les lignes de commande. Trois tarifs sur quantité peuvent être indiqués pour chaque option. Les forfaits transports et frais administratifs sont également proposés.
La facturation du stockage peut être modulée par lieu et type de colisage. Elle s’effectue proportionnellement au nombre de conditionnements, au volume ou à la surface, pour les mouvements (entrées / sorties) et le stockage lui-même.
Pour créer une nouvelle commande :
Cliquez sur le bouton Nouvelle commande, ou
Donnez un numéro de commande supérieur au dernier rentré.
Vous pouvez entrer un code alphanumérique comme numéro de commande, mais vous perdez alors la notion d'incrémentation des numéros.
Choisissez le type de commande :
Commande client normale : "0=Commande",
Prévision de commande : "1=Prévision", la Prévision vous permet, par exemple, de gérer des commandes internes, pour anticiper les mises en fabrication,
Dépôt : "2=Dépôt",
Prêt : "3=Prêt",
Vous pourrez changer le type de la commande, après enregistrement (par exemple, pour passer d'une prévision à une commande ferme).
Vous pouvez rappeler une commande existante en la recherchant par la référence de la commande client, en ouvrant la liste Toutes les références, en choisissant la référence recherchée, puis en cliquant sur atteindre.
Vous pouvez également rappeler une commande existante en la recherchant par la référence de l'affaire, en ouvrant la liste Toutes les références, en choisissant la référence recherchée, puis en cliquant sur atteindre.
Indiquez le client à l'origine de la commande, le client à livrer, et le client à facturer. Appelez d'abord le client origine, dans l'onglet correspondant. La fiche Client est rappelée, et l'entête de commande se pré remplit:
Le client à livrer et le client à facturer sont renseignés a priori au client origine,
Les adresses sont reprises de la fiche du client origine,
Vous pouvez changer le client à livrer et le client à facturer. Il suffit d'appeler l'onglet correspondant et de choisir une autre fiche Client,
Indiquez les interlocuteurs client pour la commande, la livraison et la facturation,
L'onglet client origine permet de visualiser les Commandes en cours dans la liste déroulante correspondante,
L'onglet client facturé permet de visualiser le montant du Crédit en cours et le montant du Crédit autorisé,
Vous pouvez renseigner:
La référence de la commande Client,
La référence à l'affaire, si vous utilisez cette possibilité,
La date de commande, prise par défaut à la date du jour,
La date de livraison, mais vous pourrez aussi indiquer une date de livraison par ligne de commande,
Les informations reprises de la fiche client, mais que vous pouvez ensuite modifier :
Le nombre d'exemplaires à éditer, pour information (ceci n'est pris en compte automatiquement que dans la Version Expert avec les éditions sous Crystal Reports),
Le code TVA,
La devise,
Le taux d'escompte pratiqué,
Les conditions de règlement,
Le mode de règlement,
Un acompte réglé.
La date de la prochaine échéance est calculée en fonction des Conditions de règlement. Les montants sont calculés en fonction des éléments de l'entête et ceux des lignes de la commande.
La case à cocher Commande soldée est mise à jour par le système quand la commande a été livrée entièrement.
Indiquez le mode d'expédition (champ Port refacturé), choisi dans la liste déroulante présentant les ports enregistrés. Vous pourrez définir certains ports avec calcul automatique, d'autres non. Puis renseignez:
Le transporteur concerné,
Le montant du port, s'il n'est pas calculé,
La partie de ce montant refacturée au client,
Quand le Port est calculé, il prend en compte :
Un montant fixe ou un pourcentage à appliquer sur le montant de la commande,
Des montants applicables au poids ou à la dimension des articles,
Eventuellement un plafond d'application du Montant fixe.
La date de départ,
L'assurance : indiquez également, si besoin,
Le montant de l'assurance,
Son libellé repris de la fiche Client,
Le montant refacturé au client.
Les autres informations calculées sont:
Le nombre de colis, en fonction des lignes de commande et des unités de conditionnement,
Le poids total, en fonction des lignes de commande et des indications de poids des fiches articles.
Pour les transits internationaux, vous pouvez renseigner les informations présentes dans ce cadre et très complètes. Indiquez en particulier:
Le transitaire concerné,
Le montant du transit,
La part refacturée au client,
Les autres informations de transit présentes à l'écran.
Le champ Incoterms permet de préciser les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur dans le cadre d'un contrat d'achat / vente international. Après le choix d'un code Incoterms, le passage de la souris sur ce code affiche la signification en clair du code.
Les informations sont reprises par défaut à celles de la Fiche Clients, mais vous pouvez les modifier. Indiquez l'Agent commercial, le représentant, les taux de commissionnement correspondants. Vous pourrez préciser des Agents Commerciaux et des Représentants différents sur les Lignes de Commandes, ceux de l'entête étant pris par défaut.
Choisissez des Mentions parmi les Mentions standards enregistrées. Cochez la case pour que la mention n'apparaisse pas sur le document édité.
Il permet de visualiser d'un seul coup tous les documents en cours pour le client concerné :
Les devis,
Les commandes,
Les bons de livraison,
Les factures.
Double-cliquez sur un quelconque de ces éléments pour le rappeler.
Pour dupliquer une commande :
Sélectionnez la commande à copier,
Cliquez sur le bouton Copie :
Une nouvelle commande est créée, avec le premier numéro libre,
Les lignes de commande sont copiées,
Sélectionnez la nouvelle commande, et modifiez.
Des boutons de raccourcis permettent d'accéder directement aux fonctions connexes.
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Impression du document |
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Accès aux lignes détail du document |
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Faisabilité Commande ou Devis |
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Accès à l’analyse des commandes du client |
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Génération des achats sur commande : GPMI génère automatiquement les achats à passer pour les articles achetés inclus dans la commande |
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Génération des OFs sur commande : GPMI génère automatiquement les OFs à lancer pour les articles fabriqués inclus dans la commande |
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Passage automatique du Devis en Commande |
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Passage automatique de la Commande en Devis |
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Accès à la fonction de Sorties sur BL Client |
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Accès à la fonction de facturation automatique |
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Le bouton Email permet (si vous utilisez Outlook comme messagerie) d'éditer en d'envoyer directement la commande, BL, Devis ou Facture par email vers l'interlocuteur (ou le client) si son email est renseigné |
Pour enregistrer un BL sans partir d'une commande préalable, reportez vous à l'enregistrement des commandes, le principe est similaire.
Pour enregistrer un BL à partir d'une commande Client :
Appelez l'onglet Consultations, Visualisez les Commandes non livrées, Cette grille contient également les commandes livrées partiellement, Sélectionnez la commande à livrer en double-cliquant sur la ligne correspondante, Cliquez sur le bouton Livrer partiellement, Le système génère un nouveau BL, Il affiche l'écran Lignes de BL pour vous permettre la saisie ligne à ligne de ce BL à partir des lignes de la commande origine, Cliquez sur le bouton Livrer totalement, Le système génère un nouveau BL, reprenant la totalité de la commande origine. |
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Si la livraison est partielle, vous pouvez recommencer l'opération pour livrer une autre commande sur le même BL.
Pour enregistrer une Facture sans partir d'un BL préalable, reportez vous à l'enregistrement des commandes, le principe est similaire.
Pour enregistrer une Facture à partir d'un BL :
Appelez l'onglet Consultations,
Visualisez les BL non facturés,
Cette grille contient également les BL facturés partiellement,
Sélectionnez le BL à facturer en double-cliquant sur la ligne correspondante,
Cliquez sur le bouton Facturer partiellement,
Le système génère une nouvelle Facture,
Il affiche l'écran Lignes de Facture pour vous permettre la saisie ligne à ligne de cette Facture à partir des lignes du BL origine,
Cliquez sur le bouton Facturer totalement,
Le système génère une nouvelle Facture, reprenant la totalité du BL origine.
Vous pouvez recommencer l'opération pour facturer un autre BL sur la même Facture.
L'enregistrement d'un devis, appelé du Menu Commandes, est, en ce qui concerne son entête, semblable à celui d'une commande.
Se reporter à l'enregistrement d'une Commande pour les entêtes de devis
Seules particularités, il est indiqué un état, accessible par liste déroulante présentant les états préalablement enregistrés. Vous définirez par exemple :
en cours de négociation,
en signature, etc.
un pourcentage de réussite,
Un bouton Créer une commande copie le devis sur une nouvelle commande.
Les lignes de Commandes / BL / Factures sont accessibles à partir de l'entête en cliquant sur le bouton:
Rappelez une ligne de commande :
par l'onglet Lignes de commande, en double-cliquant sur une des lignes,
en entrant directement son numéro,
Créez une ligne de commande :
en cliquant sur le bouton Nouvelle ligne
les lignes sont numérotées automatiquement de 10 en 10,
en entrant directement un numéro, par exemple pour intercaler une ligne.
Pour enregistrer une ligne de commande :
Choisissez l'article commandé à l'aide de la liste déroulante Code Article,
La Désignation de l'article est renseignée automatiquement,
Choisissez les options (ou variantes) éventuelles,
A partir de la liste des options possibles, cliquez sur Ajouter ou enlever,
La deuxième ligne de désignation se crée automatiquement en fonction des variantes choisies.
Entrez la quantité commandée,
Indiquez éventuellement la part gratuite de la quantité commandée,
La quantité livrée et le reste à livrer sont calculés en fonction des BL émis,
Le Conditionnement est pris à la valeur indiquée dans la fiche Article, vous pouvez le modifier. Il calcule le nombre de colis.
Il est déterminé par:
le prix de vente par défaut de la fiche Article,
le prix de vente indiqué dans les conditions particulières de vente du client ou de la famille de client,
le prix de vente que vous voulez indiquer, le cas échéant.
Le Montant ligne HT est calculé comme le Prix unitaire multiplié par la Quantité commandée moins la quantité gratuite,
Le Montant HT remisé est calculé en fonction du précédent, sur lequel les conditions de remises ou de supplément ont été appliquées (onglet Conditions),
La TVA est celle par défaut de l'article, sinon, celle de l'entête de commande.
Indiquez le montant unitaire éventuel,
Le montant total de la consigne est calculé en fonction de la quantité totale, y compris gratuite,
Le montant consigne est applicable hors taxes, et hors escompte.
Le montant ligne T.T.C. est calculé en fonction des éléments précédents, le prix unitaire remisé est également calculé.
La Date de livraison demandée est par défaut celle de l'en-tête de commande, elle correspond à la date demandée initialement par le client pour cette ligne,
La Date de livraison acceptée est celle retenue pour la ligne considérée, c'est celle qui sera prise en compte dans le calcul des besoins
Le Code analytique est un texte libre (ou une référence) à indiquer à des fins statistiques qui vous sont propres,
La Référence client est la référence de l'article pour le Client, enregistré dans les conditions de ventes, ou saisi ici,
La Référence Affaire est la référence de la ligne de commande à une affaire particulière, si vous utilisez ce mode de fonctionnement.
Entrez un commentaire éventuel.
Validez, une nouvelle ligne vous est proposée.
Le bouton Photo permet de visualiser la photo de l'article, si une image lui a été associée dans la fiche Article. Un click la met en taille réelle, un autre click la remet à sa place.
Cet onglet présente les conditions de remises et de supplément pour la ligne de commande en cours. Ces informations sont issues par défaut des conditions de ventes. On recherche dans l'ordre:
Le prix de vente de la fiche Article,
Puis les conditions particulières familles d'articles / familles de clients,
Puis les conditions particulières articles / familles de clients,
Puis les conditions particulières familles d'articles / clients,
Puis les conditions particulières articles / clients.
Vous pouvez néanmoins modifier ces informations, spécifiquement pour la ligne de commande traitée. Indiquez, si besoin :
Les natures de remises,
Un supplément éventuel,
La nature de la gratuité, s'il y a lieu,
Confirmez les intermédiaires et les taux de commissionnement,
Enregistrez un mémo pour la ligne (texte libre de longueur illimitée),
Associez même un document éventuel (plan, notice, etc.), en vous aidant du bouton Parcourir.
Validez vos informations.
Cet onglet permet de vérifier le disponible pour l'article traité dans la ligne de commande. Vous pouvez toutefois vérifier la disponibilité:
D'autres variantes dans le même article,
D’autres articles,
Le disponible peut être calculé Toutes variantes confondues (case à cocher), le bouton Calcul permet de lancer la recherche de disponible. Vous verrez alors :
Le stock article :
Le stock total,
Le stock réservé (c'est à dire douteux, géré dans le module Stock),
Le stock de sécurité de la fiche article,
Donc le stock disponible (stock total diminué des deux autres),
Les ressources prévues :
Les entrées fournisseurs attendues, si l'article est acheté,
Les OF en cours, si l'article est fabriqué,
Les autres demandes prévues :
Les besoins pour fabrication (sorties pour OF),
Les autres commandes non livrées,
les BL non sortis,
le système en déduit donc le disponible :
À terme, soit le stock augmenté des ressources et diminué des besoins,
Immédiat, soit le stock diminué des besoins.
Une liste déroulante permet de visualiser les stocks.
Pour enregistrer une nouvelle ligne de BL, sans partir d'une ligne de commande, référez vous à la saisie des lignes de commande, le procédé est similaire.
Pour enregistrer une nouvelle ligne de BL à partir de la commande d'origine (si vous avez demandé une livraison partielle):
Allez à l'onglet Lignes de Cde,
Double-cliquez sur la ligne de commande concernée par la livraison,
Validez, si la livraison de la ligne est totale,
Modifiez la quantité avant validation dans le cas contraire.
Les lignes de commande soldées disparaissent progressivement de la grille Lignes de Cde.
Pour enregistrer une nouvelle ligne de Facture, sans partir d'une ligne de BL, référez vous à la saisie des lignes de commande, le procédé est similaire.
Pour enregistrer une nouvelle ligne de Facture à partir du BL d'origine (si vous avez demandé une facturation partielle):
Allez à l'onglet Lignes de BL,
Double-cliquez sur la ligne de BL concernée par la facturation,
Validez, si la facturation de la ligne est totale,
Modifiez la quantité avant validation dans le cas contraire.
Les lignes de BL facturées disparaissent progressivement de la grille Lignes de BL.
Les lignes de Devis sont accessibles à partir de l'entête en cliquant sur le bouton:
Rappelez une ligne de Devis :
par l'onglet Lignes de Devis, en double-cliquant sur une des lignes,
en entrant directement son numéro,
Créez une ligne de Devis :
en cliquant sur le bouton Nouvelle ligne
les lignes sont numérotées automatiquement de 10 en 10,
en entrant directement un numéro, par exemple pour intercaler une ligne.
Le principe de cet écran est de permettre de créer un Article "sur mesure", qui n'est pas dans la base Articles, et dont vous pourrez définir la composition et le mode de fabrication, afin d'en déterminer directement le prix de revient, et donc le prix de vente. Vous pouvez donc indiquer dans le champ Code Article un code inexistant, puis créer l'article.
Pour cela, deux possibilités sont offertes:
Générer l’article, en composant sa nomenclature et sa gamme,
Créer l'article à partir d'articles génériques en générant sa nomenclature par saisie de cotes mesurées.
Vous pouvez rappeler un article existant, et copier sa nomenclature. Idem avec la gamme.
Ensuite, le cadre Nomenclature permet d'appeler des composants et de saisir des liens de nomenclature pour définir la composition de l'article, ou la compléter. Définissez au passage le Prix d'Achat ou le Prix de revient, et le coefficient de marge. Le prix de l'article Devis sera calculé en priorité à partir de ces informations. Si elles sont nulles, c'est le prix standard du composant qui sera pris en compte. Attention! La Nomenclature créée est en Nomenclature d'Etude, et non en Nomenclature de Fabrication.
Dans le cadre Gamme, enregistrez, modifiez ou complétez la gamme de l'article. Comme dans la saisie des gammes, indiquez une machine associée (obligatoire pour le calcul des prix de revient!), et les temps de fabrication. Les autres informations sont facultatives.
Ce système crée des enregistrements Gamme et Nomenclature, mais pas de fiche Article. Si vous devez valider le devis par la suite:
Créez une fiche Article avec le même code que l'article Devis,
Générez la Nomenclature de Fabrication à partir de la Nomenclature d'Etude.
La gamme et la nomenclature deviendront alors visibles.
Pour cela, il faut avoir enregistré des articles de statut Devis ou Produit Fini, et enregistré des Nomenclatures Calculées pour ces articles. Appelez le configurateur par le bouton :
Choisissez l'article générique qui convient,
Choisissez les variantes éventuelles,
Cliquez sur Générer les cotes,
Remplissez la grille de valeur des cotes,
Cliquez sur Générer l'article.
Attention! Contrairement au cas précédent, ce procédé génère une Nomenclature de Fabrication et une Fiche Article. Cliquez sur le bouton Prix de revient pour le calculer. Vous pouvez également visualiser la nomenclature pour la vérifier.
Cet écran fonctionne globalement comme dans la saisie des Lignes de Commandes / BL / Factures, excepté le cadre complémentaire d’analyse des coûts.
Analyse des Coûts
Dans ce cadre, vous pourrez analyser les coûts de l'article généré, de deux manières:
Sur prix standard : le système calcule la valeur du Prix de revient de manière traditionnelle, en analysant les prix standards de la nomenclature,
Sur Nomenclature : le système prend en priorité les éléments indiqués dans la nomenclature (prix de revient / prix d'achat / marge), s'il ne trouve pas, il prend le prix standard. Vous pouvez ainsi définir des coefficients de marge niveau par niveau, et/ou forcer le prix d'achat / de revient au niveau d'un lien.
Le bouton Accepter renvoie le prix calculé dans le prix unitaire de l'article, en fonction de la marge indiquée.
Cette fonction permet de générer des bons de livraison en fonction des commandes non livrées sélectionnées par région. Choisissez une région de livraison dans la liste déroulante. La liste des commandes concernant cette région est affichée dans la première grille.
Sélectionnez une ou plusieurs commandes dans la grille, et cliquez sur le bouton Livrer les commandes sélectionnées. Les BLs correspondants seront générés. On peut éditer :
La tournée de livraison, reprenant les BLs générés,
La liste à sortir, soit tous les articles concernés par la tournée.
Deux traitements distincts sont proposés ici :
Facturer les BL des clients pour lesquels un regroupement de BL est demandé, dans la Fiche Client,
Facturer certains BL en une seule opération (pas de facturation partielle possible).
Pour facturer les BL des clients demandant un regroupement :
Cliquez sur Facturation Automatique,
Une seule facture sera générée par client possédant des BL non encore facturés et ayant l'option Regroupement de BL.
Pour facturer des BL non encore facturés :
La grille BL à facturer contient tous les BL non encore facturés,
Utilisez les Boutons Ajouter et Enlever pour ne laisser dans la liste que les BL que vous voulez réellement facturer,
Validez par le bouton Facturer ces BL.
Vous pouvez lancer les deux traitements en une seule opération :
Choisissez les BL à facturer dans la grille, comme précédemment,
Cliquez sur Facturer ces BL + Facturation automatique,
Le système lance les deux traitements à la suite.
Cette fonction permet la génération semi-automatique de factures de prestations dans le cadre de la gestion d’entrepôts logistiques. Les montants de facturation sont définis par la fonction Paramètres Logistiques Clients.
Une facture est générée en fonction des mouvements et du stockage de la période. On peut rappeler ensuite cette facture par la fonction de gestion des factures, et la modifier ou l’ajuster si nécessaire.
Choisissez le client correspondant au règlement ;
Choisissez la facture correspondant au règlement :
Soit par la liste déroulante associée,
Soit par le choix d'un BL ou d'une Commande facturée (listes déroulantes)
Soit à partir de la grille représentant les factures non réglées.
Le système propose le règlement, en fonction du solde de la facture,
Confirmez le montant,
Indiquez éventuellement l'état du règlement par rapport à sa comptabilisation (en particulier pour forcer des règlements qui auraient été comptabilisés par ailleurs),
Validez.
Remarquez que vous pouvez entrer le règlement en devises, il sera converti.
En entrant un montant, puis en cliquant sur le bouton Rechercher dans le cadre Recherche sur Montant, GPMI cherche les combinaisons de factures non réglées correspondant au montant (lettrage). Le résultat de la recherche est affiché dans la liste déroulante Factures trouvées.
Cette fonction permet de générer une facture et un bon de livraison, directement sur des sorties d’articles, en mode négoce ou comptoir.
On entre le client et ses coordonnées, puis les articles à sortir et facturer. Des boutons permettent de proposer directement les articles les plus vendus (en fonction des statistiques).
Cette fonction est spécifique à la gestion logistique des entrepôts et permet d’enregistrer les quotas limites des articles par clients. A n’utiliser que pour la gestion logistique avancée.
La Gestion des Affaires répond aux besoins suivants :
Gérer des projets complexes, avec une nomenclature de sous projets,
Mener des études longues, préparatoires à la Production,
Gérer des fabrications unitaires à long cycle de fabrication,
Suivre des affaires de manière complète, en y intégrant les différents éléments associés :
Architecture de l'affaire,
Devis clients,
Demandes d'achats et commandes,
Commandes clients,
Mises en Fabrications,
Livraisons,
Facturation.
Ces fonctions sont liées aux autres modules de GPMI, permettant d'attacher un élément à une affaire :
Devis,
Commandes Clients,
BL,
Factures,
Demandes d'achats,
Commandes Fournisseurs,
OF.
Le fait, dans ces éléments, d'enregistrer la référence à une affaire, permet ensuite de visualiser ces différentes attaches dans ces fonctions affaires, et surtout de remonter l'ensemble des montants correspondants.
L'onglet Identification permet d'enregistrer la structure de l'affaire.
L'affaire est identifiée par un code sur 20 caractères alphanumériques. Précisez, pour une affaire, son affaire de rattachement (mère), et définissez ainsi une structure hiérarchique de l'affaire principale. Procédez niveau par niveau, en commençant par le niveau le plus élevé. Introduisez éventuellement dans la codification de l'affaire cette notion de niveau, pour une lecture plus facile :
Affaire X-1, X-1.1, X-1.1.1, etc.
Vous pouvez consulter, par la liste déroulante Cette affaire a comme subdivisions, les sous affaires directement rattachées à l'affaire en cours.
Statut |
Choisissez le statut approprié : en attente, lancée, clôturée. |
Client |
Code du Client concerné |
Montant |
Le montant global attendu pour cette affaire. Attention : ce montant ne doit être indiqué que pour les affaires sans subdivision. Il sera calculé sur les affaires "mères" correspondantes. |
Type d'affaire |
Texte libre. La liste déroulante montre les types que vous aurez enregistré sur les autres affaires. |
Responsables |
Indiquez les différents responsables rattachés à ce niveau d'affaire : Chargé d'affaire, Responsable commercial, Responsable technique. |
Libellé |
Indiquez un titre en clair pour cette affaire. |
Dates |
Les dates de création et de modification sont mises à jour automatiquement. Les dates de début et fin sont à renseigner. |
Référence Client |
La référence donnée par le Client pour cette affaire |
Document associé |
Vous pouvez indiquer un document associé à chaque niveau d'affaire (cahier des charges, etc.). L'adresse du document est mémorisée. Recherchez la par le bouton Parcourir. Le bouton Ouvrir permet d'ouvrir directement le document si son type (extension du fichier) est reconnu par Windows |
Version Suivante |
Vous pouvez suivre les différentes versions d'une ligne d'affaire, de la manière suivante : Créez une nouvelle version d'une ligne d'affaire, comme une nouvelle affaire, Sélectionnez la ligne d'affaire que cette version remplace, dans la liste déroulante Cette affaire a comme version précédente… Validez, Cliquez sur MàJ attaches, les différents éléments rattachés à l'ancienne ligne sont reportés sur la nouvelle : Commandes, fabrications, etc. Sauf les lignes de devis, qui restent attachées sur la ligne d'origine. |
Validez chaque niveau d'affaire.
Cet onglet permet de visualiser la remontée des montants des éléments attachés sur l'affaire sélectionnée.
Le bouton Calculer les Montants permet de remonter les différents montants attachés à l'affaire, mais sans tenir compte des sous-affaires. Utiliser le bouton général Calculer pour remonter les éléments des documents associés ET des sous affaires, sur tous les niveaux de nomenclature.
Les Prévisions d'achats et de prix de revient peuvent être saisies et validées. Tous les autres montants sont calculés.
La grille de bas d'écran permet de visualiser les clés de facturation atteintes et non facturées.
Cet onglet permet de visualiser toutes les attaches enregistrées (à partir des différents modules de GPMI) pour l'affaire sélectionnée :
Devis,
Commandes Clients,
BL,
Factures,
Demandes d'achats,
Commandes Fournisseurs,
OF.
Le bouton Attacher sur le bandeau de droite permet de faire apparaître (puis de cacher) les éléments complémentaires à attacher. On peut ainsi visualiser les lignes des différents documents, et les attacher à l'affaire courante.
Cet onglet permet de préciser les différentes clés de facturation liées à l'affaire ou à des sous affaires. On pourra ainsi enregistrer des jalons de facturation, en fonction :
Simplement de dates prédéfinies,
De livraisons effectuées sur des commandes attachées,
De fins de fabrication, sur OF terminés.
Un graphe permet de visualiser l'avancement de la facturation de l'affaire.
Cet onglet permet de saisir des temps passés sur l'affaire, hors OF (temps commerciaux, de recherche, etc.), et suivre ainsi l'ensemble des coûts internes de l'affaire. C'est en fait une déclaration de temps hebdomadaire.
Choisissez l'individu et l'affaire,
Choisissez la semaine concernée,
Indiquez les temps passés pour les jours de la semaine,
Validez.
Le système calculera les coûts correspondants, et les inclura dans le tableau des montants rattachés à l'affaire.
Cet onglet présente sous forme de tableau l'échéancier général de l'affaire, et autorise son export sous Excel.
Choisir un client à partir de la liste déroulante correspondante, s'il n'est pas directement renseigné.
Le système recherche, puis affiche l'ensemble des éléments associés au client.
Ces éléments sont classés hiérarchiquement. En particulier, les commandes contiennent :
Le détail des lignes, Les BL associés, les factures associées, les OF rattachés à la commande. |
|
Les Commandes, BL et factures contiennent également leurs lignes associées.
Se positionner sur une commande, et cliquer sur le bouton Analyse Commande, le système calcule :
Le montant facturé à partir de cette commande,
Le prix de revient, en fonction des OF fabriqués et des achats effectués,
La différence, donc la marge brute.
Cette fonction permet essentiellement :
De vérifier ou détecter les oublis éventuels, dans les listes déroulantes proposées :
Commandes non livrées,
BL non facturés,
BL non sortis.
De forcer un statut de document, en cas d'erreur. Cette procédure doit rester exceptionnelle :
Rappelez l'élément à modifier, à l'aide des listes déroulantes (Commandes, BL, Factures),
Modifiez son statut, à l'aide des boutons radio,
Cliquez sur le bouton Ok correspondant au type d'élément choisi.
"Rien" correspond à la réinitialisation du statut (document non édité)
Cet écran permet de consulter les historiques de CA gérés par GPMI sur 24 mois glissants.
Choisissez une table dans la liste déroulante. La grille du haut affiche les éléments de cette table, et la grille du bas le cumul. Le bouton Excel permet le transfert de ces informations dans un classeur Excel.
Vous pouvez interroger un code particulier de la table. Dans ce cas, une seule ligne apparaît.
Mais vous pouvez indiquer un début de code, dans ce cas, toutes les lignes dont le code commence par ce début seront affichées. La grille du bas indique le cumul, le bouton Excel permet le transfert de ces informations dans un classeur Excel.
Vous pouvez également utiliser des codes génériques : *1 par exemple, affichera toutes les lignes dont le code contient 1.
Cette fonction
vous permet de créer vos fiches Fournisseurs.
Indiquez un code alphanumérique sur 20 caractères, et le nom du Fournisseur.
Champs
Adresse |
Astuce : Le système recherche le code postal en fonction de la ville, dans la liste déroulante, mais également la ville en fonction du code postal, dans la liste déroulante Ville. Pays Région : Indiquez la région, à des fins statistiques, le système retrouve le pays. Si le résultat est faux, indiquez le pays par la liste déroulante. |
Contacts |
Entrez le numéro de téléphone, le fax, l'adresse électronique et le numéro de mobile éventuel, le site Web |
CA |
Les CA du mois, du trimestre et de l'année seront mis à jour automatiquement. Notez que le système gère un historique des CA sur 24 mois glissants, cet historique étant mis à jour par le traitement de fin de mois. |
N° de TVA Intracommunautaire, GLN |
Vous pouvez mémoriser ces codes pour chaque type de tiers. Le GLN est une numérotation internationale (Global Logistics Network) d'identification des acteurs commerciaux. |
Mode de règlement, Conditions, Devise et TVA seront repris par défaut dans les commandes correspondantes. |
|
La notion de Famille permet d'effectuer des regroupements. |
|
N° EDI / Actif : Ces informations permettent d'activer pour ce Tiers les échanges EDI automatiques (export des Commandes). |
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Une case à cocher "Concurrent" permet d'indiquer que ce Fournisseur est également un concurrent de l'entreprise, et cette information sera utilisée dans les Fiches Clients / Prospects. |
Les interlocuteurs Fournisseurs peuvent être enregistrés par cette fenêtre, qui permet d'indiquer :
Le Client concerné,
Le nom de l'interlocuteur,
son titre,
Ses modes de contacts :
Téléphone entreprise,
Fax,
Mobile,
Adresse électronique.
Validez.
Le petit icône "Téléphone" permet de jouer le numéro. Approchez un combiné à fréquence vocale du haut parleur de l'ordinateur, et cliquez sur le bouton pour composer le numéro.
Cette fonction permet de synchroniser les fiches Fournisseurs et Interlocuteurs avec les contacts de votre messagerie Outlook.
Attention : ceci implique une certaine rigueur : l'identifiant du Fournisseurs doit être le même dans Outlook et GPMI. Sinon, vous risquez une création de fiches (côté GPMI) ou de contacts (côté Outlook) non souhaitables.
Outlook vers GPMI
Le premier bouton permet d'enregistrer les contacts Outlook comme fiches Fournisseurs GPMI. Il ne doit pas être utilisé de manière systématique, mais plutôt au démarrage de GPMI (chargement initial de fiches Fournisseurs), ou après complément de contacts, une fois que la synchronisation aura été effectuée de GPMI vers Outlook.
GPMI vers Outlook
Cette procédure est beaucoup moins sensible que la précédente, et peut être effectuée régulièrement, quand vous définissez de nouveaux Fournisseurs ou interlocuteurs.
GPMI va créer des entrées dans les Contacts Outlook pour les fiches Fournisseurs qui disposent d'un email, et pour les interlocuteurs Fournisseurs qui disposent également d'un email.
Rechercher les échanges
Une fois la synchronisation effectuée, GPMI pourra aller rechercher, pour un Fournisseurs donné, l'ensemble des emails échangés en émission comme en réception.
GPMI affiche l'ensemble des emails échangés avec le Fournisseurs ou ses interlocuteurs. Choisissez un email dans les listes déroulantes pour en avoir le détail.
Les autres onglets permettent de visualiser les informations associées au Fournisseur sélectionné :
Les achats en cours,
Les derniers mouvements (entrées en stock)
Il est indispensable de définir et créer les familles de Fournisseurs avant d'enregistrer les Fournisseurs.
Une famille de Fournisseurs est caractérisée par :
Son code, alphanumérique à 20 caractères. Comme pour les articles, il n'est pas nécessaire de faire figurer dans le code famille les notions de familles d'appartenance (famille / sous famille).
Son libellé,
Sa famille d'appartenance, qui doit au préalable avoir été enregistrée comme famille. Il est possible de créer autant de familles de clients et de niveaux de sous-familles que nécessaire :
Commencez par enregistrer les codes des familles de plus haut niveau, puis enregistrez les familles niveau par niveau. Pour une famille donnée, il est possible de visualiser la liste de ses sous familles, par la liste déroulante Subdivisions.
Il est possible d’affecter des modèles de documents spécifiques à une famille de Fournisseurs, en ce qui concerne les commandes. Un bouton permet de parcourir le PC pour choisir le document.
Cette fonction permet de gérer, si on le souhaite, un niveau intermédiaire avant la commande d'achat :
Les différents services émettent des demandes d'achats,
Le service Achats les regroupe et passe les commandes.
Le renseignement d'une demande d'achat est semblable à celui d'une ligne de commande.
Il n'y a pas d'entête dans une DA : seul son numéro regroupe les lignes.
Il est possible :
D'imposer le fournisseur pour une ligne donnée,
De rappeler des suggestions d'achats,
De consulter l'historique des achats pour un article donné,
De visualiser l'ensemble des DA enregistrées,
De visualiser les lignes d'une DA.
Cette fonction permet d'enregistrer les Conditions d'Achats par Fournisseur / Article. Le nombre de fournisseurs n'est pas limité par article.
Choisissez le Fournisseur et l'article par leur liste déroulante respective.
Il permet d'indiquer le détail des conditions d'achats pour le Fournisseur et l'Article choisis:
La date de validité des conditions, pour information, aucun traitement n'étant réalisé sur ce champ,
La référence Fournisseur, référence de l'article chez ce fournisseur, étant reprise dans les commandes d'achat, à la place du code interne de l'article,
L'appréciation donnée au fournisseur pour cet article, en texte libre,
Une case à cocher permettant de fixer ce fournisseur comme Fournisseur principal de l'article,
Le Délai de livraison, exprimé en semaines.
Le panneau Prix vous propose de renseigner les prix unitaires chez ce fournisseur en fonction des quantités commandées.
Indiquez le seuil de quantité pour lequel le prix s'applique,
Indiquez le prix correspondant.
Les Quantités propres au fournisseur :
La quantité minimale d'achat,
La quantité de conditionnement. Si cette quantité est renseignée, vous ne pourrez passer en commande qu'un multiple de cette quantité,
Quantité fixe d'approvisionnement : cette quantité vient en conflit avec les calculs de quantité économique. C'est une contrainte forte du fournisseur.
La liste Fournisseurs Article permet de visualiser les fournisseurs déjà enregistrés pour cet article
Les quantités sont données en unités d'approvisionnement (voir la fiche Article)
Les prix sont donnés dans la devise du Fournisseur
Si vous cochez un fournisseur comme Principal, il mettra à jour la fiche Article, et les autres fournisseurs du même article seront mis à jour comme non principaux.
La première ligne représente l'unité Article, suivie de la Devise Fournisseur
La 2ème ligne indique la quantité minimale d'application du prix en 3ème ligne
La 3ème ligne indique le prix de base, sans conditions particulières, puis les prix par quantité.
|
Ce champ affiche la famille de l'article en cours. Si tous les articles de cette famille ont le même fournisseur, cliquez sur le bouton Génération afin de créer les conditions (vides, sans prix) pour ces articles et ce fournisseur, afin de ne pas en oublier |
Suite à l'édition des demandes de prix, vous pouvez en saisir rapidement le résultat de la manière suivante:
Appelez le Fournisseur par la liste déroulante,
Les articles concernés par ce fournisseur sont affichés dans la grille en bas de l'écran,
Saisissez directement les nouveaux prix dans la grille :
Cet onglet permet d'importer un catalogue fournisseur sous format Excel.
Sélectionnez le Fournisseur,
Donnez un nom au catalogue: vous pouvez gérer plusieurs catalogues par fournisseur,
Définissez le chemin d'accès au catalogue, et le nom de la feuille Excel dans le classeur,
"Mappez" les colonnes Excel en fonction des champs de la Base de données:
Indiquez le numéro de la ligne dans la feuille Excel sur laquelle se trouvent les entêtes de colonnes
Les listes déroulantes de la fenêtre vont reprendre la liste de ces entêtes
Pour chaque champ des Conditions d'Achats (s'il y a correspondance), indiquez l'entête de colonne du catalogue qui lui correspond
Validez la définition du catalogue,
Rappelez le Fournisseur et le code du catalogue,
Cliquez sur Importer
Les prix se mettront à jour si le système retrouve le code article en liaison avec la référence fournisseur que vous avez entré dans vos Conditions d'achats.
Cette fonction permet de définir des conditions particulières négociées pour une affaire avec un fournisseur. Ces conditions s'appliquent à une famille d'articles et une Affaire.
Choisissez un fournisseur, une famille, une affaire
Entrez un pourcentage de remise
Dans la saisie des DA et des Commandes d'achat, GPMI appliquera le pourcentage de remise si vous associez la ligne de commande à l'affaire correspondante.
Ce graphe permet de visualiser les évolutions de prix de l’article sélectionné.
Cet écran vous permet de valider rapidement des suggestions d'approvisionnement et de générer les commandes fournisseurs correspondantes.
Quand un article a un Fournisseur Principal, celui ci est affecté automatiquement à la suggestion d'Achat
Si vous avez lancé des demandes de prix, et que vous avez mis à jour les conditions d'achats en conséquence, vous pouvez rechercher les meilleures conditions sur l'ensemble des fournisseurs, et réaffecter les fournisseurs aux suggestions en fonction des meilleures conditions trouvées (en fonction des quantités et des délais), en cliquant sur :
Choisissez un fournisseur par la liste déroulante.
Sélectionnez les lignes de suggestions à valider. Recommencez sur une ligne pour l'invalider.
Une fois les lignes sélectionnées, vous pouvez :
Générer une DA,
Générer une commande.
En principe, la validation d'une suggestion pour transformation en commande supprime la suggestion. Ce n'est pas le cas pour la DA, qui est une étape intermédiaire facultative. Si vous souhaitez que la génération de la DA supprime la suggestion, cochez l'option correspondante.
N'oubliez pas qu'une commande d'achat est considérée comme Ressource potentielle dans le calcul des besoins, mais pas une DA.
Vous pouvez d'un seul coup valider toutes les suggestions en les transformant en Demandes d'Achats ou en Commandes.
Cet écran vous permet de créer une Commande Fournisseur, sans passer par les procédures de validation automatique des suggestions d'approvisionnement.
Pour créer une nouvelle commande:
Cliquez sur le bouton Nouvelle commande, ou donnez un numéro de commande supérieur au dernier rentré,
Appelez le fournisseur concerné, à l'aide de la liste déroulante correspondante, ou du bouton Recherche…,
Validez.
Pour rappeler une commande enregistrée :
Recherchez-la dans la liste des commandes, ou utilisez le bouton Visu.
Adresse fournisseur |
Elle est mise par défaut à celle indiquée dans la fiche fournisseur, mais vous pouvez en modifier tous les champs pour une commande donnée |
Interlocuteur |
Renseignez l'interlocuteur, si besoin, en le choisissant dans la liste proposée, ou en le rentrant manuellement |
Référence Affaire |
Si cette commande se rapporte à une affaire, indiquez l'affaire (se reporter à l'aide Affaires) pour laquelle la commande est passée |
Date émission |
Proposée à la date du jour de l'enregistrement, mais peut être modifiée |
Montant total H.T. |
Calculé en fonction des lignes enregistrées |
Montant port |
A renseigner |
Code TVA |
Le code TVA spécifique à cette commande doit être indiqué ici. Il est pris par défaut au Code TVA indiqué dans la Fiche Fournisseur |
Mode d'expédition |
A renseigner, par la liste déroulante associée |
Date prochaine échéance |
La Date prochaine échéance dépend du fournisseur. Elle doit être enregistrée manuellement |
Mode de règlement, Conditions de règlement, Devise |
Ces informations sont choisies par les listes déroulantes associées, mais prises par défaut aux éléments indiqués dans la Fiche Fournisseur. La devise doit être choisie dès l'enregistrement de l'entête de commande |
Commande soldée |
La case à cocher Commande soldée permet de forcer cet état pour la commande en cours. En effet, le système va automatiquement solder la commande quand tout aura été livré, et qu'il n'y aura plus de reliquat. Si le reliquat existe, mais n'a plus lieu d'être, il convient alors de forcer l'état de la commande à soldé. Par exemple, on a commandé 1000 pièces et on en reçoit 998. Les deux restantes ne constituent pas forcément un reliquat |
Attention : après avoir enregistré des montants, le changement de devise n'induit pas une conversion !
Il est possible de rappeler une commande par son lien avec la référence Affaire : retrouvez la Commande par la liste déroulante "Toutes les références", puis cliquez sur le bouton "Atteindre".
Il vous permet d'afficher les conditions d'achats chez tous les fournisseurs d'un article choisi, et de sélectionner un fournisseur particulier pour la commande.
Choisissez l'article à consulter, par la liste déroulante,
Cliquez sur Ok,
Les conditions d'achats s'affichent,
Double-cliquez sur une ligne,
Vous revenez à l'onglet Identification Commande, et le fournisseur est renseigné.
Vous pouvez retrouver un article ou un fournisseur à partir d'une partie du code ou du nom. Utilisez les caractères génériques si besoin (*). Exemples:
Indiquez "MET" dans le Code Fournisseur, cliquez sur le bouton Check vert associé. Toutes les conditions d'achats des fournisseurs dont le code commence par "MET" vont s'afficher.
Indiquez "*axe" dans la Désignation Article, cliquez sur le bouton Check vert associé. Toutes les conditions d'achats des articles dont la désignation contient par "axe" vont s'afficher.
Cette recherche ne tient pas compte des majuscules / minuscules.
Il comporte deux parties, pour deux fonctions distinctes :
Les fournisseurs concernés par les suggestions d'approvisionnement en cours
C'est la liste de fournisseurs principaux d'articles ayant fait l'objet d'émission d'une suggestion d'approvisionnement, dans le dernier calcul des besoins. Double-cliquez sur une ligne, et vous revenez à l'onglet Identification Commande, le fournisseur étant renseigné,
Les suggestions proprement dites
Double-cliquez sur une ligne, et vous revenez à l'onglet Recherche Fournisseurs / Articles, ce qui vous permet de consulter les conditions d'achats de l'article concerné par la suggestion.
Votre entête étant enregistrée, cliquez sur le bouton Lignes de commande.
Le bouton Email permet (si vous utilisez Outlook comme messagerie) d'éditer en d'envoyer directement la commande par email vers l'interlocuteur (ou le fournisseur) si son email est renseigné! Cette fonction n'est pas valide avec la version Expert utilisant Crystal Reports pour les impressions.
Cet écran vous permet d'enregistrer le corps de la commande Fournisseur. Il va permettre de choisir les articles à commander:
Soit en rappelant les suggestions d'approvisionnement pour le fournisseur concerné par la commande,
Soit en validant une Demande d'Achat préalablement enregistrée,
Soit en entrant directement les éléments de la ligne de commande.
Il comporte deux parties :
La première visualise toutes les suggestions d'achats pour lesquelles le fournisseur de la commande en cours est fournisseur principal,
La seconde affiche toutes les suggestions. En effet, pour des raisons de négociation et d'optimisation, il est possible de commander chez un fournisseur qui n'est pas forcément fournisseur principal.
Double-cliquez sur une ligne d'un des deux tableaux, et l'onglet "Lignes Commande" est affiché et directement pré renseigné.
L'onglet DA (Demandes d'Achat) fonctionne de la même manière.
L'appel d'un code article induit l'affichage de sa désignation, et la recherche de ses conditions d'achats.
Les champs Ligne de Commande
Référence fournisseur |
La référence de l'article chez le fournisseur est renseignée, si elle figure dans la fiche de conditions d'achats |
Prix Unitaire |
Le prix unitaire est également pré renseigné. Si vous changez la quantité, ce prix unitaire peut changer, en fonction des conditions par quantité. Pour valider le prix issu des conditions d'achat, par rapport à la quantité entrée, cliquez sur MàJ Prix. |
Quantité |
La quantité à commandée est renseignée, si vous venez de cliquer sur une suggestion d'approvisionnement. Dans ce cas, elle peut être forcée à une autre valeur. La quantité du champ Suivant Conditions est calculée comme suit : La quantité suggérée (dans les suggestions d'achats émises par le calcul des besoins) ne tient pas compte des quantités présentes dans la fiche de conditions d'achats (quantité minimum d'achat, quantité de conditionnement, quantité fixe à approvisionner). Ceci permet de voir dans la suggestion la quantité dont on a réellement besoin. Supposons que l'on ait besoin d'une pièce, et que la quantité minimum d'achat chez le fournisseur principal soit de 100, il conviendra peut être de passer par un autre fournisseur cette fois ci. Donc, la quantité Suivant Conditions est celle qui respecte les conditions, à savoir : la quantité fixe à approvisionner, si elle est indiquée, sinon, un multiple de la quantité de conditionnement, avec seuil plancher à la quantité minimum d'achat. |
Date de Livraison |
la Date de livraison demandée et la Date de livraison acceptée (forme JJ-MM-AAAA) sont renseignées, éventuellement à partir de la suggestion d'achat. Le système affiche la date théorique de livraison, en fonction du délai d'approvisionnement chez ce fournisseur. Double cliquez sur cette date pour mettre à jour la date de livraison. |
Quantités livrée et rebutée |
Les Quantités livrée et rebutée sont mises à jour dans le module Stocks, qui soldera la ligne si besoin. |
Montant |
Le montant de la ligne est calculé. |
Solde |
La ligne peut être soldée manuellement, la commande sera soldée si toutes les lignes sont soldées. |
Affaire |
La référence à une affaire peut être indiquée, elle est prise par défaut à celle indiquée dans l'entête, mais une commande peut contenir des lignes faisant référence à des affaires différentes. |
Référence DA |
Si la ligne provient d'une demande d'achat, la référence à la DA est à mentionner, ainsi que la ligne de DA correspondante, et le reste à commander pour cette ligne de DA (voir la gestion des Demandes d'Achats) afin d'en gérer le reliquat. |
Ligne Facturée, Facture |
Indiquer ici que la ligne de commande a été facturée, et d'associer le Numéro de facture correspondant. Si vous utilisez la gestion des factures fournisseurs, le champ sera mis à jour automatiquement |
Pour les achats internationaux, il est possible de faire référence aux éléments de transit concernant la ligne de commande. Contrairement aux Commandes Clients, où le transit concerne l'ensemble de la commande (donc dans l'entête), ici, le transit ne peut concerner que certains articles et donc s'applique aux lignes de commande.
Le champ Origine permet de saisir le pays origine du produit.
Le champ Incoterms permet de préciser les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur dans le cadre d'un contrat d'achat / vente international. Après le choix d'un code Incoterms, le passage de la souris sur ce code affiche la signification en clair du code.
Il propose l'affichage de l'historique des lignes de commandes passées antérieurement sur le même article,
Vous pouvez ainsi visualiser les conditions antérieures obtenues.
Il permet de visualiser les demandes d'achats en cours.
Comme pour les suggestions, il propose :
Les demandes d'achats chez ce fournisseur,
Toutes les demandes d'achat.
Cette fonction permet l’enregistrement des factures fournisseurs.
Appelez un fournisseur, ses commandes en cours non facturées s’affichent (avec le détail des lignes) dans la grille en bas d’écran.
Pour enregistrer une facture :
Indiquez le numéro de la facture,
Choisissez les lignes de commandes facturées
Renseignez le cas échéant le pied de facture,
Validez.
On peut rappeler une facture enregistrée en saisissant d’abord le code fournisseur, puis le numéro de la facture.
Le bouton Ajouter une ligne permet de saisir une ligne de facture non commandée.
Choisissez le fournisseur correspondant au règlement ;
Choisissez la facture correspondant au règlement :
Soit par la liste déroulante associée,
Soit par le choix d'une Commande facturée (liste déroulante)
Soit à partir de la grille représentant les factures non réglées.
Le système propose le règlement, en fonction du solde de la facture,
Confirmez le montant,
Indiquez éventuellement l'état du règlement par rapport à sa comptabilisation (en particulier pour forcer des règlements qui auraient été comptabilisés par ailleurs),
Validez.
Remarquez que vous pouvez entrer le règlement en devises, il sera converti.
Avant d'entrer le premier OF:
Appelez les paramètres Société, dans le menu général,
Indiquez au système vos paramètres généraux de fonctionnement :
Heure de début de journée,
Temps moyen de travail par jour,
Horaires des postes de travail.
Éventuellement, définissez votre calendrier Entreprise, en cliquant sur le bouton correspondant.
Pour enregistrer un OF, vous avez trois possibilités :
Semi Automatique
Vous avez à l'écran la liste de l'ensemble des suggestions de lancement en fabrication émises par le calcul des Besoins,
Choisissez une suggestion de fabrication, en double-cliquant dessus,
Le numéro d'OF est le prochain disponible,
L'entête de l'OF est pré remplie, avec les éléments de la suggestion (article, variante, quantité, dates).
Validez ou modifiez.
Manuel
Cliquez sur le bouton Nouvel OF,
Appelez l'article à fabriquer à partir de la liste déroulante Code Article,
la Désignation de l'article est renseignée,
Indiquez les variantes éventuelles, à partir des listes de variantes possibles,
Le champ Options est construit automatiquement avec les libellés des variantes choisies,
La liste Gamme contient les gammes disponibles pour l'article choisi :
Gamme principale à blanc,
Variantes de gammes,
Indiquez la quantité à fabriquer, dans le champ Quantité Prévue
Laissez les autres champs Quantité à zéro, ils seront mis à jour pendant la vie de l'OF,
indiquez la date de lancement prévue (forme JJ-MM-AAAA)
Validez.
Sur Commande Client
A partir du cadre "Génération automatique d'OFs sur Commandes Clients", choisissez une commande. Vous pouvez consulter les lignes de la commande dans la liste déroulante.
Cliquez sur Générer:
GPMI va rechercher les lignes de commandes se rapportant à des articles fabriqués, et va créer un OF pour chacune de ces lignes, en prenant comme Gamme la Gamme principale de l'article concerné.
Pour compléter l'OF :
Indiquez le Numéro de Lot à attribuer à l'OF (le système suggère le premier numéro de lot libre), éventuellement un N° SSCC (Unité Logistique). Vous pouvez générer un nouveau numéro en double cliquant dans ces champs.
Renseignez la commande Client origine et à la ligne de Commande, pour travailler à la commande, et si vous n'avez pas généré l'OF à partir de la commande.
Faites référence à une affaire, si nécessaire, une liste permettant de consulter les OF déjà affectés à une affaire. Vous pouvez d'ailleurs rappeler un OF par la liste Toutes les références, puis par le bouton Atteindre.
Enregistrez un commentaire,
Validez pour terminer.
A la création de l'OF, après validation, le système a généré les opérations de l'OF (phases) à partir de celles contenues dans la gamme.
Cliquez sur le bouton Calcul, dans le panneau Calendrier,
Le système calcule la date de fin prévue, de la manière suivante :
Il part de la date de lancement prévue,
Il calcule les dates et heures de début et de fin de chaque opération, en tenant compte des contraintes d'enchaînement entre opérations, des temps de la gamme, du calendrier de l'entreprise défini dans le module Main d'œuvre, des paramètres Heure de début de journée et Temps moyen de travail par jour,
Il en déduit la date de fin (date de fin de la dernière opération).
Vous pouvez enregistrer un OF après coup, donc après son lancement. Dans ce cas, indiquez au système les informations complémentaires éventuelles, comme :
la Date de lancement réelle,
la Quantité réalisée,
la Quantité rebutée,
la Phase de fabrication en cours.
La Case OF Improductif permet d'enregistrer des OFs ne rentrant pas dans le cadre de la production : nettoyage de l'atelier, rangement, etc. Il sert également aux CAT (Centres d'aide par le travail) pour comptabiliser le temps passé à des activités éducatives ou de rééducation. Certains écrans de synthèse permettront de visualiser le ratio Temps Productifs / Temps Improductifs.
Régénération de l'OF
Ce bouton recalcule l'OF à partir de la gamme et de la nomenclature. Il efface donc toute modification effectuée. Il est disponible tant qu'une sortie de composant n'a pas été effectuée sur cet OF.
Valider toutes les suggestions
Ce bouton génère automatiquement tous les OFs correspondant à toutes les suggestions de fabrication en cours.
Reprise Déclarations
Ce bouton recalcule l'avancement de l'OF et les temps passés en fonction des déclarations de temps effectuées. En règle générale, les temps sont affectés à l'OF au moment de la déclaration. Utilisez ce procédé en cas d'import direct de temps passés, ou en cas de problème.
Clôturer totalement l'OF
Ce bouton déclare l'OF terminé, mais, de plus, met à jour la quantité prévue à la quantité réalisée, et met à jour la liste de pièces en affectant la quantité prévue à la quantité sortie pour chaque ligne. Ceci évite de traîner des reliquats inutiles.
Le diagramme de Gantt affiche les durées de chaque opération, en tenant compte des chevauchements et contraintes d'enchaînement.
Il permet de visualiser directement l'étalement dans le temps de l'OF en cours d'enregistrement.
L'onglet Phases permet :
D’accéder aux opérations de fabrication liées à l'OF et les modifier si nécessaire,
D’enregistrer une opération complémentaire, voire de créer un détail d'OF complet, pour un article sui n'aurait pas de gamme :
Essais,
Prototypes,
OF de maintenance, ou de nettoyage, etc.
Les phases ont été générées, dans la plupart des cas, à la validation de l'OF, par copie de celles de la gamme. Pour modifier une phase, appelez la phase, par la liste déroulante associée, la phase s'affiche et vous pouvez en modifier les informations. Le champ mémo permet d'enregistrer un commentaire sur l'opération. Il est également pris par défaut à celui de la gamme. Validez la phase après modification.
La Désignation est le libellé en clair de l'opération,
La Référence du plan de détail associé à l'opération, s'il y a lieu (ou note technique), ainsi que la Désignation de ce plan,
L'outillage (texte libre),
Les heures de début et de fin, en principe, calculées par GPMI.
La quantité réalisée, en principe, mise à jour lors des déclarations de temps,
Le pourcentage d'avancement est affiché (information calculée),
La quantité chevauchée : cette indication permet de décrire l'anticipation de la phase suivante pendant l'opération en cours, s'il y a lieu. Suivant le type de contrainte associé à cette quantité, on aura :
Pour QD : dès que l'on a réalisé cette quantité d'articles dans l'opération en cours, il est possible de commencer la phase suivante,
Pour QF : dès qu'il reste à réaliser cette quantité d'articles dans l'opération en cours, il est possible de commencer la phase suivante,
N° de phase du même OF enchaînée avec la phase en cours,
type de Contrainte associée. Début / début : les deux phases se mènent en parallèle, Fin / début : la phase indiquée suit la phase en cours d'enregistrement,
Ce sont les temps de la gamme, le temps unitaire ayant été multiplié par la quantité prévue,
Le système affiche une cadence : si l'on rentre la cadence, le temps de fabrication est calculé, si l'on rentre le temps, la cadence est elle-même calculée,
Les temps réalisés proviendront également des déclarations de temps du Module Main d'œuvre,
Machines
Une seule machine est affectée à une phase,
C'est au départ celle de la gamme,
Il est possible de sélectionner une autre machine, par la liste déroulante associée,
Les taux horaires prévu et réel sont alors indiqués, ainsi que le rendement de la Fiche Machine,
Il est possible de retoucher ces éléments.
Salariés
Sélectionnez un salarié dans la liste déroulante associée,
Le taux horaire du salarié est affiché,
les temps prévus d'intervention s'initialisent aux temps de la phase, diminués des affectations précédentes,
Indiquez les temps prévus d'intervention,
Cliquez sur Ajouter,
Le Taux horaire Main-d'œuvre de l'opération est calculé en moyenne sur les affectations enregistrées pour la phase.
Si l'opération est sous-traitée:
Cochez la case Opération sous-traitée,
Indiquez le sous-traitant,
Renseignez le coût de la sous-traitance, s'il est connu,
Indiquez le délai de sous-traitance en nombre de jours,
Les éléments de délais et de coût sont calculés par rapport à la gamme, si l'opération avait été prévue comme sous-traitée. Rappelons que ces éléments peuvent être pré définis à partir de valeurs fixes ou variant avec la quantité.
L'origine d'un OF induit est un élément imprévu sur une phase, qui nécessite la mise en œuvre de travaux supplémentaires devant être comptabilisés dans le prix de revient de l'OF, par exemple, une retouche.
C'est une phase qui engendre un OF induit. Le bouton Création permet de lancer la création d'un OF "vide" (sans opérations, qui seront à définir manuellement), rattaché à la phase inductrice.
Il affiche l'ensemble des temps passés déclarés sur l'OF en cours.
Il permet d'enregistrer les sorties de stock. Il offre la possibilité à la Fabrication de préparer précisément les listes de sorties de pièces. En particulier:
Si vous gérez les stocks par lots,
Si la fabrication est seule habilitée à choisir le lot à sortir pour un OF donné,
Si le magasin n'a aucune latitude (ou très réduite) pour choisir le stock à sortir, dans une gestion multi emplacements et lots.
La liste des composants prédéfinis pour l'OF s'affiche dans la première grille. Sélectionnez une ligne correspondant à un composant de l'OF: Les stocks disponibles pour ce composant sont alors affichés dans la deuxième grille.
Affectation d'un Stock à une ligne
Cliquez (simple click) sur une ligne de la liste de sortie de pièces. Les stocks correspondant à cette ligne s'affichent.
Choisissez un stock en cliquant (simple click) sur la ligne correspondante.
Si la quantité indiquée est inférieure à la quantité de la ligne composant, cette ligne est dupliquée avec répartition des quantités.
La quantité disponible est affectée, et la ligne disparaît de la première liste si elle est affectée en totalité.
Recommencez l'opération autant que nécessaire.
Affectation d'une opération
Certains composants ont pu être affectés à une opération lors de l'enregistrement de la gamme. Cela permet de ne pas sortir tous les composants en début d'OF, dans le cas de cycles de production longs.
Plus d'options
Cliquez sur ce bouton pour faire apparaître un cadre complémentaire. Ce cadre vous permet:
de modifier une affectation de composants à une phase,
de remplacer ou ajouter un composant à l'aide du bouton « Remplacer le Composant par »
Choisissez le composant dans une des deux listes déroulantes,
Choisissez sa variante éventuelle, s'il s'agit d'un sous ensemble,
Validez par un des deux boutons (remplacer / créer une ligne), suivant la modification que vous voulez effectuer.
Pour remplacer un composant par un autre, vous pouvez limiter la liste déroulantes aux seuls articles équivalents au composant en cours, en cochant la case à cet effet.
Sorties effectives des composants
La vision de la liste des composants peut être limitée:
aux seuls composants non encore affectés à un stock,
aux composants déjà affectés.
Après l'opération précédente d'affectation des composants, choisissez la vision Composants affectés à un stock.
Double cliquez sur une ligne,
GPMI vous demande de confirmer la sortie,
Confirmez, la sortie est effectuée.
Vous pouvez choisir une opération et cliquer sur Sortir toute l'opération. Si tous les stocks sont affectés, vous pouvez également cliquer sur Sortir tout l'OF.
Attention ! Contrairement aux sorties sur BL, les options Sortir tout (opération ou OF) ne s'appliquent pas aux stocks mono emplacements seuls ! Puisque les stocks sont affectés à la liste de sortie, le système sort effectivement ces stocks.
Si vous forcez la Quantité sortie à une valeur supérieure au stock choisi, ou si vous cliquez sur un des bouton Sortir tout, et que certains stocks ne sont plus disponibles, un Manquant est enregistré.
Le bouton Affectations automatiques va rechercher les stocks disponibles et tenter d'affecter la liste de sortie à ces stocks.
Le bouton "Préparer la sortie" vous renvoie vers l'écran de Transfert de Stocks, dans le cas où vous souhaitez affecter des Unités logistiques à chaque mouvement. Dans ce cas, transférez les stocks utilisés pour cet OF vers un Lot ou un SSCC particulier, puis affectez les composants de l'OF à ce lot ou ce SSCC.
Un OF, une fois enregistré, peut être lancé plus tard. Aussi, cette fonction est distincte de l'enregistrement des OF.
Pour lancer un OF cliquez sur la ligne qui lui correspond, dans la grille de gauche, puis cliquez sur le bouton Lancement:
Le système enregistre dans l'OF la date de lancement réel (date du jour),
Il autorise les déclarations de temps sur cet OF dans le module Main-d'œuvre.
Procédez de même pour tout autre OF à lancer. On peut également sélectionner plusieurs OFs en une fois.
La grille En-cours permet de visualiser l'ensemble des OFs lancés et non terminés. Les OFs lancés passent de la grille OFs non lancés à OFs en cours.
On peut sélectionner des OFs dans la grille en cours et les clôturer.
Le cadre Charges
Il permet de visualiser avec certains paramètres la charge prévisionnelle par machine. Choisissez une machine, et le type de charge que vous souhaitez visualiser:
Sans tenir compte des dates d'OFs : GPMI charge la machine choisie, en lissant la charge par rapport à la disponibilité de la machine, et en considérant tous les OFs comme devant se réaliser au plus tôt. Ceci permet de visualiser une charge globale, mais sans tenir compte des contraintes entre machines et opérations 'cette opération doit commencer après la fin de telle autre...).
En tenant compte des dates d'OFs, sans lissage : GPMI charge la machine choisie, sans lisser la charge par rapport à la disponibilité de la machine, et en considérant tous les OFs comme devant se réaliser à leur date prévue. Ceci permet de visualiser les dépassements de charge sur les machines, et de prévoir en conséquence une sous traitance éventuelle.
En tenant compte des dates d'OFs, avec lissage : GPMI charge la machine choisie, en lissant la charge par rapport à la disponibilité de la machine, et en considérant tous les OFs comme devant se réaliser à leur date prévue. Ceci permet de visualiser les dépassements de délais sur les machines.
Les couleurs permettent de différencier les OFs lancés, les non lancés et les suggestions de fabrications. Les charges sont prises en compte dans cet ordre.
Cette fonction permet d’ordonner les OFs par priorité pour préparer l’ordonnancement.
Les deux grilles présentent les OFs non priorisés (haut) et priorisés (bas). Sélectionnez un OF non priorisé, et donnez lui un numéro de priorité pour l’intercaler. Les deux flèches permettent de :
Prioriser tous les OFs en fonction des dates de lancement
Effacer les priorités préalablement enregistrées.
Cette fonction permet de visualiser le planning prévisionnel des OFs et les charges machines correspondantes.
Les OFs sont chargés par priorité, ou date de lancement si la priorité n’est pas renseignée, et les durées de chaque opération sont calculées en fonction des charges machines disponibles, ainsi que du calendrier général de l'entreprise.
Il est possible de changer l'ordre de chargement d'un OF:
Cliquez sur la ligne correspondant à l'OF,
Le Numéro de l'OF vient s'afficher en tête de la fenêtre,
Modifiez sa date de lancement,
Confirmez.
Le tableau de planning peut être exporté sous Excel.
Les boutons MSProject et OpenProj permettent d’exporter le planning vers ces outils de représentation de Gantt. Un fichier xml de transfert sera créé. Si vous modifiez le planning dans l’outil, puis sauvez le fichier au format xml, vous pouvez réimporter les dates du planning part le bouton Lecture Gantt.
Cette fonction permet de saisir les maintenances effectuées :
Choisissez le Code machine sur laquelle l'intervention de maintenance a eu lieu,
Entrez la Date d'intervention (date du jour par défaut),
Apportez éventuellement un commentaire sur la maintenance,
Validez. Le temps d'utilisation de la machine est remis à zéro
Ce programme devrait en principe suivre l'édition des suggestions de maintenances machines.
Cette fonction vous permet de créer vos fiches Sous-traitants.
Indiquez un code alphanumérique sur 20 caractères, et le nom du Sous-traitant.
Champs
Adresse |
Astuce : Le système recherche le code postal en fonction de la ville, dans la liste déroulante, mais également la ville en fonction du code postal, dans la liste déroulante Ville. Pays Région : Indiquez la région, à des fins statistiques, le système retrouve le pays. Si le résultat est faux, indiquez le pays par la liste déroulante. |
Contacts |
Entrez le numéro de téléphone, le fax, l'adresse électronique et le numéro de mobile éventuel, le site Web |
CA |
Les CA du mois, du trimestre et de l'année seront mis à jour automatiquement. Notez que le système gère un historique des CA sur 24 mois glissants, cet historique étant mis à jour par le traitement de fin de mois. |
N° de TVA Intracommunautaire, GLN |
Vous pouvez mémoriser ces codes pour chaque type de tiers. Le GLN est une numérotation internationale (Global Logistics Network) d'identification des acteurs commerciaux. |
Mode de règlement, Conditions, Devise et TVA seront repris par défaut dans les commandes correspondantes. |
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La notion de Famille permet d'effectuer des regroupements. Elle est à titre indicatif (texte libre, la liste déroulante montrant simplement les familles déjà enregistrées sur des fiches précédentes. |
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N° EDI / Actif : Ces informations permettent d'activer pour ce Tiers les échanges EDI automatiques (export des Commandes). |
Le meilleur moyen d'enregistrer une DA de sous-traitance, c'est qu'elle soit prévue au niveau de la Gamme. Dans ce cas, à la génération de l'OF, dans l'onglet Phases de l'enregistrement des OFs, vous verrez le cadre Sous-traitance pré rempli:
Vous pourrez cliquer sur le bouton DA de Sous-traitance pour activer la fenêtre d'enregistrement. Il suffira alors de valider la DA.
Enregistrement Manuel
Sans passer par les OFs, vous pouvez enregistrer des DA de Sous Traitance dans cette fenêtre.
Pour rechercher un OF qui contient des phases à sous traiter, qui n'ont pas encore fait l'objet d'une DA de Sous Traitance, utilisez ce cadre: Les listes déroulantes ne montrent en effet que les OFs et les Phases prévues en sous traitance et non encore sous traitées. Rappelez la phase à sous traiter, et cliquez sur Générer la DA, puis validez. |
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Pour forcer une phase à la sous-traitance alors qu'elle ne l'était pas prévue, cochez Voir tous les OFs.
Pour enregistrer une DA de sous-traitance manuellement, après indication du N° OF et de la phase concernée:
Choisissez le sous traitant,
Définissez les autres champs, en fonction de la spécificité de la sous-traitance,
Renseignez le coût unitaire, global et la TVA,
Validez.
Si le Numéro de DA n'est pas renseigné, la validation en attribuera un.
Retour de Sous Traitance
Pour enregistrer un retour de sous traitance:
Rappelez la DA par la liste déroulante associée,
Cochez la case sous-traitance terminée, si c'est le cas,
Indiquez la quantité retournée et acceptée,
Indiquez la quantité rebutée éventuelle,
Mentionnez la date de livraison,
Validez.
Le Bouton Commande d’achat permet de générer une commande pour cette DA de sous-traitance.
Une DA de Sous-traitance porte sur une opération de fabrication, donc sur une prestation. L'article correspondant est donc dans un état transitoire, non terminé. Cet état n'est pas référencé dans la table Articles comme un article intermédiaire.
Il n'y a donc pas de mouvement généré lors d'une sous-traitance, à l'aller comme au retour.
Pour des raisons de traçabilité, il peut être nécessaire de conserver cependant une trace du déplacement de ces produits intermédiaires. L'onglet Logistique permet de conserver cette trace.
Vous pouvez ici enregistrer les mouvements vers le sous traitant et en provenance de celui ci.
Chaque mouvement sera identifié par son Numéro SSCC (Unité Logistique). Il est donc possible de détailler les mouvements jusqu'au colisage (par paquet, colis ou palette) en attribuant un numéro différent à chaque unité. Indiquez si nécessaire les éléments complémentaires, tels que:
Le Bordereau de Livraison,
La Manutention effectuée,
Le Transporteur concerné,
Le Transitaire éventuel.
Détaillez ces informations pour les sorties comme pour les entrées.
Il permet de visualiser les OF en cours. Double-cliquez sur l'un de la liste, pour le sélectionner comme OF concerné par la DA et retourner à l'onglet Descriptif.
Il permet de visualiser la table des Sous-traitants. Double-cliquez sur l'un de la liste, pour le sélectionner comme Sous-traitant concerné par la DA en cours et retourner à l'onglet Descriptif.
Le PDP affiche les prévisions de fabrication appliquées aux Macro Produits. Vous pouvez enregistrer plusieurs types de PDP, et les choisir lors du Calcul des besoins. Ceci permet de lancer des simulations et d'en analyser le résultat:
Plan de Production,
Plan commercial optimiste,
Plan commercial pessimiste,
etc.
Pour créer une nouvelle prévision :
Choisissez un Plan Directeur,
Choisissez un Macro Produit dans la liste déroulante associée,
Entrez la Date de fabrication prévisionnelle,
Entrez la Quantité à réaliser,
Validez.
Répétez l'opération pour les autres prévisions.
Vous pouvez définir une périodicité de la prévision et générer d'un seul coup un ensemble de besoins, en précisant:
Une date de début,
Une date de fin,
Une périodicité en jours.
Le besoin sera généré autant de fois que nécessaire.
Les Macro Produits sont des ensembles de produits finis, qui permettent de servir de support à des prévisions de mises en production (essentiellement afin d'anticiper les réapprovisionnements longs).
Par exemple :
Une entreprise fabrique 80% de vélos verts, 20% de vélos rouges. Pour chaque couleur, il y a 40% de vélos Femmes et 60% de vélos Hommes.
On veut établir des prévisions de vente sur un Vélo "moyen". On définira alors un Macro Produit Vélo, composé de :
0.32 Vélo vert Femme,
0.48 Vélo vert Homme,
0.08 Vélo rouge Femme,
0.12 Vélo rouge Homme.
Les prévisions seront ensuite enregistrées dans le PDP, sous la forme X Vélos pour le mois Y.
Les Macro Nomenclatures
Elles définissent la composition des Macro Produits. Pour ajouter un Macro Produit :
Donnez-lui un code,
Puis définissez sa composition :
Choisissez un article,
Définissez les variantes éventuelles,
Indiquez la quantité de participation de cet article dans le Macro Produit,
Validez.
Les Macro Produits sont présentés dans la grille de l'écran, avec leur décomposition.
Cliquez sur un Macro Produit pour le rappeler.
Supprimez au besoin un lien de nomenclature.
Un Macro Produit n'existe pas, il est composé de Produits Finis qui eux, existent, afin de représenter un ensemble cohérent au sens des prévisions de ventes.
Cette fonction présente l’historique de sorties de produits finis, et calcule une prévision par lissage sur cet historique. Une tendance est également estimée, et compte tenu du paramètre de tolérance indiqué (par exemple 10%), GPMI va déterminer dans quelle phase de vie se trouve le produit. Si la tolérance est 10% :
Si la tendance est supérieure à 10% de la moyenne, le produit est considéré comme en phase 1, donc en création / démarrage,
Si la tendance est inférieure à -10% de la moyenne, le produit est considéré comme en phase 3, donc en fin de vie,
Sinon, le produit est considéré comme en phase 2, en phase normale d’activité.
La fonction permet un calcul de suggestions de prévisions, effectué comme suit :
En fonction des paramètres Prévision tous les X jours sur une durée totale de Y jours, et de la moyenne de consommation mensuelle M, la prévision de base sera de X x M / 30.5 pour Y / X périodes.
En fonction de la phase de vie du produit :
Si le produit est en phase 1, la prévision part de la prévision de base, et ajoute la tendance à chaque pas de prévision pendant une durée paramétrée comme durée moyenne de phase 1
Si le produit est en phase 3, la prévision part de la prévision de base, et retire la tendance à chaque pas de prévision jusqu’à atteindre 0
Si le produit est en phase 2, la prévision est la prévision de base reconduite uniformément sur chaque période.
Cette prévision calculée peut être modulée en fonction :
Des coefficients de variation saisonnière,
Des modulations mêmes de l’historique.
Un bouton permet de générer un Plan Directeur pour le produit analysé, en créant un macro-produit avec un seul élément (le produit en question), et en reportant la prévision calculée comme besoin aux dates de périodes générées à partir de la date du jour.
Il concerne l'ensemble des OF, qu'ils soient terminés ou non.
Le prix de revient calculé peut être régénéré à tout moment. On peut ainsi le suivre pendant le déroulement de l'OF.
Ce prix prend en compte les éléments suivants :
Si l'OF est en cours :
Les composants prévus dans la nomenclature (sauf s'ils sont déjà sortis),
Les composants prévus dans la liste de sortie de pièces, si elle a été enregistrée,
Les opérations terminées (main d'œuvre et machine) ou prévues pour celles qui ne sont pas commencées,
Les coûts annexes à application automatique, si aucun autre n'a été enregistré.
Si l'OF est terminé :
Les composants effectivement sortis,
Les coûts main d'œuvre et machine réels, si les avancements ont bien été enregistrés.
Sélectionnez un OF (par la liste déroulante N° d'OF ou l'onglet Recherche / Liste), puis cliquez sur le bouton de Calcul pour calculer ou recalculer le prix de revient de cet OF.
L'ensemble des coûts est réparti sur trois colonnes :
Le prix de revient Prévu à partir :
de la gamme dans l'OF,
de la nomenclature de l'article,
des montants prévus des sous-traitances,
des coûts annexes automatiques,
Le prix de revient Réalisé, calculé d'après :
les composants réellement sortis,
les temps réellement passés,
les machines utilisées,
le taux horaire des Compagnons,
les OF induits (retouches, par exemple),
le montant constaté des sous-traitances,
les coûts annexes imputés à l'OF.
Les Ecarts, c'est-à-dire la différence entre le Prévu et le Réalisé.
Vous pouvez lancer le calcul pour tous les OF en cliquant sur Calcul Prix de Revient tous OF.
Le bas de l'onglet affiche les phases prévues et celles effectuées réellement.
La première partie de l'écran indique :
la Quantité réalisée,
la Quantité rebutée éventuelle,
le Prix standard de l'article dans la fiche Article,
le Prix de revient unitaire :
Prix de revient unitaire = Prix de revient Total / (Quantité réalisée - Quantité Rebutée).
La deuxième partie de l'écran présente :
les opérations de fabrication effectuées réellement, ainsi que les OF induits associés éventuels,
les composants :
prévus initialement dans la nomenclature,
réellement sortis.
Le bouton MàJ permet de basculer le Prix de revient unitaire dans le Prix standard de la fiche Article.
Cette partie permet l'imputation des coûts annexes à l'OF :
la liste Affectations enregistrées permet de visualiser les coûts annexes déjà enregistrés pour l'OF traité. Rappeler un coût dans cette liste, et le montant correspondant s'affiche. Il est alors possible de le modifier.
la liste Code coût annexe permet de sélectionner un nouveau coût annexe à imputer à l'OF. Le montant est alors calculé suivant la définition de ce coût. Il est également possible de le modifier.
Elle permet de répartir tout ou partie du prix de revient de l'OF sur des codes analytiques et des sections de l'entreprise.
GPMI propose initialement de répartir la différence entre le Prix de revient Réel et le prix de revient Prévu.
La liste Code coût permet de sélectionner un coût analytique:
entrez le coût à répartir,
précisez la Section affectée,
puis validez,
la Répartition enregistrée et le Total réparti sont mis à jour.
GPMI propose alors de répartir la partie non affectée de la différence entre le Prix de revient Réel et le prix de revient Prévu.
GPMI offre la possibilité d'imputer sur un OF les coûts indirects, dits "annexes" :
frais de structure,
frais de lancement d'OF,
frais de stockage,
coûts de non qualité, etc.
Cet écran permet de définir les règles d'imputation. La case à cocher Application automatique sur tous OF fonctionne de la manière suivante :
Si elle est cochée, le coût annexe sera appliqué systématiquement sur tous les OF, au moment du Calcul des Prix de Revient,
Si elle n'est pas cochée, le coût annexe sera appliqué manuellement à la demande (cas des coûts de non qualité, par exemple).
indiquez si besoin :
un Montant fixe à appliquer,
un Pourcentage à appliquer :
sur le coût des phases,
sur le coût des pièces.
Validez.
GPMI propose de répartir tout ou partie du prix de revient de l'OF sur des codes analytiques pré définis. La répartition sera affectée à une section de l'atelier.
Il convient d'enregistrer les ventilations analytiques possibles. En règle générale, on peut se contenter, non pas de répartir l'ensemble du prix de revient de l'OF, mais seulement l'écart entre le coût prévu et celui réalisé (en plus ou en moins). Ainsi, les codes analytiques représenteront, par exemple :
Les codes de non qualité :
casse,
défaut matière,
Les codes d'écarts divers :
Perte de productivité,
Gain de productivité,
etc.
Enregistrez l'ensemble des codes que vous voulez gérer :
Code,
Libellé en clair.
Validez chaque entrée.
Cette fonction permet essentiellement de renseigner les stocks initiaux. Ensuite, les stocks évolueront d'eux mêmes par le mécanisme des Entrées et Sorties. Elle permet toutefois également de consulter les stocks.
Pour choisir un article :
Appelez l'article pour lequel vous voulez enregistrer le stock de départ.
Sélectionnez une variante, dans les variantes possibles, si besoin. Le libellé est construit avec les noms des variantes choisies.
Pour identifier le stock :
Sélectionnez le Lieu de stockage et l'Emplacement du stock à enregistrer,
Si l'article est suivi par lot (case à cocher dans la fiche Article), indiquez le numéro de lot, à partir du numéro proposé (il s'incrémentera automatiquement)
Si l'article est suivi par numéro de série (case à cocher dans la fiche Article), indiquez le numéro de série,
Renseignez la quantité entrée, elle doit être à 1, en principe, si vous avez entré un numéro de série,
Validez.
Pour les articles n'étant pas gérés par Numéro de Série (suivi unitaire), le champ Numéro de Série est remplacé par le Numéro SSCC (Unité Logistique) que vous pouvez indiquer ou non.
Renseignez éventuellement les informations complémentaires suivantes :
Le Stock maxi : c'est une simple indication, donnée à titre d'information (pas de traitement sur cette valeur),
La Date de péremption : elle permettra l'édition des stocks arrivant à péremption dans un délai de X jours au choix,
Le Prix unitaire à l'origine de l'entrée en stock, ce prix permettant ensuite de valoriser les stocks à leur "vraie" valeur, la valorisation pouvant également s'effectuer sur prix moyen pondéré,
Le taux de dépréciation éventuel du stock traité,
La Date de création du stock. Elle est utilisée dans le calcul de dépréciation automatique, proposé dans les éditions de stocks,
S'il s'agit d'une matière active, vous pouvez indiquer le titre réel de matière pure de ce stock. Une rectification pourra être effectuée en fonction du titre attendu lors de la participation de cette matière à l'élaboration d'un Produit Fabriqué.
Le Statut du Stock
Attention ! Cette information est importante :
Il indique au Calcul des besoins si ce stock doit être pris en compte ou pas comme ressource !
Le seul statut pris en compte comme ressource dans le calcul des besoins est le statut Normal. Renseignez une autre valeur, par exemple, si le stock est douteux et en attente d'un contrôle (il faudra ensuite rappeler le stock et changer le statut si le doute est levé). Les stocks normaux seront affichés dans la fiche Article, ainsi que les autres en cumulé (autres statuts que Normal).
Inventaire
Entrez les informations relatives à l'inventaire tournant :
La périodicité de l'inventaire :
Le système propose les valeurs Mois, Trimestre, Semestre, Année,
Des suggestions de comptage seront émises en fonction de cette périodicité,
La valeur inscrite est celle de la fiche Article, par défaut. Vous n'avez donc besoin de l'indiquer qu'une fois pour l'ensemble des stocks du même article.
La date de dernier inventaire :
Entrez ici la date du dernier comptage,
Attention : si vous rentrez la même date sur tous les articles, les suggestions d'inventaires vont être émises en même temps pour tous les articles de la même périodicité !
Cette date figure également dans la fiche Article, par défaut.
Le dernier écart d'inventaire :
Il peut être mis à zéro dans la procédure de création des stocks initiaux.
Il sera déterminé par le système lors de l'enregistrement des comptages suivants.
Le stock total de l'article est calculé après validation.
Mouvements
Elle permet de visualiser les derniers mouvements effectués.
Stocks
Elle permet de visualiser les stocks de l'article appelé. Une case à cocher permet de visualiser ces stocks toutes variantes confondues. Si le champ Code Article est à blanc, tous les stocks sont affichés. Double-cliquez sur un stock pour le rappeler dans le corps de la fenêtre.
Emplacements
Elle permet de visualiser les lieux et emplacements de stockage. Double-cliquez sur une ligne pour rappeler le lieu et l'emplacement dans l'onglet Stock.
Manquants
Elle permet la visualisation de la liste des manquants pour l’article. Le manquant est une sortie non effectuée, forcée alors que le stock n'est pas disponible. On l'enregistre, en général, quand on est en rupture de stock en Production, et que l'on sait qu'une entrée est imminente.
Au moment de l'entrée, si des manquants sont enregistrés, le système propose leur livraison immédiate. Dans ce cas, la quantité correspondant au manquant est sortie de la quantité qui vient d'être rentrée. A l’enregistrement du Stock, si des manquants sont enregistrés, vous pouvez déclencher immédiatement leur sortie par le bouton Livraison Manquant.
Cette fonction permet la visualisation de tous les stocks pour un lieu et un emplacement donné. Choisissez le lieu et l’emplacement à l’aide des listes déroulantes à disposition.
Cette fonction permet de représenter graphiquement un lieu de stockage, avec le détail de ses emplacements à l’échelle de la fenêtre. La définition des coordonnées des emplacements est enregistrée dans la gestion des paramètres logistiques liés aux emplacements de stockage (x, y, dimensions, étage). La présentation s’effectue étage par étage.
Le choix d’un emplacement permet de visualiser dans la grille la liste des stocks contenus dans cet emplacement.
Cette fonction permet d'enregistrer facilement les déplacements de tout ou partie d'un stock d'un emplacement à un autre.
Appelez l'article pour lequel vous voulez enregistrer transfert de stock,
Indiquez les variantes éventuelles :
Sélectionnez une variante, dans les variantes possibles,
Cliquez sur Ajouter,
Les Stocks de l'article pour cette variante sont affichés dans la première grille.
Vous pouvez visualiser les stocks de cet article toutes variantes confondues, en cliquant sur la case Toutes Variantes.
Sélectionnez un stock à transférer, en cliquant sur une ligne de la grille,
Le champ Quantité reçoit la quantité en stock,
Modifiez cette quantité si le transfert n'est que partiel,
Sélectionnez un emplacement de destination dans la deuxième grille,
Validez en cliquant sur Transfert.
Vous pouvez également vous servir de cette procédure de transfert pour tracer toute manipulation effectuée sur un stock, par le biais des numéros SSCC (unités Logistiques). Par exemple:
Un stock est arrivé et enregistré sur 3 palettes. Un SSCC a été attribué par palette. Il s'agit d'un même lot, au même emplacement et lieu de stockage. Vous devez répartir ce stock dans 10 casiers. Vous pouvez alors faire les transferts des 3 palettes vers les casiers, en attribuant un nouveau SSCC à chaque casier. Un SSCC peut également être attribué à la manutention. La date et l'heure du transfert peuvent également être mémorisées.
Vous pouvez dans le même sens préparer des sorties pour BL ou OFs, et tracer les manipulations effectuées en attribuant des SSCC à chaque unité logistique de destination : carton, colis, casier, palette... Affectez dans le cas la manipulation à un OF ou un BL par les listes déroulantes appropriées.
La partie droite de l’écran permet un transfert rapide, en choisissant directement dans les arborescences un stock, d’une part, et un nouvel emplacement, d’autre part. Les stocks cochés en vert sont les stocks de statut « normal », les stocks en rouge sont des stocks avec un statut différent. |
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La partie haute de l’écran permet d’enregistrer rapidement des mouvements vers un tiers. Quatre possibilités sont offertes :
Composants de l’OF :
Transfert vers un sous traitant (constitution d’un stock dont le lieu sera le code du sous traitant et l’emplacement le numéro d’OF, pour les composants en stock qui n’ont pas été sortis)
Sortie du stock sous traitant (sorties sur OF à partir des stocks transférés sur le sous traitant par la fonction précédente)
Transfert vers un client (constitution d’un stock dont le lieu sera le code du client et l’emplacement le numéro de BL, pour les lignes en stock qui n’ont pas été sorties)
Sortie du stock client (sorties sur BL à partir des stocks transférés sur le client par la fonction précédente)
Cette fonction est liée à la gestion d’entrepôts logistiques. On considère que les entrées dans l’entreprise s’effectuent sur une zone de préparation. A partir de cette zone de préparation, cette fonction va permettre d’enregistrer la mise en stock effective, avec recherche du meilleur emplacement possible. Pour cela, il est nécessaire d’enregistrer les colisages avec leur article associé, les dimensions de cet article emballage, et de bien associer à l’entrée en stock (sur zone de préparation) la bonne unité de colisage.
On choisit une entrée. Le bouton Recherche Emplacement va tenter de trouver le meilleur emplacement possible pour l’article entré :
Près d’un stock existant pour le même article, ou près d’un article de sa famille,
Dans un emplacement où le volume à entrer va tenir,
En fonction de la quantité, en zone de picking ou en zone de stockage,
En optimisant le déplacement, si plusieurs choix sont possibles.
Cette fonction est liée à la gestion d’entrepôts logistiques. On considère que les sorties de l’entreprise s’effectuent via une zone de préparation. A partir des stocks, pour les articles d’une commande, cette fonction va permettre d’enregistrer la mise en zone de préparation, avec recherche de la zone la plus proche.
L’appel d’une commande, et le click sur le bouton de validation, permet l’affichage des suggestions de transfert en fonction des disponibilités en stock. Les stocks sont sortis en FIFO.
Avant d'enregistrer les stocks, il convient de rentrer l'ensemble des lieux et emplacements qui seront utilisés.
Entrez un Lieu de stockage,
Entrez le premier emplacement de ce lieu,
Validez,
Entrez les emplacements suivants, en les validant tour à tour.
Recommencez l'opération avec chaque lieu de stockage.
Choisissez un lieu de stockage et un emplacement par défaut, avec les listes déroulantes Lieu et Emplacement,
Cliquez sur Lieu / Emplacement par défaut : Ce lieu et cet emplacement seront proposés systématiquement par défaut lors de l'enregistrement des Entrées / Sorties.
Un lieu peut être identifié également par un code GLN (Global Location Number).
Cette fonction est liée à la gestion d’entrepôts logistiques. Elle permet l’enregistrement de données complémentaires sur les emplacements de stockage.
Les informations les plus importantes pour les fonctions logistiques sont :
La notion de zone d’appartenance, de manière à avoir un regroupement des emplacements, significatif de l’organisation physique du lieu de stockage,
Les notions de coordonnées, par rapport à un point origine du lieu (x1, y1, x2, y2),
Les dimensions de l’emplacement,
L’étage,
Le type (picking, préparation, stockage, etc.).
Les autres informations sont essentiellement à titre indicatif. On pourra également associer aux emplacements des familles de coûts, et affecter des montants par année.
Cette procédure permet de générer un BL à partir d’une commande client et d’effectuer les sorties de stocks correspondantes, et en fonction des articles disponibles en stock.
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Appelez une commande et validez. La liste des articles restant à sortir pour cette commande sont affichés dans la grille de gauche, et une liste de suggestions de sorties est affichée dans celle de droite. |
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Liste des articles restant à sortir sur cette commande |
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Liste des suggestions de sorties à effectuer. Vous pouvez modifier directement la quantité à sortir dans la grille. Un click sur une ligne induit l’affichage des autres stocks disponibles pour cette ligne. |
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Liste des autres stocks disponibles pour une ligne de suggestion de sortie. En double cliquant sur une ligne de ces autres stocks, le stock choisi remplacera le stock suggéré dans la liste des suggestions de sorties. |
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Liste des articles à sortir pour cette commande, mais non disponibles en stock. Cliquez sur une ligne de cette grille, pour afficher les stocks d’articles équivalents, s’il y a lieu. |
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Liste des stocks de remplacement en articles équivalents à une ligne d’article manquant. En double cliquant sur une ligne de ces stocks, la ligne choisie remplacera la ligne manquante. |
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Liste des sorties déjà effectuées au titre de cette commande. |
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Ce bouton effectue les sorties de stock et génère un BL pour ces sorties. |
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Ce choix permet de filtrer les commandes sur celles qui ont fait l’objet d’un transfert de stock en zone de préparation, par la procédure de transferts logistiques / sorties. |
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Les Kits représentent les sous ensembles non stockés présents dans la commande. Ils sont à traiter un par un, car ce sont les composants de ces sous ensembles qui seront sortis et non pas l’article lui-même. |
Cette procédure permet d’effectuer les sorties de stocks sur un BL, en fonction des articles disponibles en stock.
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Appelez un BL et validez. La liste des articles restant à sortir pour ce BL sont affichés dans la grille de gauche, et une liste de suggestions de sorties est affichée dans celle de droite. |
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Liste des articles restant à sortir sur ce BL |
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Liste des suggestions de sorties à effectuer. Vous pouvez modifier directement la quantité à sortir dans la grille. Un click sur une ligne induit l’affichage des autres stocks disponibles pour cette ligne. |
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Liste des autres stocks disponibles pour une ligne de suggestion de sortie. En double cliquant sur une ligne de ces autres stocks, le stock choisi remplacera le stock suggéré dans la liste des suggestions de sorties. |
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Liste des articles à sortir pour ce BL, mais non disponibles en stock. Cliquez sur une ligne de cette grille, pour afficher les stocks d’articles équivalents, s’il y a lieu. |
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Liste des stocks de remplacement en articles équivalents à une ligne d’article manquant. En double cliquant sur une ligne de ces stocks, la ligne choisie remplacera la ligne manquante. |
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Liste des sorties déjà effectuées au titre de ce BL. |
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Ce bouton effectue les sorties de stock. |
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Les Kits représentent les sous ensembles non stockés présents dans le BL. Ce sont les composants de ces sous ensembles qui seront sortis et non pas l’article lui-même. La case à cocher :
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Ce bouton permet de sortir en une fois tous les composants des Kits présents dans le BL, ou tous les composants de tous les articles du BL avec nomenclature (stockés ou non), suivant que la case :
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Cette fonction n’est pas liée à la gestion d’entrepôts logistiques. Le terme de logistique est employé car elle permet d’effectuer des sorties sur BL en enregistrant des données complémentaires de manutention et de traçabilité.
Sélectionner le BL Client à sortir par la liste déroulante Numéro de BL.
La liste des lignes restant à livrer pour ce BL est affichée dans la première grille de l'écran. L'onglet "Sorties effectuées sur ce BL" permet de visualiser les sorties précédemment enregistrées.
Vérification des Stocks disponibles |
Double-cliquez sur la ligne de BL correspondant à l'article à livrer : Le champ Quantité
sortie est renseigné par la quantité restant à livrer pour la ligne
sélectionnée, |
Sortie sans traçabilité |
Si vous gérez les stocks avec un seul emplacement par article (dans ce cas, il n'y a pas de suivi par lots), vous pouvez sortir le BL d'un sel coup. Après vérification de la disponibilité des articles à sortir, cliquez sur "Sortir tout..". |
Stocks multi emplacements |
Si vous gérez les stocks en multi emplacements (plusieurs stocks pour le même article), vous devez indiquer au système, article par article, sur quel stock s'effectue ou a été effectuée la sortie. Pour cela : Double-cliquez sur la ligne de BL correspondant à l'article à livrer, Double-cliquez sur la ligne de stock correspondant à la sortie effective. Si la quantité de ce stock est inférieure à la quantité restant à livrer pour la ligne de BL, elle vient mettre à jour le champ Quantité sortie. |
|
Modifiez cette Quantité sortie, si nécessaire, Précisez la date de la sortie, Validez la sortie. Si vous forcez la Quantité sortie à une valeur supérieure au stock choisi, ou si vous cliquez sur le bouton Sortir tout, et que tous les articles ne sont pas disponibles, un Manquant est enregistré. |
Unités Logistiques |
Vous pouvez renseigner des informations complémentaires concernant la sortie, en particulier: L'employé ayant effectué cette sortie, le transporteur et ou
le transitaire correspondant, la plaque du camion Transporteur,
|
Préparation des Sorties
|
Il est possible de préparer les colis à sortir, par le biais des Transferts de Stock, en attribuant des Numéros d'Unités Logistiques à chaque colis. Cliquez sur le bouton "Préparer le Colisage". Vous arrivez alors sur la fenêtre de Transferts de Stocks, afin de passer les articles et quantités correspondantes sur un stock intermédiaire, en affectant le Numéro de BL et les Numéros d'Unités Logistiques aux colis. Revenez ensuite sur l'écran Sorties sur BL Clients. Cochez la case "Que les Stocks affectés à ce BL". |
Il est réservé à la gestion en Stocks mono emplacements (sans traçabilité).
Il permet, quand on ne veut pas passer par les OF, de sortir toute la nomenclature de l'article à sortir sur la ligne de BL, en une seule opération.
Attention ! il convient de respecter l'ordre suivant :
Sélectionnez une ligne de BL,
Allez dans l'onglet Sortie Nomenclature,
Cliquez sur Générer la liste de sortie, pour afficher l'ensemble des composants associés à la ligne de BL,
Cliquez sur Sortir Ligne BL,
Revenez sur l'onglet Sortie Ligne de BL,
Affectez le stock, et sortez la ligne de BL.
En cas d'erreur, effacez la liste de sortie. Pour sortir toutes les lignes de BL de cette manière, cliquez sur Sortir tout le BL.
Ce bouton lance un fichier Excel permettant de préparer et d'éditer les étiquettes logistiques correspondant aux lignes de ce BL.
Rectifiez si besoin les quantités, cochez les lignes à éditer, puis cliquez sur Générer les étiquettes.
Editez le résultat.
Cette procédure permet d’effectuer les sorties de stocks sur la liste de pièces d’un OF, en fonction des articles disponibles en stock.
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Appelez un OF et validez. La liste des articles restant à sortir pour cet OF sont affichés dans la grille de gauche, et une liste de suggestions de sorties est affichée dans celle de droite. |
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Liste des articles restant à sortir sur cet OF |
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Liste des suggestions de sorties à effectuer. Vous pouvez modifier directement la quantité à sortir dans la grille. Un click sur une ligne induit l’affichage des autres stocks disponibles pour cette ligne. |
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Liste des autres stocks disponibles pour une ligne de suggestion de sortie. En double cliquant sur une ligne de ces autres stocks, le stock choisi remplacera le stock suggéré dans la liste des suggestions de sorties. |
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Liste des articles à sortir pour cet OF, mais non disponibles en stock. Cliquez sur une ligne de cette grille, pour afficher les stocks d’articles équivalents, s’il y a lieu. |
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Liste des stocks de remplacement en articles équivalents à une ligne d’article manquant. En double cliquant sur une ligne de ces stocks, la ligne choisie remplacera la ligne manquante. |
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Liste des sorties déjà effectuées au titre de cet OF. |
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Ce bouton effectue les sorties de stock. |
Ces fonctions permettent, en liaison avec la Gestion des commandes de Dépôts et Prêts, dans la Gestion Commerciale :
D'alimenter des Dépôts et Prêts,
De réassortir les Dépôts et Prêts en facturant le réassort.
Appelez la Commande de Dépôts et Prêts, par la liste déroulante. Cette liste peut être limitée aux Dépôts seuls ou Prêts seuls, à l'aide de cases à cocher.
Les lignes de commande sont affichées dans la première grille,
Cliquez sur le bouton Nouveau pour générer un Bon de Livraison Dépôts et Prêts,
Choisissez les lignes à sortir en double-cliquant dans la grille des Lignes de commandes,
Les stocks de l'article correspondant sont affichés,
Choisissez un stock,
Cliquez sur Sortie, le système génère un transfert de stock vers un stock Client.
Si vos articles comportent des étiquettes codes barres portant sur le numéro de lot ou sur le numéro de série:
Positionnez vous dans le champ correspondant,
Lisez votre étiquette, à l'aide d'un crayon ou d'une douchette,
Le système retrouve le stock de l'article correspondant.
Vous pouvez ensuite éditer le BL généré
Supposons que vous ayez livré une commande de Dépôts et Prêts, le client a consommé une partie de cette livraison et demande un nouveau Dépôt ou Prêt pour revenir à l'état initial.
Choisissez le numéro de BL correspondant à la première livraison, à l'aide de la liste déroulante.
Le système affiche dans la première grille les lignes correspondant à ce BL,
Appelez les lignes de BL consommées par le client,
Cliquez sur Ajouter pour les faire figurer dans la deuxième grille,
Quand tout est complet, cliquez sur Sortir et facturer les consommés.
Le système enregistre des sorties de stock,
Une facture des éléments sortis est générée.
Après cela retournez dans l'onglet Alimentation des Dépôts et Prêts pour générer un BL correspondant aux nouveaux articles à envoyer pour le réassort.
L'onglet En Cours permet de visualiser l'ensemble des articles en Dépôts et Prêts. Rappelez un BL et une commande en double-cliquant sur la ligne correspondante.
Ces sorties peuvent être du type :
Sortie pour essai ou prototype, sans qu'il y ait eu d'OF,
Sortie pour contrôle destructif,
De manière générale, toute autre sortie sans origine précise.
Ces sorties se traitent de la manière suivante :
Indiquez directement l'article à sortir et sa variante éventuelle,
Choisissez le stock sur lequel la sortie est effectuée,
Indiquez, si vous le souhaitez, une référence ou une cause de la sortie dans le champ Origine.
Attention ! Vous ne pouvez pas enregistrer de manquants sur ce type de sortie.
Filtrage Article : Vous pouvez filtrer les articles affichés dans la liste déroulante Code Article :
Que les articles disposant d’un stock, option par défaut, puisque les manquants ne peuvent être enregistrés sur ces sorties,
Que les composants d’un OF entré.
Affectez si nécessaire un Numéro de SSCC aux sorties à effectuer.
Filtrage Article sur les composants d’un OF entré : La déclaration Post Production permet d'entrer un Produit Fabriqué et de sortir tous les composants associés, sans se soucier du stock choisi.
Ici, on peut effectuer des sorties sur l'entrée d'un Produit Fabriqué sans qu'il y ait eu d'OF, mais en choisissant les stocks des composants sortis.
La liste déroulante Composé montre les articles fabriqués ayant fait l'objet d'une entrée. Si vous choisissez un composé, alors la liste de choix de l'article à sortir se trouve limitée aux composants de ce composé, et la quantité est calculée en fonction de la nomenclature.
Cette fonction permet de simplifier le principe des sorties sur BL ou des sorties de composants pour OFs, en utilisant une lecture code barre.
Le stock à sortir n'est pas choisi, on perd donc les notions de traçabilité!
Le principe est de lire par code barre l'origine de la sortie : N° de BL ou N° d'OF, GPMI déterminera seul s'il s'agit d'un BL ou d'un OF. Il convient bien sûr d'avoir une numérotation des BL et des OFs différente!
On peut également choisir l'origine par les listes déroulantes OFs et BL.
Le choix étant fait, l'écran affiche la liste des items correspondants, lignes de BL ou liste de pièces de l'OF.
La saisie du code Article va déclencher directement la sortie si elle est possible. GPMI va rechercher dans les lignes à sortir la quantité restant à sortir, puis va parcourir les stocks afin de détecter les disponibles et effectuer la sortie sur le ou les stocks trouvés.
Pas de bouton de validation, tout est automatique!
Cette fonction permet d'appeler une commande fournisseur en cours, de sélectionner une ligne de commande, et d'enregistrer l'arrivée de la marchandise.
A l'appel de la fenêtre, le premier numéro de lot disponible est proposé, ainsi que le lieu de stockage et l'emplacement par défaut. Changez le numéro de lot si vous le souhaitez, par exemple en indiquant celui du fournisseur,
Sélectionnez la commande à entrer :
Soit par la liste déroulante Numéro de Commande,
Soit par l'onglet Commandes, qui présente sous forme de grille la liste des commandes d'achat en cours.
La commande étant choisie, sélectionnez la ligne de commande :
Soit par la liste déroulante Ligne,
Soit par l'onglet Lignes de Cde, qui présente la liste des lignes de la commande d'achat choisie.
La quantité est alors indiquée, comme étant :
Celle commandée,
Le reliquat, si une livraison a déjà été effectuée sur cette ligne de commande,
Entrez la quantité effectivement reçue.
Confirmez, si possible, le prix unitaire d'achat, l'entrée déclenchant une mise à jour dans la fiche Articles du Prix Moyen Pondéré :
Nouveau prix moyen = ((prix unitaire x quantité entrée) + (ancien prix moyen x ancien stock)) / nouveau stock
Si le Prix unitaire n'est pas renseigné, le Prix moyen, dans la fiche article devra être mise à jour manuellement.
Renseignez les éléments concernant le stock, si c'est un nouveau stock (ce sera le cas si vous avez attribué un nouveau numéro de lot à l'entrée):
Date d'entrée, forme JJ-MM-AAAA (date de création du stock et date du mouvement d'entrée),
Stock maxi,
Date de péremption,
Statut du Stock autre que Normal, si l'entrée est douteuse, et que vous ne voulez pas la faire apparaître dans les ressources, lors du prochain calcul des besoins.
Si vous voulez solder la ligne de commande, et ne pas prendre en compte le reliquat, cochez la case ligne soldée. Par exemple, pour les articles en grande quantité, il est toujours possible d'avoir des différences minimes entre la quantité commandée et la quantité livrée.
Validez l'entrée.
Si l'article livré est géré par numéro de série, et si les numéros se suivent dans la livraison, vous pouvez enregistrer le premier numéro de série. Lors de la validation de l'entrée, le système :
Passera la quantité à 1,
Validera le stock,
Incrémentera le numéro de série,
Recommencera l'opération autant de fois que la quantité entrée.
Si vous gérez les Numéros de SSCC, vous pouvez alors attribuer à l'entrée des SSCC par colis ou palette, le principe étant le même que l'attribution des Numéros de Série, avec simplement une quantité différente de 1. Indiquez la quantité de chaque unité logistique dans la zone Quantité par SSCC.
Le cadre Traçabilité permet de renseigner des informations complémentaires, telles que :
La Manutention effectuée,
Le Transporteur concerné,
La plaque du camion,
Le Transitaire éventuel.
Le titre est à indiquer dans le cas des matières actives. Une rectification des listes de sorties sur OF pourra être enclenchée en fonction du titre réel par rapport au titre prévu d'une matière active dans un processus chimique.
Lors des sorties de stock, il est possible que vous ayez enregistré un manquant.
Le manquant est une sortie non effectuée, forcée alors que le stock n'est pas disponible.
On l'enregistre, en général, quand on est en rupture de stock en Production, et que l'on sait qu'une entrée est imminente.
Au moment de l'entrée, si des manquants sont enregistrés, le système propose leur livraison immédiate. Dans ce cas, la quantité correspondant au manquant est sortie de la quantité qui vient d'être rentrée.
Une case à cocher, dès l'appel de la fenêtre, permet de préciser si vous voulez étiqueter les produits entrés. Si c'est le cas,
Cochez la case,
Après l'enregistrement de l'entrée, ou des entrées, appelez le programme d'édition des étiquettes en cliquant sur le bouton à cet effet.
Vous pourrez alors éditer les étiquettes, une par produit.
Cette fonction permet d'appeler un OF en cours, et d'enregistrer l’entrée en stock d’un article fabriqué.
Vous pouvez entrer un OF au fur et à mesure de sa fabrication. Une case à cocher permet d'ajouter la quantité entrée à la quantité réalisée sur l'OF.
A l'appel de la fenêtre, le premier numéro de lot disponible est proposé, ainsi que le lieu de stockage et l'emplacement par défaut. Changez le numéro de lot si vous le souhaitez, par exemple en indiquant celui du fournisseur,
Sélectionnez l’OF à entrer :
Soit par la liste déroulante OF,
Soit par l'onglet OFs, qui présente sous forme de grille la liste des OFs en cours.
La quantité est alors indiquée, comme étant :
Celle prévue pour l’OF,
Le reliquat, si une entrée a déjà été effectuée sur cet OF,
Entrez la quantité effectivement réalisée.
Confirmez, si possible, le prix de revient unitaire, l'entrée déclenchant une mise à jour dans la fiche Articles du Prix Moyen Pondéré :
Nouveau prix moyen = ((prix unitaire x quantité entrée) + (ancien prix moyen x ancien stock)) / nouveau stock
Si le Prix unitaire n'est pas renseigné, le Prix moyen, dans la fiche article devra être mise à jour manuellement.
Renseignez les éléments concernant le stock, si c'est un nouveau stock (ce sera le cas si vous avez attribué un nouveau numéro de lot à l'entrée):
Date d'entrée, forme JJ-MM-AAAA (date de création du stock et date du mouvement d'entrée),
Stock maxi,
Date de péremption,
Statut du Stock autre que Normal, si l'entrée est douteuse, et que vous ne voulez pas la faire apparaître dans les ressources, lors du prochain calcul des besoins.
Si vous voulez solder l’OF, et ne pas prendre en compte le reliquat, cochez la case OF terminé. Par exemple, pour les articles en grande quantité, il est toujours possible d'avoir des différences minimes entre la quantité prévue et la quantité réalisée.
Validez l'entrée.
Si l'article livré est géré par numéro de série, et si les numéros se suivent dans l’entrée, vous pouvez enregistrer le premier numéro de série. Lors de la validation de l'entrée, le système :
Passera la quantité à 1,
Validera le stock,
Incrémentera le numéro de série,
Recommencera l'opération autant de fois que la quantité entrée.
Si vous gérez les Numéros de SSCC, vous pouvez alors attribuer à l'entrée des SSCC par colis ou palette, le principe étant le même que l'attribution des Numéros de Série, avec simplement une quantité différente de 1. Indiquez la quantité de chaque unité logistique dans la zone Quantité par SSCC.
Le cadre Traçabilité permet de renseigner des informations complémentaires, telles que :
La Manutention effectuée,
Le Transporteur concerné,
La plaque du camion,
Le Transitaire éventuel.
Le titre est à indiquer dans le cas des matières actives. Une rectification des listes de sorties sur OF pourra être enclenchée en fonction du titre réel par rapport au titre prévu d'une matière active dans un processus chimique.
Lors des sorties de stock, il est possible que vous ayez enregistré un manquant.
Le manquant est une sortie non effectuée, forcée alors que le stock n'est pas disponible.
On l'enregistre, en général, quand on est en rupture de stock en Production, et que l'on sait qu'une entrée est imminente.
Au moment de l'entrée, si des manquants sont enregistrés, le système propose leur livraison immédiate. Dans ce cas, la quantité correspondant au manquant est sortie de la quantité qui vient d'être rentrée.
Une case à cocher, dès l'appel de la fenêtre, permet de préciser si vous voulez étiqueter les produits entrés. Si c'est le cas,
Cochez la case,
Après l'enregistrement de l'entrée, ou des entrées, appelez le programme d'édition des étiquettes en cliquant sur le bouton à cet effet.
Vous pourrez alors éditer les étiquettes, une par produit.
Un cadre spécifique aux fabrications à la cadence panel est proposé :
Les fonctionnements en cadences se distinguent la plupart du temps par les particularités suivantes : La ligne de fabrication produit en continu, Le nombre de pièces fabriquées n'est pas connu au départ, Il dépend de la cadence de la machine de production, de son rendement et de son temps de fonctionnement. Pour cela, il est prévu un cadre permettant de rentrer les informations croisées, afin de déterminer la quantité fabriquée : Le système affiche la quantité prévue et le rendement prévu, On renseigne le temps de fabrication réel. Ensuite, on indique : Le rendement, et le système calcule la cadence et la quantité réelle, et donc la quantité entrée, La cadence, et le système calcule le rendement et la quantité réelle, et donc la quantité entrée, La quantité réelle, et donc la quantité entrée, et le système calcule le rendement et la cadence. |
|
Une liste permet de visualiser la liste des entrées préalablement enregistrées pour l’OF.
Entrée de sous produits :
La nomenclature d’un produit fabriqué peut comporter des lignes à quantité négative. Ce sont alors des sous produits, qui pourront entrer en stock en même temps que l’article principal. Dans ce cas, ce cadre proposera l’appel des sous produits, et permettra leur entrée en stock.
Clôture de l’OF
Un bouton permet de clôturer totalement l’OF. Dans ce cas, les mises à jour suivantes seront effectuées :
Mise à jour de la quantité prévue à la quantité réalisée,
Mise à jour du statut de l’OF à OF terminé et Sorties effectuées,
Mise à jour des quantités prévues sur la liste de pièces aux quantités sorties.
Si l’OF est rattaché à une ligne de commande client, on peut également mettre à jour la quantité commandée à la quantité réalisée de l’OF.
Vous pouvez utiliser cette procédure dans le cas suivant:
Vous avez effectué une livraison de dépôt ou prêt chez un client, à partir d'une commande enregistrée comme Dépôt / Prêt.
Le Client vous retourne la marchandise, en ayant gardé la partie qui l'intéressait.
Les articles correspondants sont gérés par lots et / ou par Numéro de série.
Rappelons qu'un prêt ou un dépôt se traduit lors de sa livraison par la création d'un stock identifié comme suit:
Lieu de stockage = Code Client
Emplacement de Stockage = N° BL
Dans ce cas, la simple saisie du Numéro de Série ou du Numéro de Lot permet d'identifier précisément le prêt ou le dépôt.
Choisissez le numéro de BL correspondant à la livraison, à l'aide de la liste déroulante ou de la grille présentant l'ensemble des articles en Dépôts et Prêts,
Indiquez le lieu et l'emplacement de stockage du retour chez vous,
Choisissez les lignes correspondant aux articles retournés,
En cliquant sur une ligne de la grille,
En entrant son numéro de lot ou numéro de série, soit au clavier, soit par lecture code barre
Indiquez la quantité entrée,
Cliquez sur Ok,
Le système génère un transfert de stock Client vers le stock indiqué.
Recommencez l'opération pour toutes les lignes retournées,
Cliquez sur Facturer et sortir les non retournés :
Le système enregistre des sorties de stock,
Une facture des éléments sortis est générée.
Cette fonction permet d'appeler un article, et d'enregistrer une entrée en stock sans spécifier obligatoirement une origine gérée par GPMI.
A l'appel de la fenêtre, le premier numéro de lot disponible est proposé, ainsi que le lieu de stockage et l'emplacement par défaut. Changez le numéro de lot si vous le souhaitez, par exemple en indiquant celui du fournisseur,
Sélectionnez l’article à entrer, et sa variante éventuelle :
Soit par la liste déroulante Code Article,
Soit par le choix d’un BL, s’il s’agit d’un retour Client.
Si un BL est choisi, sélectionnez la ligne de BL.
Entrez la quantité à entrer.
Confirmez, si possible, le prix unitaire d'achat, l'entrée déclenchant une mise à jour dans la fiche Articles du Prix Moyen Pondéré :
Nouveau prix moyen = ((prix unitaire x quantité entrée) + (ancien prix moyen x ancien stock)) / nouveau stock
Si le Prix unitaire n'est pas renseigné, le Prix moyen, dans la fiche article devra être mise à jour manuellement.
Renseignez les éléments concernant le stock, si c'est un nouveau stock (ce sera le cas si vous avez attribué un nouveau numéro de lot à l'entrée):
Date d'entrée, forme JJ-MM-AAAA (date de création du stock et date du mouvement d'entrée),
Stock maxi,
Date de péremption,
Statut du Stock autre que Normal, si l'entrée est douteuse, et que vous ne voulez pas la faire apparaître dans les ressources, lors du prochain calcul des besoins.
Validez l'entrée.
Si l'article livré est géré par numéro de série, et si les numéros se suivent dans la livraison, vous pouvez enregistrer le premier numéro de série. Lors de la validation de l'entrée, le système :
Passera la quantité à 1,
Validera le stock,
Incrémentera le numéro de série,
Recommencera l'opération autant de fois que la quantité entrée.
Si vous gérez les Numéros de SSCC, vous pouvez alors attribuer à l'entrée des SSCC par colis ou palette, le principe étant le même que l'attribution des Numéros de Série, avec simplement une quantité différente de 1. Indiquez la quantité de chaque unité logistique dans la zone Quantité par SSCC.
Le cadre Traçabilité permet de renseigner des informations complémentaires, telles que :
La Manutention effectuée,
Le Transporteur concerné,
La plaque du camion,
Le Transitaire éventuel.
Le titre est à indiquer dans le cas des matières actives. Une rectification des listes de sorties sur OF pourra être enclenchée en fonction du titre réel par rapport au titre prévu d'une matière active dans un processus chimique.
Lors des sorties de stock, il est possible que vous ayez enregistré un manquant.
Le manquant est une sortie non effectuée, forcée alors que le stock n'est pas disponible.
On l'enregistre, en général, quand on est en rupture de stock en Production, et que l'on sait qu'une entrée est imminente.
Au moment de l'entrée, si des manquants sont enregistrés, le système propose leur livraison immédiate. Dans ce cas, la quantité correspondant au manquant est sortie de la quantité qui vient d'être rentrée.
Une case à cocher, dès l'appel de la fenêtre, permet de préciser si vous voulez étiqueter les produits entrés. Si c'est le cas,
Cochez la case,
Après l'enregistrement de l'entrée, ou des entrées, appelez le programme d'édition des étiquettes en cliquant sur le bouton à cet effet.
Vous pourrez alors éditer les étiquettes, une par produit.
Métaux précieux suivis par compte poids
Pour les métaux précieux suivis par compte poids, vous pouvez indiquer le Client origine, dans le champ Stock Client. Son compte poids sera incrémenté de la quantité entrée.
Cette fonction marche comme une entrée sur OF terminé. Elle permet d'enregistrer une fabrication sans avoir fait d'OF. Le principe est le suivant:
Entrer la quantité fabriquée comme une entrée sur OF terminé,
Le système va enregistrer les sorties de composants comme s'il y avait eu un OF, en se reportant à la Nomenclature.
Attention : Cette fonction est totalement incompatible avec une démarche de traçabilité! En effet, les composants sont sortis du premier stock trouvé, sans pouvoir choisir le lot concerné.
On peut choisir une quantité de produit entré et une sortie de composants sur une autre quantité. Par exemple, on retrouve un article "perdu" et on en fabrique 10 autres. On fait une entrée de 11, en déclarant les sorties de composants sur 10.
Astuce!
Si la quantité entrée est négative, et la quantité impliquant la sortie de composants est négative également, GPMI fait un démontage:
La quantité de produit "fabriquée" est sortie,
Les composants sont entrés en stock pour la quantité de sortie de composants.
Les deux quantités doivent être négatives dans ce cas.
Entrez la quantité effectivement réalisée.
Confirmez, si possible, le prix de revient unitaire, l'entrée déclenchant une mise à jour dans la fiche Articles du Prix Moyen Pondéré :
Nouveau prix moyen = ((prix unitaire x quantité entrée) + (ancien prix moyen x ancien stock)) / nouveau stock
Si le Prix unitaire n'est pas renseigné, le Prix moyen, dans la fiche article devra être mise à jour manuellement.
Renseignez les éléments concernant le stock, si c'est un nouveau stock (ce sera le cas si vous avez attribué un nouveau numéro de lot à l'entrée):
Date d'entrée, forme JJ-MM-AAAA (date de création du stock et date du mouvement d'entrée),
Stock maxi,
Date de péremption,
Statut du Stock autre que Normal, si l'entrée est douteuse, et que vous ne voulez pas la faire apparaître dans les ressources, lors du prochain calcul des besoins.
Validez l'entrée.
Si l'article livré est géré par numéro de série, et si les numéros se suivent dans l’entrée, vous pouvez enregistrer le premier numéro de série. Lors de la validation de l'entrée, le système :
Passera la quantité à 1,
Validera le stock,
Incrémentera le numéro de série,
Recommencera l'opération autant de fois que la quantité entrée.
Si vous gérez les Numéros de SSCC, vous pouvez alors attribuer à l'entrée des SSCC par colis ou palette, le principe étant le même que l'attribution des Numéros de Série, avec simplement une quantité différente de 1. Indiquez la quantité de chaque unité logistique dans la zone Quantité par SSCC.
Le cadre Traçabilité permet de renseigner des informations complémentaires, telles que :
La Manutention effectuée,
Le Transporteur concerné,
La plaque du camion,
Le Transitaire éventuel.
Le titre est à indiquer dans le cas des matières actives. Une rectification des listes de sorties sur OF pourra être enclenchée en fonction du titre réel par rapport au titre prévu d'une matière active dans un processus chimique.
Lors des sorties de stock, il est possible que vous ayez enregistré un manquant.
Le manquant est une sortie non effectuée, forcée alors que le stock n'est pas disponible.
On l'enregistre, en général, quand on est en rupture de stock en Production, et que l'on sait qu'une entrée est imminente.
Au moment de l'entrée, si des manquants sont enregistrés, le système propose leur livraison immédiate. Dans ce cas, la quantité correspondant au manquant est sortie de la quantité qui vient d'être rentrée.
Une case à cocher, dès l'appel de la fenêtre, permet de préciser si vous voulez étiqueter les produits entrés. Si c'est le cas,
Cochez la case,
Après l'enregistrement de l'entrée, ou des entrées, appelez le programme d'édition des étiquettes en cliquant sur le bouton à cet effet.
Vous pourrez alors éditer les étiquettes, une par produit.
Un cadre spécifique aux fabrications à la cadence panel est proposé :
Les fonctionnements en cadences se distinguent la plupart du temps par les particularités suivantes : La ligne de fabrication produit en continu, Le nombre de pièces fabriquées n'est pas connu au départ, Il dépend de la cadence de la machine de production, de son rendement et de son temps de fonctionnement. Pour cela, il est prévu un cadre permettant de rentrer les informations croisées, afin de déterminer la quantité fabriquée : Le système affiche la quantité prévue et le rendement prévu, On renseigne le temps de fabrication réel. Ensuite, on indique : Le rendement, et le système calcule la cadence et la quantité réelle, et donc la quantité entrée, La cadence, et le système calcule le rendement et la quantité réelle, et donc la quantité entrée, La quantité réelle, et donc la quantité entrée, et le système calcule le rendement et la cadence. |
|
Entrée de sous produits :
La nomenclature d’un produit fabriqué peut comporter des lignes à quantité négative. Ce sont alors des sous produits, qui pourront entrer en stock en même temps que l’article principal. Dans ce cas, ce cadre proposera l’appel des sous produits, et permettra leur entrée en stock.
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Pour un suivi de la qualité (Fournisseurs ou Fabrication), vous pouvez noter les entrées à partir de ce bouton dans les fonctions d’entrées, ou directement par appel de cette fonction dans le menu général. Les notations s’effectuent par l’enregistrement d’une note de 1 à 5 sur des questions préalablement définies (Métriques Qualité). |
|
Ce bouton permet d’accéder à la visualisation des résultats de mesures, par article, par fournisseur, par année. |
|
Ce bouton dans la visualisation des résultats permet d’enregistrer une qualification Fournisseur (à la date du jour) pour l’article concerné. Cette qualification est inscrite dans les Conditions d’achats. |
Cette fonction permet d'afficher les mouvements de stock :
Globalement,
Par article,
Par type de mouvement.
Sélectionnez un type de mouvement pour limiter l'affichage à ce type.
Double-cliquez sur une ligne pour appeler l'article et limiter l'affichage à cet article et sa variante éventuelle, cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier la grille sur cette colonne. La grille fonctionne comme les grilles de recherche, avec les fonctions de tri et de filtre.
Cette fonction permet d’enregistrer au niveau de chaque mouvement le prix réel des pièces (prix d’achat, prix de revient) sur les mouvements de sorties sur OFs.
Cette procédure permet de consulter les manquants, mais aussi de les modifier ou de les supprimer, si le besoin a été traité par ailleurs. Si le champ Code Article est vide, tous les manquants sont affichés. Cliquez sur un manquant pour le rappeler.
Pour supprimer une ligne, sélectionnez la ligne, maintenir le bouton de la souris enfoncé, et appuyez sur la touche Suppression du clavier.
Les stocks sont gérés dans GPMI au niveau le plus bas. En effet, on peut distinguer chaque stock élémentaire sur les critères suivants :
Article,
Variante,
Lieu de stockage,
Emplacement,
Numéro de lot,
Numéro de série, ou SSCC.
Il s'en suit que les mouvements sur ces stocks portent également ces informations.
Le résultat est que l'on va pouvoir consulter l'ensemble des mouvements qui ont pu avoir lieu sur un lot donné, en particulier de puis l'entrée de ce lot (livraison fournisseur ou fabrication) jusqu'à son utilisation complète.
Cette aide est commune à la consultation des Utilisations de Lots et des Numéros de Série / SSCC, l'utilisation étant semblable (remplacer la notion de Lot par celle de SSCC).
Appelez un numéro de lot ou un Numéro de Série / SSCC par la liste déroulante. Vous pouvez limiter le choix aux articles Achetés ou Fabriqués. L'écran affiché comprend 4 parties:
Entrées indique les entrées effectuées sur ce lot.
Sorties indique les sorties effectuées sur ce lot.
Amont indique comment a été constitué le lot. S'il s'agit d'un produit fabriqué, cette grille indiquera les lots de composants utilisés directement dans la fabrication du produit.
Aval indique l'utilisation faite du lot. Si c'est un composant, on y verra les OFs dans lesquels ce lot de composant est intervenu.
Cliquez sur le bouton représentant un Arbre.
GPMI affiche l'arborescence de la provenance de tous les composants du lot, quel que soit le nombre de niveaux:
Articles achetés
Articles fabriqués
Composants des articles fabriqués
Provenance de chaque composant
et ainsi de suite, niveau par niveau.
Cochez la case Arbre inversé, vous visualiserez l'utilisation à tous les niveaux du lot concerné.
GPMI vous suggère les comptages de stock à effectuer, ce qui vous évitera un inventaire annuel en répartissant les comptages tout au long de l'année, quand le stock est au plus bas. Un bouton permet de générer les suggestions d’inventaires. Si vous souhaitez rester sur un principe d’inventaires annuels, cochez Annuels avant de générer les suggestions.
Après les comptages que vous venez d'effectuer, vous allez enregistrer les résultats de comptage.
Si vous avez suivi les suggestions de comptage :
Utilisez les boutons < et > pour faire défiler les stocks qui étaient suggérés comme à compter,
Sinon, sélectionnez un stock:
Soit par la grille des Stocks à compter,
Soit en entrant :
Le code article,
La variante,
Le lieu et l'emplacement,
Le lot et le numéro de série éventuels,
Saisissez la Quantité comptée, ou validez la s'il n'y a pas d'écart,
Validez.
Faites défiler les stocks dans l'ordre de l'état des suggestions par les boutons < et >.
Ce bouton permet d’enter un stock non enregistré dans GPMI.
GPMI vous permet de paramétrer des informations complémentaires à enregistrer au niveau d'une fiche Article, d'un Lot, ou d'une Unité Logistique. Ce paramétrage est spécifié par famille d'articles (chaque famille peut ainsi avoir ses propres informations paramétrées). Il est appelé par les boutons suivant les champs Lot et Numéro de Série dans les mouvements de stock :
Dans cet écran, appelez le code Lot, SSCC ou Article. GPMI retrouve la famille correspondante, et affiche les paramètres associés. 48 paramètres numériques ou alphabétiques sont possibles, ainsi que 3 fichiers associés et un mémo (texte libre illimité). Pour l'agro alimentaire, vous pourrez ainsi spécifier la provenance, les différentes dates de production, les références éleveur ou agriculteur, etc.
Entrez les informations relatives à l'item choisi, puis validez.
Le paramétrage est accessible par le bouton Paramètres.
Par famille d'articles, GPMI vous permet de spécifier 48 paramètres numériques ou alphabétiques, ainsi que 3 fichiers associés et un mémo (texte libre illimité).
Dans cet écran, vous définissez le nom de chaque paramètre à utiliser, sa longueur maximum, ainsi que son unité si besoin. Vous pouvez définir des paramètres différents pour chaque famille d'articles, et par Article, Lot ou SSCC (unité Logistique).
Sélectionnez le Salarié par la liste déroulante Code salarié,
Vous pouvez alors accéder aux informations concernant la Fiche du Salarié :
Nom et prénom,
Taux Horaire, il viendra renseigner cette information sur une opération dès que le salarié concerné sera affecté à cette opération,
Spécialité (qualification), entrez un texte libre, et il viendra compléter la liste déroulante,
Type d'horaire, texte libre permettant de distinguer des horaires différents entre salariés, s'il y a lieu,
Potentiel d'heures par jour travaillé.
Validez.
Vous pouvez également associer à la fiche du salarié l'adresse d'un fichier image correspondant à sa photo.
Pour pouvoir générer des affectations de salariés sur OFs globalement par section, vous pouvez indiquer le rattachement d'un salarié à un responsable et une section.
Le calendrier spécifique du salarié est rappelé lors du choix du Code Salarié. il se superpose au calendrier d'activité de l'Entreprise.
Modifiez ou complétez le calendrier spécifique du Salarié :
Choisissez un motif d’absence,
Choisissez un mois,
Positionnez vous sur un jour,
Cliquez sur le jour pour enregistrer l’absence. Les clicks successifs changent le statut du jour :
Présence,
Absence ½ journée,
Absence une journée.
Chaque motif peut être paramétré par le bouton Go, avec une couleur pour distinguer chaque motif.
Cette fonction est accessible depuis la Fiche Salarié si les Options CAT sont cochées dans les Paramètres Admin
Sélectionnez le Salarié par la liste déroulante Code salarié,
Vous pouvez alors visualiser les informations concernant la Fiche du Salarié :
Nom et prénom,
Taux Horaire, il viendra renseigner cette information sur une opération dès que le salarié concerné sera affecté à cette opération,
Spécialité (qualification), entrez un texte libre, et il viendra compléter la liste déroulante,
Type d'horaire, texte libre permettant de distinguer des horaires différents entre salariés, s'il y a lieu,
Potentiel d'heures par jour travaillé,
Photo,
Responsable,
Section affectée.
Cette fonction sert essentiellement aux CAT afin de suivre l'évolution des capacités de leurs intervenants
Attention de ne pas être en contradiction avec la CNIL!
Enregistrer le fait marquant associé au Salarié:
Date,
Objet,
Commentaire.
La grille du bas d'écran permet de visualiser l'ensemble des faits enregistrés pour ce salarié.
Cette fonction permet d'indiquer les journées travaillées et fermées dans l'Entreprise. Pour une année donnée, il convient d'initialiser l'année :
Entrez l'année concernée (AAAA),
Cochez les cases correspondant aux journées et demi-journées fermées,
Cliquez sur le bouton Construire Calendrier initial Année.
Ensuite, indiquez les particularités de l'année, par journées et demi-journées :
Jours fériés,
Congés, ponts, etc.
Choisissez le mois (barre de défilement horizontale),
Double-cliquez sur le jour choisi pour changer son état :
Rien = travaillé,
Fermé 0.5 (1/2 journée travaillée),
Fermé.
Répétez cette opération chaque année.
Pour rappeler un calendrier déjà initialisé et le visualiser ou le modifier :
Indiquez l'année concernée,
Cliquez sur Charger.
Si le calendrier défini pour une année doit être très largement modifié :
Indiquez l'année concernée,
Supprimez le calendrier,
Redéfinissez le calendrier pour cette année.
Cette procédure est également valable pour purger un calendrier d'une année passée.
La génération du calendrier considère comme fermées les dates suivantes:
1er Janvier
1er mai
8 mai
14 Juillet
15 Août
1er Novembre
11 Novembre
Lundi de Pâques (calculé)
Ascension (calculé)
Ce système fonctionne comme une pointeuse.
La fenêtre comprend des boutons de raccourcis vers le Calendrier Entreprise et la Gestion des Salariés.
Vous pouvez appeler un code Salarié:
par la liste déroulante,
par une saisie "douchette" de lecture de codes à barres,
par double click sur la ligne du Salarié dans la liste complète en bas d'écran.
Les données concernant le salarié sont rappelées :
Nom et prénom,
Spécialité (qualification),
Type d'horaire (texte libre),
Potentiel d'heures par jour travaillé.
Si le Salarié n'est pas dans la liste des Salariés présents:
Le système enregistre son arrivée, à l'heure en cours,
Sinon:
Le système enregistre son départ, à l'heure en cours.
Une temporisation peut être paramétrée (fonction Admin) afin de ne pas enregistrer deux mouvements de suite par erreur (double lecture de code barre par exemple). Le deuxième mouvement annulerait le premier.
Par section
Il est possible d'enregistrer une section complète, à condition d'avoir rattaché certains Salariés à cette section.
Appelez le code Section par la liste déroulante:
Tous les Salariés rattachés à cette section seront traités comme dans le cas précédent. S'ils sont déjà présents, l'enregistrement sera traité comme un départ. Sinon, comme une arrivée.
Pour tous
Les boutons Arrivée de tous et Départ de tous permettent d'enregistrer l'arrivée ou le départ de l'ensemble des salariés enregistrés.
Dans le module Fabrication, il était possible de saisir un avancement sur une phase, en entrant les temps effectués par chaque salarié affecté sur la phase. Ici, cette deuxième méthode de suivi d'avancement permet d'enregistrer les avancements de manière plus efficace :
un à plusieurs Compagnons peuvent intervenir pour réaliser une même phase d'OF,
les travaux peuvent être lancés puis interrompus à volonté, en suivant chaque intervention élémentaire sur un travail donné.
Le bouton import permet d'accéder à la fonction d'import de déclarations, dans le cas de saisie des temps par un terminal code barre autonome (que l'on vient décharger sur le PC à intervalles réguliers).
Dans le principe, indiquez à GPMI :
le code salarié,
le Numéro d'OF,
la phase de l'OF.
GPMI crée un enregistrement de déclaration de temps en prenant la date et l'heure machine comme date de début. L'heure de fin n'est pas renseignée. C'est le début du travail.
Rappelez plus tard les mêmes éléments : salarié, OF et phase. GPMI retrouve un enregistrement sans heure de fin, et lui attribue la date et l'heure machine comme date de fin. C'est la fin du travail.
En fonction du poste du salarié et des horaires par poste indiqués dans les paramètres Admin, GPMI va découper si nécessaire le temps de travail, si celui-ci inclut des pauses :
Déjeuner,
Fin de journée.
Pour indiquer le code salarié, le Numéro d'OF et la phase de l'OF, GPMI propose plusieurs possibilités :
A l’aide des listes déroulantes correspondantes,
Avec un lecteur Code Barre :
Saisissez le code barre Salarié, le curseur se positionne sur le champ OF.
Saisissez le code barre OF, le curseur se positionne sur le champ Phase.
Saisissez le code barre Phase.
En appelant la section à la place du Salarié. Pour les entreprises dont une équipe complète travaille sur le même OF (CAT, par exemple), il est possible de déclarer globalement un début ou une fin de travail pour l'équipe. Pour cela, les salariés doivent être affectés à une section. GPMI crée autant de déclarations que de salariés affectés à la section choisie, suivant les mêmes principes que précédemment.
GPMI inclut l'édition d'étiquettes codes barres pour les salariés.
En désactivant l’automatisme, il est possible de saisir les dates et heures de début et de fin de travail, ainsi que la quantité réalisée. Un double click sur la date permet l’affichage d’une aide à la saisie des dates et heures.
Deux modes de saisie des temps par code barre sont possibles :
Dans l'écran de Saisie des Déclarations, le bouton Import permet d'intégrer un dispositif de saisie différée avec vidage de données par connexion régulière sur un poste dédié à cette fonction (douchette autonome).
Ce traitement permet l'import des saisies effectuées par lecture code barres, et vidées ensuite sous forme d'un fichier Texte, puis la mise à jour de la base de données du progiciel.
La liste Anomalies d'importation reçoit les rejets correspondant aux enregistrements anormaux n'ayant pas été pris en compte par le traitement. Le contenu de la liste peut être sauvé dans un fichier de format texte, pour analyse et impression ultérieure.
Pour corriger les anomalies éventuelles, vous avez deux possibilités :
Chargez par un éditeur quelconque le fichier import, corrigez-le, réimportez-le,
Analysez les causes des rejets, et saisissez les données corrigées (par la saisie de déclaration des temps).
Structure de l'enregistrement du fichier texte d'importation des déclarations de temps :
Champ |
Format |
Longueur |
N° lecteur |
1 |
|
N° enregistrement |
13 |
|
Code Salarié |
20 |
|
Numéro OF |
10 |
|
Phase |
10 |
|
Quantité |
10 |
|
Date début |
JJ-MM-AAAA |
10 |
Heure Début |
HH:MM:SS |
8 |
Date Fin |
JJ-MM-AAAA |
10 |
Heure Fin |
HH:MM:SS |
8 |
Les enregistrements sont de longueur fixe (109), les champs sont séparés par un caractère séparateur quelconque.
En principe, les phases d'OFs sont affectées à une machine lors de l'enregistrement de l'OF, conformément aux indications de la Gamme. Les salariés peuvent être affectés dynamiquement lors de la saisie des temps passés. Néanmoins, il est possible ici de visualiser les charges des machines et des salariés, puis d'enregistrer ou de modifier des affectations.
L'écran propose cinq onglets, permettant de choisir les éléments à visualiser :
L'onglet "OF lancés" permet de préparer l'affectation d'un salarié et d'une machine sur une phase,
les deux autres onglets permettent simplement de visualiser l'ordonnancement par salarié ou par machine,
le 3ème onglet visualise pour contrôle les phases sans machine affectée,
Le dernier onglet visualise les phases non totalement affectées en termes de salariés.
Dans le premier onglet, la grille affiche les OF lancés, avec le détail de leurs phases. Le reste de l'écran présente, pour les Salariés et les Machines :
Un histogramme indiquant la charge affectée par jour sur un horizon de 20 jours. Les charges sont indiquées en heures et centièmes.
La charge totale affectée à la machine ou au salarié sélectionné.
Il est possible également de visualiser le calendrier du Salarié.
Pour affecter un salarié et une machine sur une phase d'OF :
Recherchez un OF et sa phase dans la grille des OF et phases,
Sélectionnez en double-cliquant sur la ligne,
la machine est alors renseignée à celle indiquée dans la phase de l'OF,
la charge machine est affichée dans l'histogramme,
le temps de fabrication (complet) et affiché dans la zone pour X heures,
Sélectionnez le salarié à affecter,
la charge du Salarié est affichée dans l'histogramme,
Sélectionnez une autre machine éventuellement,
la charge machine s'affiche dans l'histogramme,
Modifiez éventuellement le temps d'affectation,
Validez en cliquant sur le bouton Affecter.
Les tableaux des onglets Salariés et Machines sont mis à jour.
Recommencez l'opération avec un autre salarié, éventuellement, pour enregistrer une affectation multiple sur la phase.
En cas de changement d'affectation :
Double-cliquez sur une des grilles, dans un des onglets (de préférence, les onglets Salariés ou Machines),
Vérifiez que les informations sélectionnées sont celles que vous voulez (OF, Phase, Salarié, Machine),
Cliquez sur Supprimez l'affectation.
L'affectation ne sera supprimée que s'il n'y a pas de déclarations de temps déjà enregistrées dessus.
Les unités utilisées dans GPMI pour exprimer les quantités sont:
des unités de mesure élémentaires,
des types de conditionnement,
des unités de conditionnement, croisement entre un type de conditionnement et une unité pour une certaine quantité (carton de 10 pièces, par exemple).
Il faut donc renseigner d'abord les unités et les types de conditionnement, puis les unités de conditionnement.
Vous devez enregistrer l'ensemble des unités auxquelles vous ferez appel dans vos fiches articles.
Pour enregistrer une unité :
Tapez son code,
Entrez sa désignation (prise par défaut au code),
Validez.
Le bouton Charger les codes standards
Ce bouton permet de reprendre des unités courantes, prédéfinies dans un fichier Excel. Vous pouvez ainsi gagner du temps, en préparant les unités dans ce tableau Excel, et charger toutes les unités à utiliser en un seul passage.
Le fichier Excel fourni avec GPMI s'appelle tables.xls, et doit rester dans le répertoire du programme GPMI.
Les types de conditionnement (Boîte, Carton, Caisse, Palette, etc.) sont à enregistrer dans cette fenêtre, avant de traiter des unités de conditionnement proprement dites. Enregistrez :
Le code type de conditionnement,
Sa désignation (prise par défaut au code),
Son code logistique (EAN). Si vous devez gérer des étiquettes pour vos colis (codes barres, par exemple) répondant aux normes GENCOD, vous rechercherez le code GENCOD de l'article, et vous pourrez y associer ce code logistique, placé devant le code GENCOD de l'article présent dans le colis.
Validez.
C'est une mixité entre le type de conditionnement et l'unité d'articles. Elles permettent de préciser, pour un type de conditionnement donné, combien d'unités d'articles peuvent contenir l'unité de conditionnement.
Donnez un code à votre unité de conditionnement, que vous retrouverez dans le colisage de la fiche article,
Indiquez le libellé en clair de l'unité de conditionnement,
Précisez ensuite :
Le code unité articles concerné,
Le type de conditionnement concerné,
Le nombre d'unités articles dans l'unité de conditionnement,
Validez.
Le nombre d’unités par conditionnement peut ne pas être le même suivant les articles. Aussi, l’indication des conditionnements lors des entrées en stock, ou des livraisons, sera associée à une quantité d’articles par conditionnement, par défaut à celle indiquée ici, mais ajustable le cas échéant.
Emballage
La notion d’emballage doit être rattachée à un article de ce statut. Elle permet ensuite de générer des besoins, des listes de pièces sur cet article, et pour la gestion logistique, d’estimer le volume et l’encombrement des articles en stock, afin de déterminer l’adéquation des quantités avec les dimensions de l’emplacement de stockage.
GPMI permet de gérer :
Les statistiques en volume, par article, constituées à partir du cumul des sorties du mois,
Les statistiques en chiffre d'affaires par famille d'articles, constituées à partir du traitement de fin de mois du module Gestion commerciale.
Les statistiques peuvent être corrigées des variations saisonnières. Ces variations peuvent être globales (par défaut) et s'appliquer à tous les articles, ou par famille d'article.
A partir du tableau, renseignez les coefficients de variation mois par mois, pour une famille d'article ou globalement (code famille d'articles vide) :
Entrez les coefficients mensuels,
Cliquez sur Validation:
Le traitement recalcule les coefficients pour que la somme soit égale à 12.
Réajustez si nécessaire.
Le bouton Calculatrice permet de calculer l’effet saisonnier en fonction des variations d’historiques de CA sur les familles d’articles.
Une devise est caractérisée par :
Son code,
son nom en clair,
son abréviation (qui apparaîtra après les montants),
son taux de change.
Le bouton Chargement enregistre les principales devises, sans les taux, pour initialiser cette fonction:
Code |
Nom |
Abréviation |
Code |
Nom |
Abréviation |
Code |
Nom |
Abréviation |
USD |
US dollar |
$ |
CZK |
Czech koruna |
CZK |
TRL |
Turkish lira |
TRL |
JPY |
Japanese yen |
JPY |
EEK |
Estonian kroon |
EEK |
AUD |
Australian dollar |
AUD |
DKK |
Danish krone |
DKK |
HUF |
Hungarian forint |
HUF |
CAD |
Canadian dollar |
CAD |
GBP |
Pound sterling |
£ |
LTL |
Lithuanian litas |
LTL |
HKD |
Hong Kong dollar |
HKD |
SEK |
Swedish krona |
SEK |
LVL |
Latvian lats |
LVL |
NZD |
New Zealand dollar |
NZD |
CHF |
Swiss franc |
CHF |
MTL |
Maltese lira |
MTL |
SGD |
Singapore dollar |
SGD |
ISK |
Icelandic krona |
ISK |
PLN |
Polish zloty |
PLN |
KRW |
South Korean won |
KRW |
NOK |
Norwegian krone |
NOK |
ROL |
Romanian leu |
ROL |
ZAR |
South African rand |
ZAR |
BGN |
Bulgarian lev |
BGN |
SIT |
Slovenian tolar |
SIT |
EUR |
Euro |
EUR |
CYP |
Cyprus pound |
CYP |
SKK |
Slovakian koruna |
SKK |
Le bouton MàJ Web recherche sur Internet les derniers cours afin de mettre à jour les taux dans GPMI. Ces cours sont recherchés à l'adresse suivante (Banque Centrale Européenne) :
http://www.ecb.int/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml
Cette fonction permet également d’enregistrer les cours des métaux précieux. Les articles peuvent être rattachés à un métal précieux, et le calcul des prix de revient peut tenir compte ainsi des derniers cours. Le bouton Calculatrice met à jour les prix standards Articles en fonction de leur poids et du cours du métal auquel ils sont rattachés (pour les articles dans ce cas uniquement).
Il s'agit simplement ici de répertorier les différents modes de règlements, caractérisés par :
un code,
un numéro de compte pour transfert comptable.
Ne pas confondre Mode et Condition de Règlement!
Mode de règlement:
Chèque,
Virement,
Carte, ...
Condition:
30 jours fin de mois,
A réception de facture,
Traite à 60 jours le 10 du mois suivant, ...
Cette procédure permet d'enregistrer les ports possibles pour les commandes clients, ainsi que le mode de calcul du montant de port par défaut. Un port est identifié par un code alphanumérique sur 20 caractères.
Chaque port est caractérisé par :
un montant fixe,
un plafond éventuel d'application de ce montant fixe,
un pourcentage à appliquer sur le montant de la commande,
un montant à appliquer au poids total de la commande,
un montant à appliquer à la somme des dimensions des articles de la commande,
un montant à appliquer au produit des dimensions des articles de la commande (volume),
un compte comptable.
Toute combinaison de ces critères est possible. Le montant du port pourra être pré calculé lors de l'enregistrement de la commande.
Une case à cocher permet de déterminer si le calcul du port sera automatique ou non. Dans le cas du port automatique, toute modification faite dans l'entête de commande sur le montant Port sera effacée par un recalcul.
Cette procédure permet de gérer les tables de paramétrage des contacts de prospection.
Choisissez d’abord la table, puis indiquez les codes et leur signification. Ces tables seront utilisées dans la gestion des contacts en fiche clients.
Cette table permet d'indiquer les différentes conditions de règlements avec lesquelles vous travaillez. Ces conditions permettront de déterminer les dates d'échéance des règlements, et donc permettront d'établir les relances Clients.
Indiquez :
Le code condition,
Les délais et leur mode d'application,
Les échéances.
Cette procédure permet de pré enregistrer des mémos (textes libres illimités) standards, à rappeler et réintégrer comme mentions dans vos commandes, BL, factures.
Enregistrez le code de la mention et son mémo.
Cette table permet d'indiquer les différents taux de TVA utilisés.
Chaque TVA est enregistrée par :
un code, sur 1 caractère,
un pourcentage d'application,
un compte comptable, pour le passage des factures en comptabilité.
Pour simplification, indiquez un code à blanc pour la TVA par défaut !
Les TVA sont utilisées dans les Fiches Articles, les Ventes, les Achats.
Une proposition de deux taux en cascade est proposée, pour certains pays dont la législation le prévoit (Canada, par exemple).
Cette table permet d'indiquer les circuits d'activité vous permettant de contacter vos Prospects : mailings, foires, dont foire de Paris, de Nantes, etc.
Un circuit est caractérisée par :
Son code, alphanumérique à 20 caractères. Comme pour les familles d’articles, il n'est pas nécessaire de faire figurer dans le code les notions de circuits d'appartenance (famille / sous famille).
Son libellé,
Son circuit d'appartenance, qui doit au préalable avoir été enregistré comme circuit. Il est possible de créer autant de circuit et de niveaux de sous- circuits que nécessaire :
Commencez par enregistrer les codes des circuits de plus haut niveau, puis enregistrez les circuits niveau par niveau. Pour un circuit donné, il est possible de visualiser la liste de ses sous circuits, par la liste déroulante subdivisions.
Les chiffres d’affaires sont calculés en fonction de la facturation, et remontés niveau par niveau.
Définissez vos régions, suivant les statistiques que vous voulez obtenir.
La notion de Région est prise ici au sens large. Elle caractérise aussi bien une commune, qu'un département, une région administrative, un continent.
Le niveau correspondant à un pays au sens postal du terme doit être repéré par son indicatif postal Ainsi, dans la saisie des adresses, GPMI saura à partir de la Région retrouver le Pays pour une bonne compréhension de l'adresse.
Les Boutons Chargement Pays et Chargement Codes Postaux permettent de remplir la table des Pays / Régions d'une part, la table des communes, d'autre part, à partir d'un fichier Excel, tables.xls, fourni avec GPMI et modifiable par vos soins, pour entrer les codes postaux autres que français, par exemple.
Ces critères représentent les niveaux de regroupement des notes qualités appliquées aux fournisseurs et aux fabrications.
Le bouton Générer permet de créer les critères les plus courants en démarche Qualité.
Les métriques sont les éléments mesurables dans la démarche Qualité.
La métrique est définie par :
Une question posée,
Une note. Cette note est :
Qualitative, de très bon à mauvais,
Quantitative, en référence à des mesures (fourchettes de valeurs).
Le bouton Nouveau permet une incrémentation automatique des numéros de métriques.
Indiquez le code Métrique (préférez un numéro à suivre),
Entrez le texte précis de la question correspondante,
Mentionnez l'échelle de mesure, ou la notation qualitative,
Validez.
Affectation des métriques
Les métriques seront associées à des critères, de manière à visualiser globalement les moyennes de notes Qualité en fonction de ces critères.
Associez à la métrique un coefficient de pondération (gravité) Faible, Sensible, Critique et Stratégique. Ce poids de 1 à 4 sera multiplicateur de la note correspondante lors de la mesure.
Voir Paramètres Admin, menu général.
Cette fonction, nécessaire en Version 8, ne l’est plus en Version 9. Elle est conservée, juste pour supprimer les libellés Version D’évaluation insérés dans les libellés d’articles et les noms clients, si vous avez rentré des items avant d’acquérir la licence GPMI.
Cette fonction n’est plus d’actualité. Pour reprendre une ancienne base GPSWING :
Lancer cette fonction à partir de GPMI V8
Convertissez la base GPMI V8 en V9
Cette fonction permet de synchroniser deux bases GPMI distantes, et rapprochées pour l’occasion.
Ces deux fonctions permettent une synchronisation de données de Quadratus (CRM) et de Prospective (Prospection) avec la base GPMI. Consulter le support GPMI pour plus d’informations sur leur utilisation.
Cette fonction permet de définir des raccourcis permettant de lancer, depuis le menu GPMI, des programmes externes à GPMI.
Définir le chemin d’accès du programme à lancer,
Définir la touche de raccourci (combinaison)
Cette fonction permet de ré-définir les états édités par GPMI, en fonction de développements spécifiques. Les états standards GPMI sont préalablement enregistrés et affichés. Pour définir un nouvel état :
Indiquer le code de l’état, il doit faire partie de la liste des codes standards,
Indiquer le nom de l’état spécifique, son chemin d’accès et son type (Word, Excel, Crystal).
Un état peut être désactivé ou activé. Si vous souhaitez un choix au moment de l’édition entre plusieurs états, laissez plusieurs états actifs pour le même code. Sinon, ne laissez qu’un état actif, ou un état au statut Forcé.
Cette fonction vous permet de gérer les droits d'accès Utilisateurs.
Vous disposez de 4 possibilités pour définir le droit d'accès aux différents écrans (code Droits):
0 = Rien
1 = Visu seule
2 = Visu + MàJ
3 = Visu + MàJ + Suppression
Les utilisateurs sont rattachés à des profils. Les droits sont définis par profil. Ainsi, vous pouvez définir des profils Admin, Ventes, Achats, Stocks, etc. en fonction de votre organisation. Le personnel utilisateur de GPMI devra avoir un login Windows unique et rattaché à un profil, pour que cette gestion de droits soit efficace.
Si vous n'avez pas encore défini de droits pour un utilisateur, cliquez sur le bouton Générer, après avoir entré le nom du profil. Une liste déroulante permet de générer les droits par défaut.
Vous pouvez indiquer un profil, pour visualiser et modifier ses droits. Modifiez les droits en rentrant directement un chiffre de 0 à 3 dans la colonne Droits de la grille.
Vous pouvez indiquer un nom Utilisateur à affecter au profil. Pour simplifier la gestion des profils, des menus types ont été définis, et peuvent être appliqués par défaut aux profils que vous souhaitez créer.
Cette fonction est à coupler avec les droits par défaut d'un nouvel utilisateur définis dans les Paramètres Admin (Onglet Gestion) et le droit de création automatique d'un nouvel utilisateur (onglet Options)
Cette fonction permet de modifier les labels apparaissant à l'écran, et par là même, de traduire le logiciel GPMI en langue étrangère.
A partir de l'écran de connexion ou le menu général, choisissez la langue dans la quelle vous souhaitez que GPMI fonctionne, en cliquant sur le drapeau qui vous convient.
Appelez la fenêtre Paramétrages, dans le menu Fonctions spécifiques. Vous avez deux modes de fonctionnement possibles:
Modifier le paramétrage (donc la traduction),
Enregistrer une nouvelle traduction.
Si vous êtes en Français, cette fonction vous permet de changer un texte affiché dans GPMI, donc de modifier la terminologie utilisée pour la personnaliser à la votre.
Choisissez une fenêtre, ou "P" pour les libellés de Paramètres, ou "M" pour les messages affichés.
Modifiez le texte dans la Nom directement dans la grille.
Vous pouvez modifier la traduction de GPMI.
A l'affichage de cette fenêtre, cliquez sur Régénérer le translate.xls. GPMI va créer un fichier Excel : translate.xls, en indiquant ses labels utilisés et en laissant une colonne pour la traduction. Traduisez la colonne Nom de ce fichier Excel. Ensuite, rappelez cette fenêtre, et cliquez sur Charger Traduction. La traduction Excel sera chargée pour la langue courante choisie à l'écran de connexion.
Notez que le choix de traduction est par Utilisateur à la connexion. Il est ainsi possible de travailler en réseau avec plusieurs langues sur la même base, la traduction dépendant de l'utilisateur connecté.
La partie basse de l’écran permet de retoucher certains paramètres standards de GPMI, et d’en modifier également la traduction. La liste déroulante Type de Paramètre permet d’en sélectionner le type, et vous pouvez modifier le libellé d’un paramètre, ou créer un nouveau paramètre dans le type choisi (création d’un statut supplémentaire d’articles, par exemple). Utilisez la grille Traduction sur la droite pour enregistrer les traductions du code modifié ou du nouveau code créé.
Certains codes sont
utilisés par GPMI ! Ne pas modifier les identifiants des codes
existants !
(Exemple : Acheté / Fabriqué)
Ce système permet de changer un code Article par un autre partout où il intervient (changement de codification). Le code article sera remplacé dans les tables suivantes:
Données Générales Articles Paramètres Articles Paramètres Logistiques Liste des Fabricants Conditions d'Achats Conditions de Vente Demandes d'Achats Equivalences Etiquettes Gammes Paramètres Gammes Contrôles Gammes Désignations Multilingues Lignes BL Clients Lignes Cdes Clients Lignes Factures Clients Lignes Cdes Fournisseurs Manquants Macro Nomenclatures Listes de Pièces OFs Nomenclatures (Composé) Nomenclatures (Composant) OFs Prix de Revient Contrôles Stocks Variantes |
Nomenclatures calculées Cotes standard Cotes Produits Nomenclatures Calculées (Composé) Nomenclatures Calculées (Composant) Gestion Documentaire / Qualité Documents Critères Articles Mesures Articles Mesures Standards Mesures |
Si les cases à cocher correspondantes sont validées, le code sera changé également dans les historiques et les mouvements.
De plus, le système permet également de changer les lieux et emplacements de stockage par défaut indiqués dans les fiches articles.
Le traitement de Fin de mois cumule les sorties du mois et calcule les prévisions de consommations mensuelles pour chaque article, calcule les statistiques de ventes des différents éléments du système :
Clients, Familles, Représentants, Régions, etc.
Le mois à historiser est proposé automatiquement. Avant le 2
Courant, il est proposé au mois précédent le mois en cours. Pour toutes les tables à plusieurs niveaux (codes d'appartenance), le système remonte les chiffres dans les différents niveaux.
Un bouton permet de régénérer toutes les statistiques des 24 derniers mois.
Attention!
Le traitement de fin de mois est totalement dépendant des comptabilisations! Même si vous n'utilisez pas de liaison comptable, lancez le traitement d'interface comptable pour remonter les CA dans les différents éléments.
Interface Comptable |
|
|
|
Traitement de Fin de Mois |
|
Historiques |
Si vous n'avez pas procédé de cette manière, régénérez les statistiques (même tous les mois).
Le maintien des stocks à zéro est nécessaire pour les fonctions Logistiques. Une fonction spéciale permet de supprimer les stocks dont la quantité est à zéro.
Cette Procédure permet d'effectuer des clôtures globales ou des mises à jour sur certains éléments.
Cet onglet sert aux entreprises qui fonctionnent avec des OFs ouverts sur un mois donné. Par exemple, une production chimique en continu (on ne sait pas exactement ce que l'on va produire dans un mois, cela dépend du rendement), avec un OF par mois et par produit.
La mise à jour consiste à:
Modifier les quantités commandées, en les rendant égales aux quantités livrées, dans les Lignes de Commandes,
Modifier les quantités livrées, en les rendant égales aux quantités sorties, dans les Lignes de BL,
Solder les Lignes de Commandes,
Modifier les quantités prévues, en les rendant égales aux quantités réalisées, dans les OFs,
Solder les OFs.
Le bouton Mise à Jour des OFs seuls n'effectue que les deux derniers traitements ci dessus.
Ce cadre permet d'enregistrer une mise à jour globale de tarifs sur une famille d'Articles, pour un Fournisseur donné. Choisissez le fournisseur, la famille, et le pourcentage d'augmentation, et validez.
Le cadre permet au passage de mettre à jour la notion de Fournisseur Principal dans la fiche Articles, et de mettre à jour les prix d'achats de la Fiche Article au prix d'achat du fournisseur Principal. En principe, dans un déroulement normal, ces informations sont à jour automatiquement dans le déroulement standard de GPMI.
Ces procédures permettent de :
basculer le prix d'achat sur le prix standard, par exemple en début d'année,
mettre à jour le prix standard des articles fabriqués comme moyenne des prix de revient des OFs correspondants,
calculer un prix de vente en fonction du prix standard augmenté d'un pourcentage fixe.
Beaucoup d'entreprises fonctionnent avec un prix standard (c'est le prix qui fait référence) mis à jour en début d'exercice, et valable pour toute la durée de cet exercice. Ces procédures permettent donc d'ajuster dans ce cas les prix standards de la nouvelle année en fonction des éléments de l'année précédente.
Cette fonction permet de supprimer des enregistrements anciens, afin d'alléger la base de données si nécessaire. Il est possible de purger les éléments suivants, clôturés avant une date à indiquer:
Les OFs et Sous Traitances,
Les Mouvements de stock,
Les Commandes Fournisseurs.
Avant de lancer les traitements de purge, faites une copie de votre base dans un répertoire Historique. Vous pourrez ensuite y accéder par la Fonction Changement de Répertoire.
Attention ! Les mouvements de stock présents dans l'historique sont utiles dans le Calcul des besoins bruts / nets, et vous servent directement pour contrôler les entrées et sorties de toute nature. Veillez donc à purger de l'historique les mouvements opérés avant une date suffisamment éloignée, pour qu'aucune interaction ne puisse influencer les demandes d'achat passées à vos fournisseurs et la réalisation des OF en cours.
Quel que soit le logiciel comptable utilisé, GPMI permet de construire un fichier texte, comprenant les éléments comptables de facturations et de règlements, afin de l'importer dans la Comptabilité pour éviter les doubles saisies.
Cette fonction dispose de scripts prédéfinis pour les Comptabilités du marché les plus courantes.
L'onglet Paramétrage permet d'indiquer la Comptabilité utilisée, et de définir certains paramètres non gérés par GPMI (codes journaux, par exemple). Si votre Comptabilité ne se trouve pas dans la liste, utilisez la fonction de comptabilisation par script spécifique, ou contactez le Support GPMI pour intégrer votre comptabilité dans cette liste.
Le système propose de comptabiliser l'ensemble des factures et des Règlements qui ne l'ont pas encore été :
Sélectionnez les factures qui ne doivent pas être comptabilisées immédiatement, depuis les grilles des différents onglets à comptabiliser,
Cliquez sur le bouton Enlever, ou Ajouter en cas d'erreur,
Validez.
Même si vous n'utilisez pas d'interface comptable, lancez ce traitement régulièrement (au moins tous les mois) car il calcule les remontées de chiffres d'affaires à des fins statistiques dans les tables Historiques de GPMI.
Quel que soit le logiciel comptable utilisé, GPMI permet de construire un fichier texte, comprenant les éléments comptables de facturations Clients et de règlements, afin de l'importer dans la Comptabilité pour éviter les doubles saisies.
L'onglet Script permet d'indiquer le contenu du Fichier de transfert, en définissant chaque ligne et chaque champ à transférer (aide par les listes déroulantes).
Reportez vous à votre manuel de comptabilité, vous y trouverez les éléments permettant de construire le script d'interface depuis GPMI.
Cette fonction permet d'importer et d'exporter des messages EDI, correspondant aux Commandes (Achats, Ventes), Clients, Fournisseurs, Articles.
Le paramétrage de cette fonction est lié aux Paramètres Société, onglet Options :
Pour activer les échanges EDI, cochez la case correspondante. Définissez un chemin où seront stockés ou recherchés les fichiers EDI, et définissez une extension de ces fichiers.
Un timer (horloge) scrute le répertoire défini comme étant le chemin des fichiers EDI, et détecte les nouveaux fichiers. Il les importe dès qu'il en trouve.
En principe, les fichiers sont stockés dans un répertoire dépendant d'un champ du fichier Clients ou Fournisseurs, comme le code ou l'identification EDI. Dans ce répertoire, on aura un dossier IN et un dossier OUT. Par exemple, pour le client C0003, si le répertoire principal est C:\GPMI\EDI\, on aura les répertoires:
C:\GPMI\EDI\C0003\IN pour les fichiers à importer,
C:\GPMI\EDI\C003\OUT pour les fichiers exportés.
Définissez dans l'écran de paramétrage, le type de message :
Confirmation de Commande Client,
Livraison Client,
Facture Client,
Commande Fournisseur,
Commande de Sous-traitance.
Pour chaque type de message, indiquez un entête de message :
ORDERS, INVOICE, etc.
Pour un type de message, vous avez sur la droite de l'écran les différentes tables qui peuvent être exportées.
Indiquez un champ qui servira de nom de répertoire (en général, le code du Client ou du Fournisseur), et un champ qui servira de nom de fichier (en général, le N° de Commande, BL, ou facture).
Pour chaque table "exportable", définissez les champs à exporter, en mettant une croix dans la grille du bas d'écran, et une entête de table dans le fichier Export (ITEM, SUPPLIER, CUSTOMER, etc.)
En gros, GPMI se charge du reste :
A intervalle régulier, GPMI va scruter le répertoire paramétré et détecter la présence de nouveaux fichiers. S'il en trouve, il va les importer.
Export
Pour exporter des documents, vous en avez la responsabilité : cliquez sur le bouton du haut d'écran : Exporter les dossiers en attente. GPMI va scruter les nouveaux documents, détecter que l'export EDI est actif (Fiches Clients / Fournisseurs), et effectuer l'export. Cet export se fait en format xml, standard, et donc pourra être interfacé avec de nombreuses solutions EDI du marché.
On peut également utiliser ce procédé pour interfacer des applications, ou plusieurs GPMI ensemble.
Exemple d'export de BL:
<DESADV>= entête du message
<TRANSMITTER>= paramètres Société, donc vous
<CUSTOMER>= Client concerné
<HEADER>= BL concerné
<ITEM>= Article concerné
<LINE>= Ligne de BL
<BATCH>= Mouvement de stock sur la ligne
Cette fonction permet de rechercher n'importe que enregistrement dans n'importe quelle table de la base GPMI.
Sélectionnez la table de la base,
Dans la liste des colonnes, vous avez tous les champs de cette table.
Le click sur l’entête d’une colonne trie la table sur cette colonne,
Sélectionnez un champ,
Indiquez une valeur de recherche par le click droit de la souris,
Validez.
La grille de données vous affiche l'ensemble des résultats trouvés.
Cet onglet permet de visualiser la place prise par chaque table dans la base GPMI.
GPMI dispose d'un système de compatibilité ascendante. Ce qui signifie que si vous êtes dans une version antérieure à la version courante, quelle que soit votre version, et que vous installez la version courante, à la première utilisation de GPMI, la base de données sera mise à jour, s'il y a eu des modifications de structure entre votre ancienne version et la nouvelle.
Néanmoins, il se peut que, pour une raison très spéciale (panne pendant une mise à jour, lock de la base par un autre utilisateur), vous n'ayez pas toutes les mises à jour passées.
Cette fonction "rejoue" l'ensemble des mises à jour de GPMI depuis sa version 2.3.
Faites une sauvegarde de votre base avant de lancer cette fonction
Utilisez cette fonction uniquement si vous constatez un dysfonctionnement
Rappel:
Quand vous installez une nouvelle version de GPMI :
Assurez-vous que vous lancez la nouvelle version depuis un poste seul, tous les autres postes GPMI doivent être déconnectés
Mettez ensuite à jour les autres postes avant leur redémarrage
Ne travaillez jamais des postes avec des versions différentes.
D’autres fonctions de cet onglet permettent de :
Régénérer les paramètres de GPMI (Acheté / Fabriqué, Statuts, etc.),
Reconstruire les indexes de la base,
Vérifier la structure complète de la base,
Remettre à zéro le nombre des compteurs d’utilisateurs connectés dans GPMI en cas de problème,
Exporter la signification en clair des champs de la base de données.
GPMI permet de gérer :
Les statistiques en volume, par article, constituées à partir du cumul des sorties du mois,
Les statistiques en chiffre d'affaires par famille d'articles, constituées à partir du traitement de fin de mois du module Gestion commerciale.
Les statistiques par familles sont en Chiffres d'affaires, et non en volume, car les articles d'une même famille peuvent avoir des unités différentes!
Les statistiques sont présentées sous la forme d'un histogramme et d'un tableau, qui montrent les CA des 24 mois. Sélectionnez un onglet pour le type de statistiques (articles, familles, clients, …) puis un item par la liste déroulante pour les visualiser. Le cadre du bas de l'écran permet de visualiser les 10 plus forts items sur un mois donné. Une liste permet de choisir le mois, l’autre liste permet de choisir le type de graphique.
Deux boutons permettent l’accès direct aux coefficients saisonniers, et au traitement de fin de mois proposant de régénérer les statistiques.
Dans le cadre principal :
La case à cocher Correction des effets saisonniers permet de "désaisonnaliser" la courbe,
Le bouton Lignes statistiques permet d'afficher des éléments de moyenne standards :
Moyenne,
Droites mini et maxi,
Ecart-type,
Tendance.
Le bouton Moyenne lissée lance sur l'historique un calcul statistique qui tient plus compte du passé récent que du passé ancien, et qui analyse les valeurs aberrantes. Il s'affiche alors :
Une courbe de moyenne lissée sur l'historique,
Les valeurs Moyenne, Ecart-type, Tendance.
Cette fonction permet de visualiser une photographie du mois en cours, ou d'un mois passé. Elle affiche les montants cumulés :
des devis,
des commandes clients,
des BLs,
des factures,
des règlements,
des achats,
de l'encours de fabrication.
De plus, elle donne le cumul en stock en prix moyen pondéré et en prix standard, par statut d'article et au total.
Cette fonction affiche l'échéancier Clients et Fournisseurs.
Elle recherche les dates d'échéance des commandes Clients, et indique dans le tableau la date et le montant du règlement prévu. De même avec les commandes Fournisseurs.
Le résultat peut être exporté sous Excel.
Cette fonction permet de visualiser pour un mois donné les temps de présence, les temps productifs et les temps improductifs des salariés, afin d'en ressortir les ratios correspondants.
Le mois et l'année sont initialisés à ceux de la dernière déclaration de temps.
Choisissez une section, et le type de résultats:
Présences,
Temps Productifs,
Temps improductifs
GPMI indique les éléments du mois et de la section dans la grille, par Salarié. La case Détail permet de visualiser les temps par OF. L'écran montre également le récapitulatif du mois choisi, en termes de temps productifs et improductifs par rapport aux temps de présence.
Le résultat peut être exporté sous Excel.
Cet écran permet de visualiser la situation de stock Prévisionnelle, par article, sur les 20 semaines à venir.
Appelez l'article par la liste déroulante.
Le système trace la courbe d'évolution prévisionnelle du stock, semaine par semaine.
Le tableau indique le décompte du stock précisément, classé par date :
Le stock origine,
Les sécurités,
Les besoins,
Les ressources attendues.
Ce tableau est particulièrement utile pour :
Les articles stratégiques (classe A),
Résoudre ou au moins analyser les conflits.
On rappelle dans une liste les Suggestions d'approvisionnement en cours pour l'article concerné.
Les cases à cocher suivantes permettent de représenter sur le graphique les suggestions d'approvisionnement en cours, et de prendre en charge les besoins sur Plan Directeur de Production:
Un tableau récapitulatif montre les différents éléments entrant dans le calcul: Les Stocks, Les ressources: Achats (livraisons attendues), fabrications en cours (OFs), Les Besoins: Commandes, BL, Listes de sorties de Pièces pour OFs, PDP, Manquants |
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Cette fonction vous permet de naviguer intuitivement dans la base GPMI.
A partir d'un Article un Client ou un Fournisseur, affichez par les boutons présentés tous les éléments qui lui sont rattachés. Un double click sur la grille de données permet d'accéder directement à la fonction correspondante, sauf dans les cas où cela est impossible.
Voir Chapitre Stocks
Voir Chapitre Stocks
Cet écran visualise le fichier log de l’utilisation de GPMI.
On y retrouve la connexion de chaque utilisateur :
Sur GPMI (Fonction vide),
Sur chaque fenêtre de GPMI,
Avec l’heure de début et l’heure de fin de chaque connexion.
Pensez à vide cette table régulièrement, car elle peut devenir très volumineuse !
Ce Menu vous propose les éditions des éléments de données techniques.
Choisir:
L'onglet correspondant aux données à éditer,
La tranche de numéros que vous voulez éditer.
Validez.
Cette fonction permet d’éditer les suggestions d’approvisionnement ou de fabrication.
Cette fonction vous propose diverses éditions concernant les Modules associés aux Ventes.
Les éditions disponibles sont:
Clients
Interlocuteurs Clients
Agents
Transporteurs
Transitaires
Représentants
Pour chaque édition, choisissez la tranche de codes à éditer (du numéro ... au numéro ...)
Vous pouvez lister:
Les conditions de Ventes
Les Familles de Clients
Vous pouvez éditer ou rééditer les Devis, Commandes, BL et Factures. Sauf pour les Devis, les documents sont limités à ceux non encore édités par défaut.
Pour les factures, il est possible également de sortir, pour un mois donné:
Des Relevés par Clients (Récapitulatif des pieds de factures)
Le Journal des Taxes
Les traites.
Deux autres éditions sont également proposées:
Les commissions Agents ou Représentants
Les Relances Clients
Pour les relances Clients, vous pouvez choisir le niveau de relance à éditer, en cochant la case correspondante, en particulier si vous voulez traiter le niveau 3 par lettres personnalisées, indiquez également le retard minimum déclenchant la relance, par niveau. Le système détecte les relances à effectuer et les édite. La relance de niveau n'est éditée que si :
La relance de niveau n-1 a déjà été éditée,
Le délai indiqué est dépassé.
Les éditions disponibles dans ce module sont les suivantes :
Édition des Fournisseurs,
Choix d'une tranche de fournisseurs à éditer,
Édition des Interlocuteurs Fournisseurs,
Choix d'une tranche de fournisseurs à éditer,
Édition des Commandes d'achats,
Choix d'une tranche de numéros de Commandes à éditer,
Édition des Demandes d'achats,
Choix d'une tranche de numéros de Demandes à éditer,
Édition des Conditions d'achats,
Choix d'une tranche de fournisseurs à éditer,
Édition des Reliquats Commandes d'achats,
Tous les reliquats sont édités.
Demandes de prix
Les demandes de prix s'appliquent aux articles ayant une suggestion d'achats en cours. Le système va rechercher l'ensemble des fournisseurs possibles pour ces articles, et éditer une demande de prix pour chacun. Il sera ensuite possible:
de saisir dans les Conditions d'achats le résultat de la demande,
de valider les suggestions d'achats avec recherche des meilleures conditions.
Les éditions disponibles dans ce module sont les suivantes :
Édition des OF,
Cette édition dispose de plusieurs formats de sortie des OF :
Par liste,
Par dossier,
Les OF peuvent être sélectionnés par tranches de numéros.
Édition des listes de sorties / OF,
Ce sont les listes de préparation de sorties,
Choix d'une tranche de numéros d'OF à éditer,
Édition des DA de sous-traitance,
Choix d'une tranche de numéros de DA à éditer,
Édition des sous-traitants,
Choix d'une tranche de codes sous-traitants à éditer,
Édition des sous-traitances en cours,
Choix d'une tranche de numéros de DA à éditer,
Édition des utilisations de lots (traçabilité),
Choix des mouvements effectués entre deux dates.
Elle permet de visualiser à tout moment la valorisation de vos stocks,
Elle peut être limitée à un lieu de stockage.
Deux listes déroulantes vous permettent de visualiser les stocks :
Par valeur décroissante,
Par nombre de mouvements décroissants,
Et ainsi de repérer du premier coup d'œil, soit les anomalies, soit les articles à surveiller particulièrement. La visualisation par valeur décroissante peut être effectuée sur prix moyen ou prix standard.
Pour déprécier les stocks d'une catégorie d'articles (cases à cocher) qui sont anciens,
Indiquez la fourchette de dates correspondant à la date de création du stock,
Renseignez le taux de dépréciation,
Validez.
Le taux de dépréciation est enregistré dans les stocks concernés.
Indiquez une date de début et une date de fin, pour limiter l'édition aux mouvements effectués entre ces deux dates,
Choisissez éventuellement :
un type de mouvement seulement,
Un article,
Une famille d'article.
Lancez cette édition pour avoir un aperçu de l'ensemble des manquants et une trace papier.
Cette procédure permet d'étaler les comptages de stocks tout au long de l'année, sans avoir besoin de les regrouper en une ou deux fois par an, ce qui nécessite de fermer le magasin de stockage le temps du comptage. GPMI suggère de compter les stocks quand ils sont au plus bas, afin de diminuer les temps de comptage.
Les suggestions d'inventaires sont déclenchées en tenant compte :
De la date du dernier inventaire,
De la périodicité d'inventaire.
Le principe de déclenchement est le suivant :
Soit Di la date du dernier inventaire effectué sur l'article A (tous stocks confondus),
Soit Pi la périodicité d'inventaire, ramenée à :
30 jours, si le code périodicité est 1 (mois),
90 jours, si le code périodicité est 2 (trimestre),
180 jours, si le code périodicité est 3 (semestre),
360 jours, si le code périodicité est 4 (année),
soit J la date du jour,
soit Ds le délai de scrutation d'inventaire, égal à :
10 jours, si le code périodicité est 1 (mois),
20 jours, si le code périodicité est 2 (trimestre),
40 jours, si le code périodicité est 3 (semestre),
80 jours, si le code périodicité est 4 (année),
Si Di + Pi > J, la périodicité n'est pas atteinte, et aucune suggestion n'est émise.
Si Di + Pi + Ds < J, la périodicité est atteinte et le délai de scrutation est dépassé, donc une suggestion est émise.
Si Di + Pi < J < Di + Pi + Ds, on est dans le délai de scrutation. Alors :
Si une entrée est prévue dans les 15 jours, une suggestion est émise,
Sinon, la suggestion n'est pas émise.
Ce mode de calcul permet de déclencher des inventaires:
à périodicité régulière,
quand le stock est au plus bas, c'est à dire avant une entrée, ce qui minimise les temps de comptage.
L'édition des suggestions d'inventaires peut être limitée à un lieu de stockage. Pour cela, le choisir dans la liste déroulante.
L'édition permet également de sortir la liste des stocks allant atteindre leur date de péremption dans un certain nombre de jours.
Entrez ce nombre de jours, proposé à 30 par défaut, puis validez.
Les fonctions de calcul de prix de revient et d'affectation des coûts permettent d'accéder à plusieurs éditions :
L'édition des prix de revient des OF, d'un OF à un autre,
L'édition des en cours, avec pré calcul et visualisation à l'écran,
L'édition des répartitions analytiques par section avec remise à zéro à la demande des éléments statistiques.
L'édition des suggestions de maintenance
Ce programme permet d'éditer des suggestions d'intervention à effectuer sur le parc machines, au titre de la maintenance. Ces suggestions sont calculées en fonction des éléments indiqués sur la Fiche Machine :
périodicité de maintenance, en délai calendaire,
périodicité de maintenance, en temps d'utilisation,
date de dernière maintenance.
Un bouton permet de calculer l'ensemble des temps d'utilisation des machines depuis leurs dernières maintenances respectives. Ces temps sont calculés en fonction des déclarations de temps en atelier.
Cette fonction permet d'éditer le Livre de Maintenance. L'édition peut être regroupée par section.
Ils proviennent de la répartition des prix de revient OFs que vous aurez enregistré au préalable. Ces coûts sont cumulés sur une période que vous définissez. A l'issue de l'édition, vous pouvez remettre ces coûts à zéro pour une nouvelle période.
Remarque :
Exportez vos coûts analytiques par section pour constituer des graphes de suivi de la qualité, et stimulez vos sections par l'affichage des résultats. Montrez la section gagnante tous les mois !
Cette fonction permet de créer des états personnalisés à lancer sous Excel, sans avoir de connaissance particulière en Bases de Données.
Si vous avez déjà enregistré une édition, rappelez-la par la liste déroulante.
Pour créer un nouvel état:
Donnez un code à l'état dans le champ Nouveau Rapport,
Choisissez une table à éditer,
Si vous devez prévoir des cumuls (somme ou compte de champs), cochez Regroupement,
Validez.
Vous verrez apparaître la liste des champs de la table choisie. Pour les champs liés à une autre table (on va toujours du détail au général), ces champs seront précédés d'un signe "+". Cliquez dessus pour accéder aux champs de la table liée.
Cliquez sur un champ pour l'afficher dans la partie droite de l'écran.
Définissez ainsi tous les champs à faire apparaître sur votre rapport.
Définissez des critères de choix éventuels, ils vous seront demandés lors du lancement du rapport.
Cochez un regroupement si nécessaire (somme ou compte).
Indiquez un ordre de tri (numéro à suivre).
Cliquez sur l'onglet Aperçu pour visualiser et contrôler l'édition, sur le bouton Excel pour l'exporter.
